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教學檔案管理是學校管理及發展的重要資料，它包含文字、圖表、視屏等各種資料，是學校教學管理的最真實、可靠的資料，教學檔案的完整性、準確性對學校有重要的意義，教學檔案的科學、規范化管理能有效地推動中職學校的建設和發展。
1．教學檔案管理的工作內容
中職學校的教學檔案管理主要是管理教學活動中的資料，包括教學類、管理類及綜合類三種檔案。第一，教學類檔案，主要包括教師教學課程的設計、規劃、實施方案及實施的情況；教師教學的課程標準、課程安排、教學任務、教學進度、教學培訓等；教師課件的設計、教學案例、教學模型；學生使用的教材管理、教師編輯教材的使用情況、考試試卷的來源、試卷的分析總結等。第二，管理類檔案，主要有對教師教學情況的考察、教學評估材料的收集、教師教學檔案的整理、學生課程表的安排、教師課程資料的準備、教師教學質量的檢查，教學師資力量的建設、教師進修材料的準備、學生學籍的管理等。第三，綜合類檔案，主要有相關教育部門對學校下達的教學任務、教學文件、教學計劃、教學質量的考察、學校管理制度及學校的課程設置等。
2．教學檔案管理的特點
教學檔案管理工作是中職學校教學的重要后勤保障，對中職學校教學有重要的作用，教學檔案的特點有：（1）中職學校的教學檔案專業性高，在中職學校教學中，學校會設置不同的專業，有不同的學科，由于各專業培養的人才不同，各專業的教學計劃、教學課程安排、學生使用的教材及教師的課程資料也不相同，各專業的教學檔案也不相同，因此，中職學校的教學檔案有很高的專業性。（2）中職學校的教學檔案來源比較廣泛，在中職學校教學過程中，相關教育部門對學校教學文件的下達、學校本身的實驗室、科研室、教學管理部門、學生服務部門、后勤部等許多部門都會給檔案管理提供豐富的資料，因此，中職學校的教學檔案管理有廣闊的資料來源。（3）中職學校的教學檔案形式具有多樣性，中職學校的教學存在多樣性，因此，中職學校的教學檔案資料也存在著多樣性。中職學校的教學檔案有文字、圖表、電子稿、視屏光盤等多種形式，學校教學檔案資料的多樣性，也能真實、準確地反映出教學的多樣性。
二教學檔案管理工作的重要性
1．教學檔案是學校形象的代表中職學校的教學檔案來源于學校的發展、改革等過程，真實地記錄了學校在教學、管理、運行等方面的發展情況，是學校形象的代表。通過學校的教學檔案，可以明確地了解中職學校的發展、中職學校教學工作的情況；也能幫助學校總結教學經驗，準確地定位中職學校的價值。同時，科學的教學檔案能有效地提高中職學校的形象，有利于提高學校的招生工作和學生的就業。
2．教學檔案管理能提高學校的教學質量中職學校的教學檔案記錄著許多成功的教學案例和教學經驗，教學檔案的合理運用能給教師教學指明方向，督促教師在學習成功經驗的同時，不斷地創新教學模式，有效地提高學校的教學質量。
三教學檔案管理存在的問題
1．中職學校檔案管理工作缺乏有力的監督部門
目前，在我國的中職學校教學檔案管理中，缺乏專門的中職教學學校檔案管理監督部門。中職學校的檔案管理一般都是受相關的檔案行政管理部門和教育行政部門直接管理。由于教育部門比較重視學校的教學工作，對學校的教學檔案管理工作檢查不嚴格，忽視了教學檔案對中職學校的重要性。
2．教學檔案收集資料不全
由于中職學校的部分教學檔案管理人員不是專業性人員，檔案管理工作人員不重視檔案資料的收集，在收集資料時經常丟三落四，不能有效地收集到完整的資料。有些檔案管理人員對資料進行整理時，不注重資料的分類管理，將資料隨便地放在一起，極大地降低了教育檔案資料的完整性，造成了教學檔案的不完整。
3．中職學校檔案管理工作沒有強力的制度保證
目前，在我國的學校檔案管理法中，沒有專門的中職學校檔案管理制度，中職學校的教學檔案管理使用的是高職學校的檔案管理方式，雖然中職學校的專業設置、教學安排、學生就業等方面與高職學校相似，但中職學校在教學目標、教學管理、教學模式等方面同高職學校有很大的差別，中職學校采用高職學校的檔案管理方式，有時根本不符合中職學校的實際情況，導致教學檔案不能真實地反映出中職學校的實際情況。
四加強教學檔案管理的措施
1．加強中職學校的教學檔案管理監督
中職學校要加大對教學檔案管理的監督工作，確保中職學校的教學檔案管理工作能有序地進行，同時中職學校要建議相關部門，將學校的教學檔案管理工作，看作學校工作的重要部分，列入日常工作檢查中，對學校的教學檔案管理工作進行嚴格的監督，獎勵檔案管理工作優秀的管理人員，批評違反檔案管理制度的管理人員，保證檔案管理工作的規范性。
2．增強中職學校教學檔案資料收集力度
中職學校要注意教學檔案設備的更新，檔案管理工作人員進行檔案資料收集時，要注意資料的健全度，以及檔案資料的細節收集，積極地參加學校組織的檔案資料收集培訓，不斷地提高自身收集檔案資料的專業能力。同時，中職學校要將先進的技術有效地運用在教學檔案管理中，要嚴格注意教學檔案資料的保密工作，做好檔案室的防火、防盜工作，檔案室的防火設備要齊全，檔案管理人員要做好教學檔案備份工作，確保檔案室能有序正常地運行。
3．完善中職學校教學檔案管理制度
中職學校要完善學校的教學檔案管理制度，結合高等學校的檔案管理制度，根據實際情況，建立符合自身發展的檔案管理制度，用嚴格的制度保證檔案管理工作的有效進行。同時，中職學校要加大檔案管理的監督力度，嚴格檢查檔案管理人員的工作，發現問題要及時糾正，對檔案進行規范化管理，確保中職學校的教學檔案管理的嚴肅性。
4．加強檔案宣傳工作
教學檔案管理在學校發展中有極其重要的作用，中職學校要充分地認識到教學檔案的特殊價值，教學檔案是一個成功的學校最寶貴的財富。因此，中職學校要加大對檔案管理工作的宣傳力度，讓每一位教師都能用謹慎、嚴肅的心態面對教學檔案，增強學校教師及其他職工的檔案意識，讓學校更多的教師了解檔案、重視檔案，營造一個關心檔案、支持檔案工作的良好環境。
五總結
隨著高校擴招以及校企合作的擴大，傳統的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計算機、網絡、服務器等現代信息技術對學籍內容進行管理，不僅能夠將學生的各項檔案信息轉化成數據，建立起資源檔案庫，還能方便校方統計和調用。學籍檔案內容管理是一個內涵豐富的概念，其內容包括多種形式，對于學籍檔案而言，主要包括元數據與數據的關系。內容管理的具體實施是在管理目標的要求下，進行內容建模、元數據提取、設定元數據信息、設定管理內容之間的關系。以學生體檢表為例，其元數據主要包括學生姓名、學號、入學時間、專業、班級，數據主要有體檢項目、體檢結果等。另外，復雜的元數據可能具有層次結構，可以通過多個相互關聯的表實現。由此可見，通過資源服務器進行內容的存儲，并通過應用服務器向外提供服務。通過學籍檔案管理系統還可以實現在線學籍管理系統的有機整合。具體做法是通過在現有的在線學籍管理系統中添加動態學籍檔案生成模塊（可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇），然后利用從關系數據庫中提取的元數據直接生成電子檔案和元數據信息，再經由內容管理系統的應用程序編程接口，在元數據服務器和資源服務器中進行存儲。這一系統的整合大大節約了人力、物力，提高了自動化處理效率。
2載體管理
我國高校學籍檔案一般包括紙質材料、電子文檔及其他各類特殊載體材料，按照規定應保持各類材料質地優良、無破損、聲像清晰和干凈整潔。在現實中，往往由于入學教育的缺失、學籍管理手段的落后以及學籍管理決策功能不足等原因，導致高校學籍檔案管理中存在不少問題，如輕視學籍管理、隨意更改學籍信息等，在一定程度上影響了學生管理和學校的教學秩序。傳統的紙質檔案目前仍在大規模應用，如錄取表、學籍卡、成績表、畢業生審批登記表等，這些檔案資料在經多次查閱、復印后會出現不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計算機技術的發展而產生的新質文件，通過編碼和解碼進行數字形式的信息呈現，其生成、存儲、讀取的載體是計算機和各種硬盤、光盤、磁盤，并能通過網絡進行異地傳輸，具有高度共享性，不受時間和地點的限制。只要保存技術到位，不易產生損毀，并能無限復制。可見，雖然紙質檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發展方向。在制作電子檔案管理時應當注意以下問題：（1）將紙質檔案文件轉換成電子文件時，必須與紙質等文件之間建立起準確、可靠的標識關系；（2）采取嚴格的加密認證等措施，切實保證電子文件不被非正常使用和改動；（3）做好備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留；（4）收集用文字處理技術形成的電子文件時應注明文件存儲格式和屬性；（5）收集圖形、視頻電子文件時，應注意其壓縮算法和相關軟件。此外，還要注意電子檔案保存的有效性：（1）每年對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記；（2）按時進行抽樣機讀檢驗；（3）進行設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；（4）每隔四年，對磁性載體上的電子檔案進行一次轉存。
3使用管理
在信息化社會中，信息服務越來越普遍，傳統的檔案服務方式應不斷改革和發展。高校檔案管理人員應將過去那種檔案查詢的服務模式轉變為檔案信息的開發利用模式。學籍檔案的應用者可以按照系統用戶分為學籍檔案申請者和學籍檔案使用者，其中申請者主要是指學生本人，使用者指的是接受申請的單位。通過現代信息使用管理技術，可以分別進行使用，既方便申請者查閱和申請調取某些檔案信息，也能方便校方進行查閱、統計和管理。檔案管理者的工作重心應轉移到引導用戶檢索上來。首先，將檔案信息設置索引編號，進行重新歸檔。其次，對用戶進行檢索培訓和引導。值得一提的是，目前二維碼的應用是非常廣泛的，在學籍管理系統中也可以進行開發利用，雖然在高校系統中二維碼還屬于一個新領域，但相信不久的將來將會有廣泛應用。例如畢業生的身份識別模塊，它是特別針對需要獲取學籍檔案的畢業生而設計的。由于學號是一一對應的，是學生的唯一標識，因此管理系統可以將學號作為索引檢索學籍檔案數據庫，學生所輸入的提示信息如果與數據庫中的信息完全一致，則能生成一個屬于該學生的唯一二維碼，這個二維碼保存了該畢業生的所有個人信息，還能連接到該生的入學名冊、成績單、畢業證、學位證等的驗證界面上。要進一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對二維碼的認可度，還要加強檔案門戶網站的建設。基于目前的學籍檔案管理系統，以學生申請網上下載成績單為例，學生調取成績單的程序如下：（1）學生本人登陸學校網站，通過驗證個人信息（用戶名和密碼），進入學籍檔案管理系統，填寫下載成績單的申請表；（2）驗證通過后，網絡服務器向元數據庫服務器申請訪問令牌（包括檔案地址和時間有效期等信息）；（3）元數據服務器將訪問令牌傳遞給網絡服務器；（4）網絡服務器按照申請者填寫的信息將內容訪問令牌分發給檔案使用者；（5）檔案使用者向資源服務器索取成績單；（6）資源服務器將成績單返回給檔案使用者。同樣道理，校方管理者如需調取檔案信息也按照類似步驟進行，既方便又科學，尤其是現在新的教學模式和課外實踐課程的增多給學籍管理帶來了很大難度，利用現代信息技術進行管理則能化難為簡。
4結語
【論文摘要】教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有價值的材料;文章從高校教學檔案的內容、教學檔案的特點、教學檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學檔案的規范化管理的重要性和必要性。
【論文關鍵詞】教學檔案規范化管理
高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規范化管理是提高高校教學質量的重要保障,故加強高校教學檔案的規范化管理勢在必行。
1系部教學檔案的內容
(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件;學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數據統計、分析資料;每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。
(2)教學管理類:教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設規劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。
(3)教學業務類:重點課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料;培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業論文及評審意見;學生在校期間發表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業務檔案;教學儀器設備材料等。
(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發表的教學研究論文目錄。
2教學檔案的特點
教學檔案是教學活動的客觀反映和總結,故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
(1)內容廣泛:一方面學校辦學規模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業不斷涌現,使得教學檔案的內容也越來越廣泛;另,教學內容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養方案、培養目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。
(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。
(4)高校的教學檔案統一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。
3教學檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與關聯性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強教學檔案的規范化管理
(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發,各系部由于檔案工作規范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。
(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質量上的監控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設,據《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統一化、標準化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規律,保持歸檔材料之間的聯系,據便于保管和利用的原則進行系統整理;盡量采用原件,規格相對統一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求,進行系統整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。
(6)利用現代辦公技術,實現教學檔案現代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現代辦公手段,實現教務檔案的電子化、網絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻
[1]鄧紹興,陳智為.檔案管理學.中國人民大學出版社,1999年.
【論文摘要】教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有價值的材料;文章從高校教學檔案的內容、教學檔案的特點、教學檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學檔案的規范化管理的重要性和必要性。
【論文關鍵詞】教學檔案規范化管理
高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規范化管理是提高高校教學質量的重要保障,故加強高校教學檔案的規范化管理勢在必行。
1系部教學檔案的內容
(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件;學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數據統計、分析資料;每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。
(2)教學管理類:教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設規劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。
(3)教學業務類:重點課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料;培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業論文及評審意見;學生在校期間發表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業務檔案;教學儀器設備材料等。
(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發表的教學研究論文目錄。
2教學檔案的特點
教學檔案是教學活動的客觀反映和總結,故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
(1)內容廣泛:一方面學校辦學規模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業不斷涌現,使得教學檔案的內容也越來越廣泛;另,教學內容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養方案、培養目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。
(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。
(4)高校的教學檔案統一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。
3教學檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與關聯性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強教學檔案的規范化管理
(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發,各系部由于檔案工作規范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。
(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質量上的監控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設,據《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統一化、標準化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規律,保持歸檔材料之間的聯系,據便于保管和利用的原則進行系統整理;盡量采用原件,規格相對統一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求,進行系統整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。
(6)利用現代辦公技術,實現教學檔案現代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現代辦公手段,實現教務檔案的電子化、網絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻
[1]鄧紹興,陳智為.檔案管理學.中國人民大學出版社,1999年.
【關鍵詞】醫學教學；檔案管理；問題；對策
一、醫學教學檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理制度存在不足。在我國有很大多數醫學院在檔案管理制度上存在一定的問題，特別是一些基層教育的檔案管理十分缺少有效的制約機制。比如一些醫學院未建立規范的立卷部門，很少有固定的人員負責歸檔工作，多數是臨時抽調出的老師來負責。檔案管理中出現的問題也沒有具體的人員予以負責，其在檔案管理制度構建方面存在諸多問題。（二）教學檔案質量不高。教學檔案質量直接影響到教學檔案所產生的價值和效果，而且和教學工作的開展以及教學管理的水平都有著重要的關系。教學檔案的主要內容大部分都是來自各種教學文件材料，因此，教學文件材料質量是取決于教學檔案的質量好壞。但是，依照當前的情況來看，很多院校注重了教學質量的提升，但是對于其檔案的形成并沒有予以高度重視，醫學教學中所形成的檔案資料或者沒有進行及時歸檔總結，或者沒有形成文字性資料，難以形成具體的檔案資料，造成很多教學檔案的質量不高。（三）檔案信息化程度不高。依照我國社會發展的情況來看，信息化建設已經日漸成為高校建設的重要支撐。而信息化建設的輻射范圍也應當包括醫學教學檔案的管理，只有對教學檔案的管理不斷推進信息化進程，才能夠保證其檔案管理的持久性。但是，更多的院校依然停留在原有的檔案管理方法上，其信息化建設開展不足。即使部分院校已經逐漸推進信息化建設，也僅僅停留在基礎的檔案管理之中，水平不高。（四）服務水平有待提升。醫學教學檔案管理的最終目的應當是服務教學，堅持以教學為根本。但是，在當前的很多院校中檔案成為“保存”的象征，其利用率并不高，尤其在教學過程中，檔案的使用效能低下，檔案的服務性質沒有得到體現，其在教學中的應用還有很大提升空間。
二、加強醫學教學檔案管理的策略
（一）建立健全教學檔案管理制度。在進行教學檔案管理制度構建方面必須要結合本學院教育的實際情況，制定和完善教學檔案管理相關的規章制度，細化教學檔案管理人員的相關責任。在此方面應該由分管的校長進行負責，通過相關的專業人員制定出合理、有效的規范管理機制。另一方面，必須要創建適應各個教學檔案管理的規章制度。一些醫學院起步較晚，缺少足夠的教學檔案管理經驗，在制度構建方面容易忽略，多數檔案可能沒有及時進行歸檔和收集，而且很少進行系統的分類，很難真正滿足教學管理的需要。因此，院校必須要注重經驗的總結，不斷完善學校醫學教學檔案管理的工作規范，建立適應各系教學檔案的規章制度，創建具體教學檔案管理工作職責，將責任落實到每個人身上，確保檔案管理工作穩定、有序地進行。（二）提高教學檔案質量。真正要提高教學檔案質量，就必須重視教學文件材料的選取和管理工作。一方面要保證教學材料在內容必須具有真實性，也就是說其檔案的內容必須真實的來自于教師教學工作的開展，是教學工作的真實記錄。這就需要教師做好教學內容的歸納總結，并對教學內容進行及時記錄，讓開展的教學工作以文字性或者電子文檔的形式予以落實和保存。另一方面，各類教學文件必須具有相關的規范和標準，也就是所保存的檔案必須依照相應的規范而進行，通過具體、統一的要求保證其教學檔案的質量可靠性。在載體的選擇上，格式和書寫上以及整理、立卷上都必須達到規范標準化。此外，每一種教學文件材料必須要歸檔完整，所保存的檔案應當貫穿教材、教案、教師講義、教師授課情況以及學生反饋等各個方面，只有保證檔案的全面性、完整性，所進行的檔案管理才具有意義。（三）加快教學檔案信息化進程。在教學檔案信息化的整個過程中，可以充分地利用計算機信息技術管理方法進行檔案管理工作，這樣能夠提升檔案工作的管理水平，使得檔案工作效率得以提升，同時也是檔案事業未來發展上的必然趨勢。一方面，在紙質載體的各種教學檔案上，必須實施案卷級、文件級的計算機錄入的保存和檢索，努力實現全文數字化，創建出比較完善的教學檔案信息數據庫，最終達到向數字化儲存利用的發展目標。另外一方面，必須注重電子載體類教學檔案進行歸檔工作，對于學校的多數教學檔案必須實行紙質與電子檔案兩方面共同存儲的信息管理，把教學管理系統和檔案管理系統相互結合實行教學檔案的雙向信息輸送，努力實現文檔管理的一體化。此外，在教學檔案管理的閱讀上完成全面的計算機檢索機制，使得教學檔案信息真正的公開化，利用現今發達的網絡完成教學檔案資源上的共享以及教學檔案信息內容的遠程終端服務。（四）做好檔案服務工作。將建立的教學檔案真正有效的利用起來，更好地開展教學服務工作，這才是檔案存在最大價值的體現和最終的目的。在這個過程中必須滿足使用者對需要查閱的教學檔案信息的需求，這樣才能提升教學檔案的使用率，促使檔案價值的實現。在實際的情況下，為了提高教學檔案的利用率，相關的檔案管理工作人員必須要考慮到本校的具體實際情況，對各類的檢索工具進行及時的編制，這里特別要注重的是對教學檔案的內容上進行充分的分析和研究，教學中重大事件，現有在校學生的統計等，在這方面檔案的編寫上，可以根據實際的情況由檔案部門自行編制或者與學校其他部門聯合編制。
作者:張曉君 單位:南平市第二醫院
【關鍵詞】學生；學籍檔案；檔案管理
學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結、畢業生論文；（9）學位申報審批表、畢業證書、學位證書及結業證書；（10）畢業生學員鑒定登記表、畢業生調配表、檔案轉遞單、畢業生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等。
學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。
二、完善學籍檔案工作的管理建議
1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。
2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。
3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。
4．大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。
總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。
【參考文獻】
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成教學生不限年齡、性別、學歷等，學習形式多樣，能滿足增長能力、豐富知識、提高技術和專業資格的需求。成教的本質特征是由其教育的對象“成人”決定的，學生主要來自在職工作人員，教育過程中容易受工作、家庭、社會等因素的影響，故成教學生檔案具人顯著的特點：
1.1數量龐大。首先，成教從某種意義上說是對普通全日制教育的一種完善和補充，在于擴大教育機會，提高國民素質，實施終身教育。隨著經濟的發展和社會的進步，對人的素質的要求提高了，很多學員在完成正規的、普通教育之后，仍需要繼續接受教育以提高素質及能力，直至終生；其次，有部分學員為了文憑學歷、晉升職務、評定職稱等；再次，成人高校擴招政策的陸續出臺，辦學方式的多元化、辦學模式的市場化，也是成教學生增長一個重要原因。
1.2來源分散。不同普通教育，成教為社會組織、全民參加。成教學歷有四種主要形式，分別是成人高考（學習形式有脫產、函授、夜大）、高等教育自學考試（自考）、廣播電視大學（電大現代遠程開放教育）和遠程教育（網絡教育）。成人高校多辦學點并存的辦學模式，使得學生來源和分布分散，使學生學籍檔案形成的時間規律性不強，來源不一，導致學籍資料的產生和形成比較分散。
1.3異動頻繁。成教招生對象主要是已經走上工作、生產崗位人員，對他們所不具備的履行崗位職責所必需的文化知識、專業技術和實際能力的教育。成教學生大多數容易受家庭、工作、社會等因素的影響，容易出現轉學、轉點、轉專業、休學、退學等異動情況，具有極強的不穩定性，故學籍流動性特別大，學籍異動頻繁等特點，更加凸顯學籍檔案管理工作的重要性和復雜性。
2成教學生檔案管理存在的問題
成人高校聯合辦學點多，學生數量大且來源分散，特別是異動頻繁待特點，給管理工作帶來一系列的問題，目前管理人員素質跟不上時展的要求，對教學點管理不夠規范，管理手段基于過去，管理效益、效率低，主要表現在：
2.1檔案管理人員素質不高。目前成教檔案管理人員結構失調，具備高學歷的少，具備檔案專業背景的少，掌握全面的檔案理論的少。檔案管理中普遍存在因循守舊、滿于現狀，管理水平低下，缺乏創新意識等通病。缺少既掌握現代管理思想，具備堅實檔案專業理論基礎和高超專業技能，又掌握計算機基本知識，并能將二者有機結合起來的復合型人才。
2.2管理不夠規范。成人高校因校外多教學點并存，往往存在管理不夠規范的現象。管理思想難以統一，成一種無形的隔閡，工作難以形成默契。雖然高校建立健全檔案管理制度，例如：《成教檔案管理辦法》、《文件材料的收集與歸檔辦法》、《檔案保管制度》等，但管理制度能夠在每個教學點真正執行的不多。一些檔案管理工作流程在教學點能真正全面運用的不多。
2.3管理手段滯后。存在許多成人高校檔案管理依然停留在起步階段，使用傳統的人工管理，管理方式落后，或采用單機版進行計算機輔助管理，缺乏統一規劃，數據的完整性和一致性差，數字化程度低，無法實現數據共享，工作效率低。或是采用基于單一的C/S（客戶端/服務器）模式，應用較小的局域網絡環境，與其它用戶交互能力差、可擴展性差，不容易進行系統升級，維護困難等。
3加強成人高校檔案管理工作的對策
