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關鍵詞：電力物資采購合同；管理；流程控制
作者簡介：董付梅（1976-），女，山東臨邑人，山東省臨邑縣供電公司，助理工程師。（山東 德州 251500）
中圖分類號：F272?????文獻標識碼：A?????文章編號：1007-0079（2012）33-0118-02
一、電力物資采購合同管理的意義
實施電力物資采購合同的有效管理能更好地防范電力物資采購風險，能提高物資管理部門的整體管理水平，能加強物資采購合同履行過程的控制，提高合同履約水平，能優化合同管理流程，提高合同管理效率。電力物資采購合同管理堅持依法從嚴管理，嚴格合同簽約履約，深化“集中簽訂、集中結算”的合同管理模式，建立上下聯動、統籌協調的物資現場服務和履約協調機制，通過對物資采購合同的簽約、履約全流程管控實現物資管理的科學化、規范化、標準化、法制化，從而提高了企業的經濟效益，提升了企業的社會形象。
二、電力物資采購合同管理的方法
臨邑縣供電公司電力物資采購合同管理以電子商務平臺和ERP系統為基礎，全過程控制物資合同的簽約、變更、履約和資金結算業務，并采用流程控制方法進行管理。流程控制方法通過流程繪制管理工作的過程，全面描述如何從一個節點流向另一個節點，包括節點具體工作方法、工作工具等的描述以及關鍵節點、創新節點說明。采用流程控制方法，加強物資采購合同全過程管控，以達到標準化、科學化、規范化的要求。
三、物資采購合同標準化管理流程控制
1.流程控制
（1）電力物資采購合同簽約管理流程控制。
1）市公司下發中標結果并確定是否需要簽訂技術協議。一般來說，對于新應用設備材料、技術復雜或項目實施的關鍵設備材料，可根據需要組織項目管理部門、物資需求部門、設計單位等相關部門進行技術協議的簽訂。
2）如果需要則組織簽訂技術協議，由市公司負責組織，縣公司授權項目主管部門負責人與供應商代表簽訂技術協議。
3）縣公司物流服務中心采購員在ERP系統中創建采購訂單。
4）縣公司物流服務中心主任在ERP系統中審批采購訂單。
5）判斷采購訂單是否審批通過。
6）采購訂單審批通過，縣公司物流服務中心主任（公司委托授權人）與供應商代表簽訂物資采購合同。
7）縣公司物流服務中心履約員上報合同簽訂資料。
8）省市公司合同專工匯總合同簽訂資料，提出考評意見并下達。
9）縣公司物流服務中心履約員將合同相關資料歸檔。
（2）電力物資采購合同變更管理流程控制。
1）縣公司項目主管部門根據設計變更通知單提出合同變更申請。根據項目實際要求，需對采購結果進一步補充說明或明確物資合同雙方權利義務的事項，且不造成對采購結果實質性內容進行的更改。
2）縣公司物流服務中心主任審核提報的合同變更申請。審核的依據是物資規格參數不變、單價不變，合同簽訂數量予以增加或減少，增減幅度是否超過招標文件或采購文件約定的15%執行，是否超過50萬元。若合同簽訂數量增減幅度超過招標文件或采購文件約定的15%且超過50萬元，則需重新納入物資計劃采購管理。
3）判斷合同變更申請審核是否通過。
4）縣公司物流服務中心主任審核通過后報縣公司分管領導審批。
5）判斷合同變更申請審核是否通過。
6）縣公司分管領導審批通過后報省市公司物資部專工審批。
7）判斷合同變更申請審批是否能過。
8）省市公司物資部合同專工審批通過后，縣公司物流服務中心履約員根據審批結果確定合同變更方案并通知供應商。
9）縣公司物流服務中心采購員根據合同變更方案在ERP系統內更改采購訂單或增加采購訂單。
10）縣公司物流服務中心主任在ERP系統內審批變更合同或補充合同。
11）判斷變更合同或補充合同審批是否通過。
12）縣公司物流服務中心主任審批合同通過后，縣公司物流服務中心履約員上報合同變更情況。
13）省市公司合同專工匯總合同履約信息，提出并下達考評意見。
14）縣公司物流服務中心履約員將合同變更相關資料歸檔。
（3）電力物資采購合同履約管理流程控制。
1）縣公司物流服務中心履約員在ERP系統內根據采購合同到貨日期制訂物資催交計劃。重要設備材料要及時掌握供應商的生產準備和排產計劃，按照關鍵生產節點，核實生產進度，及時協調解決生產中出現的問題。
2）供應商根據采購合同的到貨日期制訂生產計劃。
3）縣公司物流服務中心履約員對重點物資生產節點履約跟蹤。
4）縣公司物流服務中心建立交貨配送制度。根據合同交貨期和施工進度，履約員及時與物資需求部門確定物資到貨需求，與供應商落實配送安排，編制配送計劃。采用配送單的方式通知供應商發貨和現場服務人員做好接貨準備。
5）供應商按確定的時間和方式交貨。
6）縣公司物流服務中心履約員組織物資需求部門與供應商現場辦理交接手續，并組織項目單位與供應商代表進行物資驗收工作。
7）確定物資驗收是否合格，相關驗收人員在驗收單上簽字確認。
8）物資需求部門與供應商辦理現場交接手續。
9）物流服務中心協調供應商按照合同規定和現場管理的要求安全、優質地完成技術服務、消缺補件、設備安裝調試等工作。
10）縣公司物流服務中心履約員上報合同履約信息。
11）省市公司合同專工匯總合同履約信息，提出并下達考評意見。
12）縣公司物流服務中心履約員將合同履約資料歸檔。
（4）電力物資采購合同資金結算管理流程控制。
1）縣公司物流服務中心履約員根據采購合同提交預付款申請，附物資采購合同、預付款保函和相應的收款收據。
2）縣公司物流服務中心履約員提交到貨驗收款申請，附增值稅發票、項目主管部門簽字確認后的到貨驗收單和相應的收款收據。
3）縣公司物流服務中心履約員提交投運款申請，附運維單位簽字確認后的物資投運單和相應的收款收據。
4）采購物資質保期滿無質量問題的，縣公司物流服務中心履約員提交質保金申請，附項目單位簽字確認后的質保單和相應的收款收據。
5）縣公司物流服務中心核算員匯總履約員提交的預付款申請、到貨款申請、投運款申請、質保金申請，在財務管控系統中編制物流服務中心月度現金流量預算（物資采購支出預算）。
6）縣公司物流服務中心主任在財務管控系統中對物資采購支出預算進行審核。
7）判斷物資采購支出預算審核是否通過。
8）物流服務中心主任審核通過后，縣公司分管領導對物資采購支出預算進行審核。
9）判斷物資采購支出預算審核是否通過。
10）縣公司分管審核通過后，縣公司財務部專工對物資采購支出預算進行審核、匯總。
11）判斷物資采購支出預算審核是否通過。
12）各級審核通過后，財務人員實施預付款處理或應付賬款處理。
2.關鍵節點及創新節點說明
（1）電力物資采購合同簽約管理關鍵節點及創新節點。其中第3）點既是關鍵節點又是創新節點。采購員在ERP系統內創建采購訂單，保存時系統會自動檢查是否超預算。如果超預算，系統會提示并不予通過，此時由采購員聯系采購申請的創建人進入項目變更管理流程調整預算，之后重新維護采購訂單。如果不超預算，采購訂單保存成功。
在ERP系統中采購訂單維護成功后，采購合同、配送單、到貨驗收單、投運單、質保單在系統中以統一的文本格式自動生成，這5種單據可以根據業務進展情況在不同時期打印。為簡化業務流程、提高工作效率，采購員在成功創建采購訂單后將5種單據一次性全部打印，根據具體情況分發給買賣雙方或存檔，尤其是驗收單、投運單、質保單，一次性打印全部由供應商留存，便于在不同時期提交進行資金結算，減少了供應商多次到物流服務中心打印單據的麻煩，為客戶提供了便利。
第6）點既是關鍵節點又是創新節點。物資合同簽訂后，履約員要核實是否需要預付款。如果需要預付款，進入采購付款管理流程。如果不需要，則根據實際情況進入物資收貨流程。
在ERP系統中采購訂單維護成功后，市公司組織供應商與各縣公司集中簽約，嚴格使用國家電網公司物資采購統一合同文本，確保在中標結果后15日內及時完成合同簽訂。嚴格中標結果執行，合同簽訂不得更改中標結果或違背招標、投標文件實質性條款，逐步取消技術協議簽訂，進一步加快合同簽訂速度，大大提高了簽約效率，降低了簽約成本，方便了客戶。
（2）電力物資采購合同變更管理關鍵節點。第9）點，集團公司物資部合同專工審核合同變更申請，若增幅度超過15%或超過50萬，則需轉入物資需求計劃管理流程，新增物資需求計劃；若增幅度不超過15%且不超過50萬，允許合同變更。
（3）電力物資采購合同履約管理關鍵節點及創新節點。其中第3）點是關鍵節點。建立履約管理常態機制，實時監控供應商實際生產狀況、項目進度對物資供應的需求，確保供應商按期供貨、項目單位按期收貨。
第5）點是關鍵節點。供應商是否按照采購合同約定的日期和方式交貨是其履約水平的重要環節，是物資計劃執行準確率的重要因素。
第6）點是關鍵節點。物資的驗收是對物資的數量、外觀、內在質量以及有關技術資料、憑證和物資標志等進行檢查，以驗證物資是否符合合同規定；物資的驗收工作質量的好壞直接關系到整個電網建設和生產的質量。物資到貨驗收合格后必須在合同交貨期滿10日內辦理ERP入庫手續，確保計劃執行準確率達到95%以上。
第12）點是創新節點。在合同履約過程中建立“一單（訂單）一評價”的履約評價機制，及時采集供應商交貨、產品質量和售后服務等信息，對供應商合同履約情況實行卡片式管理，并將結果及時上報。嚴格供應商違約處置，嚴格按照合同約定對供應商違約行為進行當期處理。建立誠信評價機制，對合同簽訂履約情況開展誠信評價，加大對失信行為的懲戒力度，營造誠實守信的良好氛圍。
（4）電力物資采購合同資金結算管理關鍵節點。第1）點物資合同簽訂后，供應商提交預付款申請需出具預付款保函、收款收據和物資合同；若供應商放棄預付款，預付款可與到貨驗收款、投運款一起支付。
縣公司物流服務中心核算員匯總供應商提交的付款申請，在財務管控系統中編制月度現金流量預算。預算編制及資金支付應按照合同相關條款及公司財務相關規定，在付款相應憑據匯集完成后進行。
[關鍵詞]采購合同；管理；弊端；改進
[中圖分類號]F251[文獻標識碼]A[文章編號]1005-6432（2014）31-0054-02
我國實行依法治國，一切行為準則都是依法律為依據，法律規范我們生活的方方面面。在我國市場經濟的法制進程中，合同顯然引起了大家更多的重視。它能很好地規范勞務雙方的行為，如果雙方出現糾紛，依照合同內容就能夠很好化解。由于工程項目的特殊性，在工程合同中尤其是采購合同管理上還存有很多的問題，這嚴重阻礙了企業的健康發展。我們必須要通過多種方式加以改進，使合同能夠為社會主義的發展作出更大的貢獻。
1采購合同管理的意義
市場經濟的一個重要特征就是法治經濟，就是建有符合市場經濟發展的規章制度，所有的經濟活動都必須在法律的規范下進行。隨著依法治國的深入推進，我國現在越來越重視法律在經濟領域的重要作用。合同法的實施就是一個重要體現，通過合同法確立了合同的法律地位，既保障經濟主體雙方的權利又規范雙方的義務。在工程領域由于涉及的項目多，需用的材料種類復雜，采購原材料時極易產生糾紛，因此采購合同就體現出重要的價值。管理是一個企業成敗的關鍵因素，現代企業都非常注重自己的內部管理，而合同管理是其內部管理的重要方面。工程項目中的采購合同對企業今后的經濟起著重要的保障作用，因此，采購合同管理可以說是企業正常發展和經濟運行的一個基本元素，管理好采購合同，可以使企業避免經濟糾紛，提高經濟效益，是創造穩定發展環境的重要保證。
2采購合同管理中存在的常見問題
雖然現在人們的法制觀念已經有了很大的提高，但不可否認的是，在某些領域還存在很多問題。在工程項目中，由于其特殊性，如工期緊，周期短，施工條件的限制，采購人員的緊缺，倉庫的儲備條件不足等，常常造成相應的工程項目采購合同也有很多的問題存在。
2.1對合同及其管理的重要性認識不足
在工程項目中，很多人認為最重要的工作就是做好工程項目，把握好質量關。工程項目的質量當然重要，因為它關系到千萬人的生命安全問題，關系到千萬家庭的幸福甚至影響到國家大局的穩定，不容忽視，但我們也應該看到，除了工程質量外，還有很多的事情要處理好、解決好，一旦產生問題也會間接影響工程的質量，比如，采購合同的質量也同樣是一個安全問題，它關系到工程項目的設備、材料的安全，裝置的安全，最終關系到項目的安全。所以說，采購合同就是其中的一項重要內容。但是在工程項目的管理中，很多人非常重視對施工材料的管理，因為那是直接的看得到的經濟利益，而大多數人都對采購合同不夠重視，因為很多人認為那就是簡單的幾張紙而已。因此，供貨方與采購方之間很少簽訂正式的文本合同，更多的只是口頭的約定，等到工程結束進行結算時，雙方往往會出現很多的矛盾，材料的數額、材料質量的達標程度，材料供應的提前或者延后的懲罰措施等，都會出現分歧，從而產生糾紛，這就會給雙方造成很多的麻煩，供貨與采購的雙方經常為這些本不應該產生的麻煩耗費大量的精力，嚴重影響了后面的工程進度。也有一些工程項目雖然草簽了一些采購的合同，但疏于對合同的管理，經常到最后合同等同于虛設。
2.2采購合同內容不健全，合同文本存在缺陷
有些工程企業雖然也簽訂了一些合同，但合同的內容遠遠不能滿足現實工作的需要。合同文本的不健全表現在多方面，比如，施工材料供貨時間不明確，材料的堆放不做要求，對于違約方的懲罰措施太籠統，對于供貨商的責任規定得較多，而對采購方的責任卻常常忽略，造成合同雙方的不平等。這些問題一旦出現在工程中就會使很多人的利益受到損害，從而引起不必要的糾紛。
2.3采購合同變更程序不規范
由于自然條件的影響或者采購方的臨時起意，一般工程在采購材料中經常出現材料內容的變化，增加或者減少一些施工材料，或者變更一些施工材料的型號標準等，很多時候采購與供貨兩方都是采用口頭協商的方式解決，雖然口頭約定原則上有效，但沒把這些變更的內容及時補充或者干脆就未補充到合同中，這就容易為以后的事情處理留下隱患，實踐證明，由于未把變更的內容形成合同的做法，常常成為爭議的焦點。從最初采購簽訂的采購合同，到最后的解除合同，由于期間的內容變化太大，而合同中并沒有及時補充更新，這樣，最初簽訂的合同幾乎成了擺設。
2.4采購合同管理人員綜合素質較低
由于中國經歷的是國有采購，即國有單位采購居多，而工程合同管理也像采購合同管理一樣在其從原來的較低水平向現代先進水平的過渡中，難免出現合同管理人員參差不齊、良莠混雜的局面，故引進專業的合同管理人員是彌補這種差異的不二選擇。由于工程企業的專業技術人員大都集中在施工的一線，都是施工方面的人才，在合同管理方面很少有專業人員來負責。很多人以為合同管理就是簡單地看管好合同就行，這大大誤解了合同管理的含義。合同管理是一項專業性非常強的工作，它要求合同管理人員不僅要有良好的職業道德，要有關于合同的法律法規知識，也要了解稅務、工商、財會、政府政策等方方面面的知識，同時還要有書寫、計算以及現代化技術設備的運用能力等，但這些在工程項目合同管理中很多從業人員都是不具備的。
3采購合同管理的改進建議
3.1簽訂合同的雙方提高合同法律意識
合同管理人員在管理采購合同的過程中，要熟悉合同文件、明確防控重點，加強風險控制，同時還應密切關注合同進展、詳細記錄合同執行情況。合同管理流程包括合同訂立前的準備、合同模板評審、合同文本編制、合同文本審核、合同審批、合同簽訂、合同履行、合同變更等。合同管理人員應該清楚合同管理流程，有效管理合同。在采購合同中，采購方與承供貨方必須要有合同的意識。合同在某種意義上講就是法律，它既保障對方的權益，同時也在保護著自身的利益。若能簽訂正規的采購合同，可以避免很多的糾紛，可以為自己減少很多不必要的麻煩，使自己更有精力去生產經營。合同是一件嚴肅的事情，一旦簽訂，雙方都要嚴格按照工程的合同辦事，而不可把合同當兒戲，要有用合同保障自己權利的意識。一旦出現糾紛，也要按照合同辦事，切不可置既定合同于不顧，任由自己想法解決糾紛。
3.2規范合同文本及其內容
合同模板是提高工作效率和工作質量的一種方式，應當規范合同模板，避免一人一個合同模板，同時又要根據合同模板，實施具體的條款擬定以更貼近實際的需要。較高的標準文本使用率與較低的合同糾紛數量是相對應的，進一步完善標準文本庫、深化標準文本應用水平、提高標準文本使用率，對于降低合同糾紛數量十分必要。合同的簽訂不是說只要簽了就行，而應該嚴格按照合同的文本內容進行詳細的簽訂。簽訂時一定要采用正規的合同文本，把雙方考慮到的內容都寫到合同中。一些雖然出現概率很小，但一旦出現就影響很大的事項也要寫到里面去，同時在簽訂合同時一定要表意明確，不產生歧義，只有這樣才能最大限度避免產生合同糾紛。
3.3使用科學技術，規范變更程序
合同的管理是一件非常復雜的事情，一般的工程項目合同都比較多，既有企業之間的合同，也有企業內部與員工的合同，這樣在管理合同時就容易出現混亂，可以使用計算機等現代化的技術進行合同的保存、分類等，這就大大提高了合同管理的效率，同時也能提高合同管理的準確性。在工程項目中，由于設計方案變更，引起的材質、規格型號、技術要求、數量、質量等變更，均應簽訂變更合同。對于合同的變更，哪怕很小的問題，都應在變更合同中詳細加以描述。不要圖省事而只是口頭約定一下，千萬不要為以后留禍患。
3.4引進專業管理人員，提升整體素質
只有專業的采購隊伍，才能打造專業的采購市場。由于目前采購的現狀和種種原因導致的采購合同管理人員的管理水平差異，除了應在制度規定上對其加以規范外，還可以引進專業的合同管理人員，有了專業的管理人才，采購合同的管理才能與現今的采購市場發展步伐保持一致。采購合同的管理對企業的發展有著至關重要的作用，再加上采購合同管理是一項技術性非常強的工作，這就要求企業一定舍得花錢，引進專門的人才進行合同管理。有了專業的管理人員后，還要全面提高管理人員的綜合素質。首先要加強職業道德的培訓，只有有了較高的職業道德，才能真正從心里做好合同管理的事情。其次，要加強管理人員的技術培訓，對現有人員進行技術和知識的培訓，使其更好更快地規范合同管理。
4結論
總之，采購合同在企業的發展中發揮著越來越重要的作用，我們必須正視并解決目前的問題，改正現有的合同管理中的缺點，通過提高合同的法律意識，規范合同文本，規范合同變更程序，引進專業合同管理人員，提高管理人員整體素質等途徑，加強對采購合同的管理工作，從而充分發揮合同在企業發展中的作用。
參考文獻：
[1]李幼琴建設采購合同管理探析[J].企業技術開發，2011（6）
[2]王福元目前建設采購合同管理中存在的問題與對策[J].沈陽師范大學學報（自然科學版），2010（2）
[3]陳慧超建設采購合同管理風險防范與控制[J].施工技術，2010（1）
[4]吳蕓淺談如何加強采購合同管理[J].科技與企業，2013（1）
關鍵詞：物資；合同管理；供應保障；作用
一、合同管理概述
近年來電力企業物資集約化管理的深度不斷推進，在物資管理的各工作環節中，物資采購合同管理工作涉及面廣，需要在涉及的各工程項目部門及相關部門互相支持、密切配合、通力合作，才能確保物資采購合同履約執行工作有序開展，因此認真研究物資合同的簽訂、履約、變更等管理變得越來越重要。鶴壁公司在物資集約化管理中，認真做好合同履約的管理工作，通過強化合同簽訂、執行情況、設備制造質量狀況、交貨進度等信息的收集分析手段，督促各供應商嚴格遵守合同約定，按期上報合同款項支付的各類憑證，深化物資合同管理在整個物資供應鏈中發揮的巨大作用，為本單位生產工程項目的建設提供了強有力的物資保障。現將目前河南省電力物資合同管理的運作概況和工作流程簡述如下。
二、合同管理流程
物資合同管理從集中招標采購定標后發出中標通知書開始，包括物資合同簽約、合同履行、合同變更、資金結算和合同資料歸檔整個過程的所有環節。下面對各管理環節依次進行論述。
2.1物資合同簽約：目前在國網公司的物資集約化管理中，需求單位所有物資采購均執行以“總部直接組織采購（即國直方式）”、“總部統一組織監控，省公司具體實施（即國委方式）”為主的二級集中招標采購政策。集中招標采購的中標結果發出后，各網省公司將合同信息維護到國網電子商務平臺（ECP）中，供應廠商通過電子商務平臺對合同信息進行確認，生成紙質合同，由省公司統一與中標廠家簽訂商務合同。地市公司物資部門可以根據省公司物資部下發的通知計劃安排、項目實際情況通知項目部門在合同簽訂前與中標供應商簽訂技術協議。物資采購合同的技術參數、商務條款的確定主要依據采購文件及中標人響應的投標文件。合同簽訂時，雙方對技術條件、商務要求，包括價格、交貨期、交貨地點等要素必須嚴格按照采購結果進行簽訂，不得對任何實質性內容進行修改。
2.2物資采購合同文本：隨著國網公司物資集約化管理的深化，合同管理廣度和深度不斷拓展，為適用物資管理新形勢的發展，提高物資合同簽訂效率和履約水平，國網公司結合系統各單位實際應用情況，編制了41類設備/材料專用采購合同文本、電力設備/材料通用采購合同文本、非電力設備/材料通用采購合同文本和協議庫存物資采購合同文本。編制物資采購統一合同文本可以有效防范法律風險，為深化合同結構化、標準化和自動化管理奠定基礎。國網公司系統內簽訂的所有合同均統一使用標準的合同文本。
2.3物資采購合同履約：物資合同生效后，地市公司配合省公司物資管理部門進行物資合同的跟蹤、督促、履行，及時辦理物資合同變更、撤銷相關手續；反饋供應商的履約情況；監控物資合同履行中的異常情況，并組織項目部門商討解決方案。在合同履約管理中，加強對合同執行情況、設備制造質量狀況、交貨進度等信息的收集分析，督促供應商嚴格遵守合同約定，按期上報合同款項支付的各類憑證，確保合同履約管理的及時、客觀、公正。合同一經簽訂，具有法律效力，供需雙方必須嚴格遵守。任何單位及個人不得以任何形式泄漏或不正當地使用合同中涉及公司的商業機密和技術秘密。地市公司物資管理部門根據前期物資需求計劃日期及工程項目實際施工計劃進度安排，向供應商發出供應計劃通知單，供應商核對供應計劃通知單并按要求將貨物發送至施工現場或指定地點，完成物資配送。
2.4物資采購合同變更：物資合同履行階段發生的變更，應由市公司項目部門提出，經省公司項目管理部門確認的書面變更申請報告，提交省公司物資部按公司相關規定，經審批后與供應商簽訂補充合同/協議。對采購結果中的物資類別、主要技術參數等實質性內容進行重大變更時，應撤銷原合同，重新納入計劃采購管理。在合同執行過程中，由于設計、工程項目變更等原因，需要進行合同的變更時，市公司項目部門提報《變更單》，在合同約定的幅度內，經省公司項目管理部門確認，報省公司物資部批準后按照《物資合同承辦實施細則》執行。物資合同在簽訂過程中發生的變更記錄，應由與會相關代表簽字確認，并作為物資合同的附件。根據物資合同簽訂變更記錄，物資需求單位應及時在ERP系統中對物資需求計劃進行相應修訂。
2.5物資采購合同信息管理：地市公司物資管理部門應做好合同物資的催交催運、配送倉儲、移交驗收、現場服務、日常協調等工作，收集、匯總、分析合同履約的相關信息和資料，及時報送上級物資管理部門。合同供應商在履約中發生違約的，按《河南省電力公司供應商違約問題處理實施細則》執行。地市公司應及時將供應商合同履約情況收集上報省公司物資部，物資部建立信息周報，對相關信息進行通報。對在合同中出現的供應商質量問題、違約行為等進行處理，必要時可以采取一定的制裁手段，如限制授標、暫停授標和在評標中減扣分等。
2.6物資采購合同歸檔：物資采購合同檔案的建立包括從物資合同談判、起草、訂立、履約和終止全過程生成的有關資料，包括談判記錄、商務合同與技術協議文本、會簽單、變更申請單、信息反饋單、違約處罰通知單等內容。各級物資合同管理部門根據工作需要建立《采購合同臺賬》，主要由物資采購項目名稱、合同簽訂時間、批次、名稱、規格型號、數量、單位，供應商名稱、聯系人及電話、項目負責人等組成，并做好臺帳信息的及時更新。物資合同管理負責按照《物資檔案管理標準》要求，做好所有物資合同及相關資料的整理、歸檔、保管和移交工作。對物資合同檔案的分類歸檔，可以將物資合同并入工程項目建設檔案，做為項目資料一同移交檔案管理部門。如無工程建設檔案的，可以按年度分類整理成冊，編制好合同目錄。
三、結語
隨著電力企業物資集約化管理的深度不斷推進，合同履行在物資管理中的影響越來越重要，規范合同管理模式，加強對合同履約中的跟蹤追溯對合同的順利執行起到積極的促進作用，對于各供應商來講，可以減少合同糾紛，增加誠信度，為建立良好的合作關系打下基礎。
參考文獻：
[1]《國家電網公司物資集約化管理》中國電力網，2012，12.
[2]《河南省電力公司市公司物資管理標準》豫電物〔2011〕237號.
關鍵詞：管理信息系統；協同質量管理；采購合同；質量控制
中圖分類號：F274 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）22-0156-030 引言
船舶建造是典型的小批量、按訂單生產的建造模式，其建造過程涉及大量物料、設備和組件，跨多企業、多領域，是一個建造周期長的大型復雜過程。因為船舶建造的大型和復雜特點，其對質量要求尤為嚴格，產品質量可最終追溯為實際建造過程中每個組成部分的質量。采購作為生產活動的初始工作，承擔著對初始質量的把關。然而，也是船舶本身的特點決定了在傳統采購模式下的采購活動更著重于成本的控制，對產品的質量控制往往不盡人意，常常因為信息不對稱等導致采供雙方質量爭議、采購物資與生產需求有差異等問題，導致生產活動延期，影響生產效率，甚至可能給船廠帶來較大的損失[1]。因此，需要采用新思維方式對采購活動進行良好的質量控制，為企業建造活動提供堅實基礎保障，同時，提高企業長期質量運轉，在此背景下，協同質量管理思想便應運而生，本文運用該理論探討采供雙方的采購合同的質量控制。
1 采購質量協同管理
協同是反映事物之間、系統或要素之間保持合作性、集體性的狀態和趨勢[2]。協同質量管理是以客戶的質量需求為產品導向，圍繞核心企業的產品質量，核心企業和成員企業共享信息、知識和資源，遵循統一的質量管理標準和規范，共同完成質量方針、質量目標、質量策劃、質量控制、質量保證和質量改進等活動，以實現各個層次的協同化管理[3]。
隨著企業越來越重視核心能力的發揮，采購及外包質量控制已成為企業核心能力提升和利潤增長點挖掘的關鍵[4]，企業質量管理的重點開始由內部過程向整合供應商質量的外部過程擴展[5]。船舶產品是訂單驅動生產模式的產品，其生產采購過程種類多、物量大、涉及部門多、時間控制嚴格，因此，其采購質量控制更是企業質量控制的重要環節。鑒于船廠采購的特點和協調關系的復雜性，協同質量管理下的采購活動提倡主動的過程控制，改進與供應商的關系，注重企業間、部門間的協同合作。
采購協同質量管理按照一般采購流程可分為采購計劃質量協同控制、合同質量協同控制、監造質量協同控制、到貨質量協同控制四個部分。采用協同質量管理的思想，對產品質量信息流的控制，將影響和形成產品質量的過程連接成一個整體，以實現預期的產品質量，保證質量的持續改善，從而提高核心和成員企業的競爭能力。同時，形成采供雙方互利共惠，不但可使船廠保質按時的獲得采購品，降低質量風險，而且供應商還能獲得船廠在技術、管理上的支持幫助，加速企業的發展，形成與船廠長期穩定的合作關系，以規避激烈市場競爭中的風險。
2 采購合同質量協同管理
采購合同協同質量是采購協同質量管理的重要內容之一。采購合同協同質量可以從工作流程協同、質量信息協同、溝通質量協同三個方面進行管理。
2.1 工作流程協同 采購合同簽訂流程中可以選取供應商的評價、合同的評審、合同的變更三個流程關鍵點進行控制。
2.1.1 供應商評價 供應商資質的審核、評價、選擇與確定是進行質量控制的重要環節。船廠需求信息給合格供應商名單內成員，供應商提供相應資質信息，經過船廠多部門綜合對供應商進行資質審核，船廠下發技術說明書給通過的企業，將做出反饋的企業作為備選供應商。之后采供雙方進行議價、談判，船廠在采購質量控制文件的指導下根據需求建立供應商評價體系，并對備選供應商進行綜合評價，平衡利弊后，最終確定適合的供應商。其中重要物料供應商選擇要在船東和船級社監督下進行，如出現合同變更且偏差太大，也有可能導致供應商重新選擇。
2.1.2 合同評審 在采供雙方彼此認可，技術問題、周期、價格基本達成共識的情況下，雙方確定合作意向。船廠相關部門在對當前市場情況進行較好了解的基礎上，按質量方針草擬合同。經由法律顧問審查條款形成合乎法律規定的標準合同。質量、生產、設計等各部門相關負責人根據各部門對產品的要求標準對合同進行評審并將評審意見反饋給審批領導。
最終合同的確立根據實際情況采取不同的評審方式。按項目程度、資金多少等內容確定評審領導的級別、人員范圍和評審次數。當涉及特殊的要求或涉及合同的各階段的重大項目內容時，應進行分階段多次評審。合同評審的情況由相關部門記錄、整理和保存并最終形成標準合同，采供雙方都無異議后完成合同簽訂。
2.1.3 合同變更 合同變更是在合同執行過程中，可能出現由于需求變化、技術原因、生產進度等因素造成需要對采購合同進行變更。
合同變更發起方若為船廠，供方相關部門應詳細了解生產進度和本公司的對修改的保證能力，并及時報告相關領導主管領導審定。在船東和船級社監督下，船廠相關部門與供方就合同修改的內容進行談判、聯系，在雙方共同協商確認的情況下，簽訂有關修改合同的文件。若為供應商對合同技術規范規定和審查過的圖紙確定的材料、工藝和設備等內容發起的變更，則必須提交買方、船級社進行審查之后，再修訂合同。
關鍵詞：采購;合同;風險
中圖分類號：F253 文獻標識碼：A
Abstract： This paper analyses the characteristics of purchase contract risk management in aerospace companies and puts forward seven suggestions. These suggestions can improve the purchase contract risk control level and protect the rights and interests of the company.
Key words： procurement; contract; risk
隨著市場經濟的發展，合同作為反映交易的法律形式，其作用日顯突出。企業作為生產經營的經濟實體，其在生產經營過程中必然會涉及到合同的簽訂和履行。采購是企業生產經營過程中一個非常重要的環節，是企業生產過程的源頭，是企業大額資金的出口，采購合同簽訂的好壞對任何企業來說都是十分重要的。一份好的合同必然會給企業帶來好的經濟效益，反之，一份有瑕疵的合同將會給企業帶來無盡的麻煩和困擾。
近年來，我國航天事業高速發展，軍民品產值連創新高。眾所周知，航天企業的型號產品是一個多學科、多專業有機結合的大規模系統工程。它投資巨大，技術復雜，綜合性強，協作面廣，質量和可靠性要求高，風險大，管理難度大，如“神舟”載人航天飛船涉及的供應商就達3 000家之多，供應商所屬行業涉及機械、電子、化工、生物、材料等眾多專業技術領域，組成了一個龐大的采購網絡體系，而采購合同是規范雙方在交易活動中履行各自權利和義務最主要的形式。
1 采購合同的相關概念
1.1 采購及采購合同
采購是指購買物資或接受勞務及支付款項等相關活動。采購合同是指供需雙方在執行物資采購活動中，通過自愿協商簽訂的一種具有法律效力的契約。
企業之間簽訂采購合同的作用主要體現在4個方面：（1）采購合同是市場經濟條件下企業間經濟聯系的主要形式;（2）采購合同是落實貨源的主要形式;（3）采購合同可以加強經濟責任制，促進經濟核算;（4）采購合同是供需雙方緊密聯系的紐帶。
1.2 采購合同的主要內容
簽訂采購合同必須遵循國家的法律法規，平等互利、互相協商，并且要內容具體、責任分明、文字簡練、便于執行。一般合同需要包括產品名稱、品種、規格、質量、數量、計量單位、技術標準、包裝、交貨、運輸、價格、結算方式、經濟責任等。
2 航天企業采購合同管理的現狀
（1）航天企業采購合同的乙方范圍非常廣，包括航天系統內外、軍工系統內外、國內外的供應商，供應商的技術水平和管理能力參差不齊。有些供應商提供的產品數量非常大，有些卻數量極少，供應商結構復雜，管理難度大。
（2）航天企業采購產品種類非常多，合同類別多樣化。所屬行業涉及機械、電子、化工、生物、材料等眾多專業技術領域，合同形式存在買賣合同、委托設計合同、進口委托合同、加工承攬合同等多種情況。
（3）航天產品定型周期一般比較長，需要通過研制多個階段的驗證，對質量及可靠性要求極高，一旦定型，需求在一段較長時間內使穩定的、更換的可能性也不大。通常在采購合同中，對質量及可靠性要求最多、也最細，進度、成本、服務等相關要求隨后。
（4）航天企業的軍品配套，受指令性計劃因素的影響較多，經濟往來以系統單位居多，在簽訂合同時，基本采用對方的合同文本，條款格式書寫不一，條款內容參差不齊，缺項現象時有發生，不能體現出合同的嚴肅和規范。一旦雙方發生爭議，則自保能力較差，因此非常有必要增強規范合同文本內容。
（5）由于航天企業經濟往來的供方以系統單位居多，系統單位多數都是國有企業，信用程度較高，一般很少在簽訂合同前對供方的資格和履約能力進行審查，也使得采購人員在此方面的風險意識不足。若進入完全競爭的民品市場，就會面臨著風險。
（6）航天企業采購系統的老同志較多，老同志大部分都是在航天科研生產體系下成長起來的，耳濡目染的也是計劃經濟下的管理方法，而大部分新來的學生是工科院校畢業的，有較強的技術知識，但基本沒有受過專業的采購、物流、經濟、法律等知識的相關學習，更沒有市場經驗，不熟悉市場操作，合同風險意識也相對較弱。采購人員的經濟法律素養有待提高。
3 加強航天企業采購合同風險控制的做法
3.1 規范供方的準入制度，加強供方的資質審核
由于航天產品的特殊性和復雜性，使其有一個龐大的采購網絡。因此加強采購供方的管理，建立供方名錄，規范供方的準入，從源頭控制風險就顯得非常重要。在規范供方準入的過程中，很重要的就是要加強供方資質審查。
審查供方資質，應該包括三個方面，一是要查清供方的經營主體資格是否合法和真實存在;二是要查清供方的履約能力，現有的、實際的、真實的經營情況;三是要審查合同公章與簽字人的身份，確保合同是有效的。
在具體實施操作中，查清供方的經營主體資格和履約能力，可以審查簽約對象的營業執照、法人代表證明、身份證、授權委托權限、企業年檢證明等，必要時可通過信函、電報、電話或直接派人上門了解等方式對對方的資信情況進行仔細的調查，切實掌握與了解對方的資質和履約能力。如有條件，在合同簽訂時進行公證或律師見證，從而減少企業風險。
審查對方合同公章與簽字人身份，在實際操作中，如果對方公章為法人的分支機構公章或內設機構，應要求其提供所屬法人機構的授權書。對方在合同上簽公章，并不能保證合同是有效的，還必須保證合同的簽字人是對方的法定代表人或經法人授權的經辦人。如對方簽字人是企業的法人代表，那么在簽訂合同之前，應要求對方提供法人代表身份證明，營業執照副本或工商行政管理機關出具的法人資格證書;如對方僅系企業的業務人員，則還應讓其提供企業及其法人代表的授權委托書、合同書、業務人員自身的身份證明以及財產擔保書等相關證明文件，切忌僅憑對方提供的銀行賬戶、合同專用章等不全面、不規范的文件就與其簽訂合同。同時也應該從根本上杜絕那種僅憑老關系、熟面孔或熟人的介紹就與對方簽訂合同的做法。
3.2 加強采購合同談判控制，建立健全采購產品價格信息庫
價格是采購合同的關鍵要素。要控制好價格，做到不被商家和市場蒙蔽，就需要建立健全采購產品價格信息庫。有了價格信息庫，才能找準降低采購成本的項目，在采購成本控制上事半功倍;才能在合同談判中掌握主動，增強談判能力。
在實際操作中，需要結合航天企業實際情況，集中精力通過多種渠道和方式采集有關商品采購信息，比如互聯網、信函咨詢、市場調查、專家咨詢、實地考察等方式。互聯網上有一些很專業的價格信息網絡，比如中國價格信息網、物資信息高速公路、中國金屬網等，這些網站能夠提供豐富的價格信息，有些甚至是非常權威的官方信息，雖然網上價格信息有不足之處，比如覆蓋不全、真實性和可靠性有待考究，但也能帶來方便快捷的幫助。同時目前市場有一些市場調查公司，也可以提供價格服務，在開發新產品確定目標價格時候，有時候對手成本和價格信息難以獲得，此時可以通過調查公司提供幫助，但耗時較長，費用較高，可以與互聯網查詢，互為補充。
通過上述方法，積少成多，擴充增大信息量，企業建立起適應企業需求的價格信息網，為領導決策和合同的談判、簽定及履行奠定堅實的信息基礎，也依此確定合同簽定方的資信、履行能力、價格等重要事項。
3.3 建立采購合同標準文本，統一條款格式，確保條款齊全，在合同簽訂中把握主動權
制定采購合同“標準”文本，統一條款格式，確保條款齊全，并加大合同條款的法律審核力度。目前航天企業相對處于買方市場有利的情況，應針對不同類別的產品制定適合本單位的標準合同文本，在簽定合同中把握主動權，降低合同的風險。
航天企業的采購合同目前主要包括買賣合同、加工承攬合同、進口委托合同、技術開發（委托、合作）合同等常用文本。雖然每一份合同的內容不一樣，但是它們都有一些共同的基本條款，這些條款包括：合同的標的、標的物的數量、質量要求及驗收、產品質量提出的異議期、價款或者報酬及支付方式、標的物交付的期限及地點和方式、違約責任、解決合同爭議的方法、其他特別約定條款，等等。
在編制好標準文本以后，結合不同類別合同文本的要求，有些條款則應作為格式條款直接固定下來，比如質量保證期、交貨地點、支付方式、交付中的風險，合同簽訂地點、解決合同爭議的方式，等等。有些條款可以協商，可以留出空白，待協商后填寫。
3.4 利用信息技術進行合同管理，實現合同信息共享，達到監督與制約雙層次管理
隨著信息技術的推廣普及，要充分利用網絡資源實行網上合同管理，在網上實現合同信息的共享，達到監督和制約的雙層次管理。
在有關合同的信息系統中，提供各種類型的標準文本，從源頭直接規范合同的格式和條款;實現網上合同登記，包括合同標號、標的物、價格、數量、需求日期、主要內容等相關信息;實行網上合同審批，合同條款內容的變動必須由法律審核部門同意后才能進行;實行網上合同蓋章，確保合同完成審批后執行;實行網上合同執行情況匯報，相關部門可以通過系統查詢到合同的執行情況。同時該網絡也可直接連接到領導和部門辦公室，為領導決策提供第一手資料。這樣不但可加強部門之間、部門與領導之間的工作溝通交流，降低運行成本，還可以達到監督與制約雙層次管理。
3.5 建立“四位一體”的合同管理模式，有效監督和控制合同的有效履行
要建立起“四位一體”的合同管理模式，法律審核部門負責合同條款，財務部門負責合同價格，技術部門負責標的物技術驗收標準，業務部門負責簽約和執行。合同控制、部門之間的溝通協調配合要形成制度，程序上、實體上相互牽制要進一步加強。
業務部門負責合同談判、簽約和執行，整體控制合同的相關過程，責任重大。法律審核部門負責合同條款，因為合同文本只是一種形式要件，是簽約的基礎，受控方面要上一個臺階，必須加強對合同條款的控制，嚴把審核關。財務部門負責合同價格審核，價格是合同中的關鍵要素、核心內容。技術部門負責確定標的物技術驗收標準，確保采購的產品滿足企業的需要。同時要對合同印章的管理形成制度。合同印章與合同管理部門用印應予以分離，實行合同用印審批登記，加大互相制約監督力度。
合同簽訂后即具有了法律效力，對合同雙方當事人都具有約束力。企業的各個部門必須要重視采購合同的履行及其風險控制。在采購合同履行過程中，業務部門應該密切關注合同標的物的交付時間及權利過戶的時間，敦促供方按時交付標的物;注意對合同標的物的質量檢查，如遇到標的物不符合合同約定的質量要求的，應及時進行退、換貨處理;合同履行完畢后對供貨商進行評價，為下次確定供貨商積累材料等。如果采購合同存在保密條款，應注意通知合同履行人員，注意保護商業秘密。在合同履行過程中，業務部門應及時向有關部門通報合同履行情況。合同履行中出現問題，在未取得對方當事人書面同意的情況下，不得擅自終止合同的履行，避免承擔違約責任。法律、財務和合同主管部門也要主動關注合同履行動態，了解相關情況，參與和監督合同的有效履行。
3.6 規范合同變更管理，防止出現合同爭議
采購合同的變更是指采購合同訂立以后、履行完畢之前由合同雙方當事人依法對原合同內容所進行的修改。采購合同在實際履行過程中由于各種影響合同履行情況的發生，有時很難做到完全遵照合同的約定履行，一方當事人就會在情況發生后與對方當事人協商變更合同部分條款。
合同變更的目的是通過對原合同的修改保障合同更好地履行以實現合同目的。但作為企業來說，必須要加強對于合同變更的管理。第一，必須采用書面形式簽訂補充協議，以防止出現合同爭議。第二，在標準合同文本中規定必須由合同簽訂人簽字確認變更，禁止企業其他相關人與供方隨意變更。第三，在企業內部需要對合同變更建立專門的流程管理，建立合同更改流程，編制合同更改單，需要按照原合同審批流程審批后方可執行。《合同法》規定：“當事人對合同變更的內容約定不明確的，推定為未變更。”所以在具體實施中要注意，法律規定采購合同內容的變更主要集中在如下幾個方面：（1）標的物數量的增減;（2）標的物品質的改變;（3）價款的增減;（4）履行期限、地點的改變;（5）結算方式的改變;（6）違約金的變更等。上述內容變更應當具體明確。
3.7 加強采購人員培訓，提高經濟法律素養
俗話說，買的沒有賣的精，即使連續從事采購多年，也未必比供應商更熟悉供應市場，稍不留意就可能被供應商牽著走。實際上采購不是一個簡單的事務性工作，而是一個專業活，充滿了技術和技巧。而且政策、市場和技術都在不斷變化，加強采購人員培訓，提高其整體素養就非常重要，不僅僅是一些必備的采購技術，還要包括經濟法律知識。
最基本也是最重要的要深入掌握的法律知識就是合同法，需要了解包括合同法的適用范圍、合同訂立的程序、合同成立的時間和地點、格式條款和免責條款、合同的效力、合同的履行規則、合同履行中的抗辯權、代位權、撤銷權、締約過失責任和違約責任、合同的擔保形式、合同的轉讓和中止等內容。并需要對各特殊類別的合同要求進行了解，包括買賣合同、技術開發合同、委托合同、承攬合同、特種買賣合同，等等。
同時也需要掌握一些民法和商法的知識，比如合同的擔保，有物的擔保、人的擔保，物的擔保就需要物權法的相關知識，比如抵押、質押;比如審查供方資質，需要對公司的性質等情況審查，就需要公司的相關知識，比如公司的類型、注冊資金的要求，等等。
4 總 結
采購是航天企業科研生產和經營管理的前提和保障，采購合同管理及法律風險有效控制關系到經營目標是否如期實現。本文在分析航天企業特點和合同管理現狀的基礎上，從“規范供方準入、加強資質審查”、“建立標準文本，統一條款格式”、“建立價格信息網、奠定談判基礎”、“建立四位一體，加強監督管理”、“應用信息技術，實現合同網絡共享”、“規范合同變更管理，防止出現合同爭議”、“加強人員培訓，提高法律素質”7個方面提出了建議，有助于加強航天企業合同管理，提高其風險控制水平。
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采購合同的管理應當做好以下幾方面的工作：
(l)加強對公司采購合同簽訂的管理
加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據企業的購銷任務收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關的合同法規規定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。
(2)建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行企業應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、匯報檢查制度，以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況，及時發現問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯系，密切雙方的協作，以利于合同的實現。
(3)處理好合同糾紛
當企業的經濟合同發生糾紛時，雙方當事人可協商解決。協商不成時，企業可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。
(4)信守合同，樹立企業良好形象
合同的履行情況好壞，不僅關系到企業經營活動的順利進行，而且也關系到企業的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利于樹立良好的企業形象。
2.公司采購合同的內容
公司采購合同的條款構成了采購合同的內容，應當在力求具體明確，便于執行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：
(l)商品的品種、規格和數量
商品的品種應具體，避免使用綜合品名;商品的規格應具體規定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數量多少應按國家統一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規格、數量明細表。
(2)商品的質量和包裝
合同中應規定商品所應符合的質量標準，注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規定出一定的比例，并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款;對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規格、體積、重量、標志及包裝物的處理等，均應有詳細規定。
(3)商品的價格和結算方式
合同中對商品的價格要作具體的規定，規定作價的辦法和變價處理等，以及規定對副品、次品的扣價辦法;規定結算方式和結算程序。
(4)交貨期限、地點和發送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關規定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發送方式是送貨、代運，還是自提。
(5)商品驗收辦法
合同中要具體規定在數量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。
(6)違約責任
簽約一方不履行合同，必將影響另一方經濟活動的進行，因此違約方應負物質責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：
①不按合同規定的商品數量、品種、規格供應商品;
②不按合同中規定的商品質量標準交貨;
③逾期發送商品。
購買者有逾期結算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。
(7)合同的變更和解除條件
合同中應規定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續來變更或解除合同等。
此外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。
3.采購合同的簽訂
(l)簽訂采購合同的原則
①合同的當事人必須具備法人資格。這里所指的法人，是有一定的組織機構和獨立支配財產，能夠獨立從事商品流通活動或其他經濟活動，享有權利和承擔義務，依照法定程序成立的企業。
②合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規定。
③簽訂合同必須堅持平等互利、充分協商的原則。
④簽訂合同必須堅持等價、有償的原則。
⑤當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。
⑥采購合同應當采用書面形式。
(2)簽訂采購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協商，取得一致意見，并簽署書面協議的過程。一般有以下五個步驟：
①訂約提議。
訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議，也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復期限內不得拒絕承諾，即提議人在答復期限內受自己提議的約束。
②接受提議。
接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內容表示同意，經過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當事人，
就合同的內容反復協商的過程，就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過程。
③填寫合同文本。
④履行簽約手續。
核電工程中的采購合同總體上包括四部分簽訂合同、履行合同、解除或轉讓合同、關閉或終止合同，這四個部分是一脈相承，環環相扣的整體，從設備采購的前期談判到簽約執行，采購的合同管理是處于核心地位的。尤其在合同簽訂和履行階段，合同簽訂前需要專門的合同管理人員對采購合同進行全面嚴謹的分析，在采購過程中防止追求利益最大化的商業經營者占空子；由于核電工程的設備物項繁雜、供貨周期長等原因，合同在履行階段最易出現問題和風險。要通過過程控制嚴格抓好合同管理，保證供貨范圍、技術規范和設備品牌、設備編碼、標牌、銘牌、設備配件、技術資料的提交的完整性，備品配件、設備油、設備等方面來仔細檢查執行合同。
2.核電工程合同管理的內容
2.1保證供貨內容全面、詳細、完整
當前核電工程中的設備采購大多采用系統打包采購的方式，這樣的方式在充分發揮優勢的同時對采購合同的擬定也提出了更為嚴格的要求。打包采購的中全面系統性強，對所有設備、支架、相關附件、整個工藝工程中的所需要的儀表、硬件軟件整體打包。進行采購合同擬定時需要對細節問題進行明確規定，如安裝的配套附件、專用工具、預埋件以及各系統之間接口的約定，全面規定供貨的邊界，采購合同內容要求全面、詳細、嚴謹、完整。
2.2全面規范技術設備和選擇品牌
要控制設備的質量，保證設備性能，對技術設備進行全面規范很重要。當前采用的采購打包系統可能在對核心設備進行規定的同時對一些安裝配件重視不足，材料采購上規定不夠明晰，如球閥、排污閥、電池閥、隔離閥等配件沒有明確要求，螺栓類的材料有不銹鋼材料、碳鋼材料之分，這個不同材料用起來差別都很大。品牌選擇上也有很大講究，不同廠家由于制造水平差異設計制造的不同品牌的設備性能差異明顯，產地不同的同一品牌設備，質量也因地域差異而有所區別，國產品牌設備與進口品牌設備一定要清楚地做出描述。當前全球化的發展設備制造業也日益國際化，我國核電工程的發展對這方面的設備需求也越來越多，一些進口產品制造商借機打入國內市場，在國內設置了工廠和制造基地，利用國內的人力、場地節省了費用獲得更多的盈利，但這些國產化后的相關設備價格出現差異時其質量也會不同或是質量下降。有的進口設備性能在使用上明顯優于國產的，但出于盈利考慮一些供貨方就會在未明確規定的情況下選擇價格相對低廉的國產設備。在品牌選擇上，要根據實際情況選擇3、4家實力均衡的廠家對比，不要急于簽訂合同，這樣做可以有效避免某些廠家因設備故障無法正常提供品牌設備的供貨，或者因訂單飽和無法及時排產的情況而耽擱工程的進展對項目帶來不利影響的情況，廠家之間的競爭也會帶來同一品牌不同廠家的價格不同，在合同最后簽訂時一定要保證產品性能，采購合同中一定要做出明確規定，避免供貨發趁機牟利而使設備質量無法保證后期影響工程的進度。
2.3有序編碼
采購的設備進行編碼并在出廠前進行核實，保證設備有序也是采購合同的技術文件中需要體現出來的。因編碼要求籠統、管理不嚴、程序缺乏等狀況導致的編碼混亂而影響工程的情況也時有發生，合同中要規定要求供貨方根據合同要求進行編碼、標牌和銘牌。為保證標牌統一有序，對標牌的形式、規格做出明確規定，在名牌填寫上要求規范，設備編碼位號一致。
2.4備品配件進行清單管理
采購合同中要將備品配件的型號、規格、圖樣詳細信息進行描述，便于采購同時也有效彌補打包采購的缺陷。打包采購時供貨商一般主要考慮提供主設備未統籌考慮系統配置內的備件和材料。需要在采購合同中以清單的形式盡量全面的列出備件，包括備件數量、比例、類型。
2.5提交具體設備的資料
在打包采購中要注重單個設備的技術規格和技術描述，目前一些完工資料中只能查詢到機械部分的備件，對軸承的型號、尺寸圖的信息都不明確，為避免對后續管理、設備造成不利影響尤其在完工資料中要對一些設備如泵的構造圖、配備圖進行資料完善，提供具體設備的資料。
2.6變更規范
減少后續擴建、異常情況的風險系數，不宜太早簽訂采購合同，因為設備采購階段還是初步設計階段，設計方案可能需要變更，變更嚴格按照規范來，供貨廠家可能為了追求最大利益以優化設計為由節省材料、設備，這些對后續擴建異常情況的處理都是非常不利的。材料設備變更要嚴格控制，之前就有商家為了獲得差價利潤，會提出各種理由來更改一些部件或配件的數量、規格，比如設備批次不同原設備部件停產、或訂單飽和的說辭；交貨時間變更需進行提前約束，尤其是一些重要核心設備的供貨一定要嚴格規定供貨時間拒絕變更，尤其在臨近交貨期不得因工程的需求迫切就降低標準。
2.7規范設備保養
在工程開始以前設備還需經過調試，調試階段設備會處于一種停備用狀態，這個時候的保養不到位就會導致生銹腐蝕等問題的出現，尤其是在核電工程中，設備大多會存放在工程附近，這些工程大多位于海邊或是一些開闊的地方，位于海邊的設備極其容易受到濕潤而鹽度高的海風的侵蝕，保養不周等工程開始以后設備系統就無法正常運行。工程開始后對于一些不常用的設備的養護也很重要。養護需要一定的油及其他養護設備，設備規格不同養護設備就不同，這些設備都需要供貨商配套配備，以免后期工程開始后購買不便。
2.8設備采購驗收
采購設備包裝出廠前，合同中需申明要進行專門的驗收減少后期麻煩。
3.結語
