時(shí)間：2023-05-23 16:50:38
序論：在您撰寫財(cái)會(huì)檔案管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；電子化信息；管理
一、電子化信息下財(cái)會(huì)檔案管理的特點(diǎn)
信息化財(cái)會(huì)檔案除了涵蓋傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，同時(shí)還涵蓋了通過計(jì)算機(jī)和其他磁性介質(zhì)或光盤保存起來的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，一定程度上拓寬了財(cái)會(huì)檔案的存儲(chǔ)領(lǐng)域，但由于磁性介質(zhì)太過依賴環(huán)境，電子數(shù)據(jù)常常在溫度、濕度等因素的影響下發(fā)生丟失情況，所以對(duì)使用存放環(huán)境提出了更高的要求。會(huì)計(jì)電子檔案不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以直接進(jìn)行翻閱，而需要一定的計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)支持方可實(shí)現(xiàn)查閱，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是其必不可少的一部分，同時(shí)還注重軟件環(huán)境系統(tǒng)的優(yōu)化配置。信息化財(cái)會(huì)檔案由于實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息的數(shù)字化，為統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表制作等提供了便捷，有效保證了財(cái)會(huì)檔案的高效利用，并且積極促進(jìn)了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)間的優(yōu)化整合，實(shí)現(xiàn)了財(cái)會(huì)檔案信息資源的全面共享，不過這也帶來了財(cái)會(huì)檔案被不法人員篡改、泄露的問題，追究其原因是因?yàn)橥ㄟ^文件形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或其他專門的存儲(chǔ)介質(zhì)上的財(cái)會(huì)檔案，常常會(huì)受到電腦病毒的侵襲，最終引起數(shù)據(jù)丟失、影響系統(tǒng)正常運(yùn)行，此外，電子檔案整體信息集中在一起，使不法人員有了惡意篡改數(shù)據(jù)的機(jī)會(huì)，并且修改后的電子檔案沒有特別明顯的痕跡，無法將數(shù)據(jù)恢復(fù)到之前正常的狀態(tài)，最終降低了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性。電子化財(cái)會(huì)檔案的優(yōu)勢眾多，但也有一定的缺陷，如何保障該檔案的安全完整，促進(jìn)其作用全面發(fā)揮，為需求者提供更多的幫助，這是現(xiàn)代財(cái)會(huì)檔案管理的關(guān)鍵。
二、完善信息化下財(cái)會(huì)檔案電子化管理的策略
（1）構(gòu)建完善的信息化財(cái)會(huì)檔案管理制度。當(dāng)前，隨著財(cái)會(huì)檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，企業(yè)對(duì)內(nèi)部基礎(chǔ)資料進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范，制定了相應(yīng)的財(cái)會(huì)檔案管理流程及方法，但在頒布的財(cái)務(wù)管理實(shí)施細(xì)則中雖對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理流程作了一定的規(guī)范，實(shí)際卻沒有具體操作層面的制度規(guī)范。所以必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子檔案管理辦法》的標(biāo)準(zhǔn)要求，加快構(gòu)建一套行之有效的會(huì)計(jì)信息化檔案管理制度，涵蓋了歸檔制度、借閱制度、保管制度等，該制度的建立有效提高了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全完整性。（2）加快財(cái)會(huì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)進(jìn)程。過去的財(cái)會(huì)檔案室中不存在先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，這樣在賬務(wù)查賬過程中，只能通過傳統(tǒng)滯后的方式，先在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中調(diào)出賬務(wù)，找出所需憑證號(hào)，然后再到檔案室中找尋有關(guān)憑證資料，如果檔案室與財(cái)務(wù)辦公場所之間相隔較遠(yuǎn)，那么就會(huì)帶來極大的不便，制約了工作成效。所以加快硬件設(shè)施建設(shè)，針對(duì)檔案管理實(shí)際所需優(yōu)化配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)施，綜合財(cái)務(wù)系統(tǒng)與檔案存放地，從而提高財(cái)會(huì)電子檔案的利用率。與此同時(shí)，針對(duì)檔案保管地點(diǎn)和財(cái)務(wù)人員查詢地點(diǎn)之間的空間性，為了方便檔案更好的查詢，在相關(guān)硬件設(shè)施配備齊全后，若能研發(fā)出和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)有效對(duì)接的財(cái)會(huì)電子檔案查詢系統(tǒng)，那么財(cái)務(wù)人員就不再受檔案管理人員的限制，可直接調(diào)取原始檔案，保障了檔案的有效利用。（3）構(gòu)建專門的財(cái)會(huì)檔案管理信息平臺(tái)。在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)與信息單據(jù)管理基礎(chǔ)上，為了有效處理各系統(tǒng)單據(jù)關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)、連貫性弱以及管理不夠規(guī)范等問題，可構(gòu)建一個(gè)專門的財(cái)會(huì)檔案管理信息平臺(tái)。該平臺(tái)的建立能提高電子檔案管理的操作水平，單據(jù)傳遞實(shí)現(xiàn)了可視性、連貫性，信息數(shù)據(jù)得到了嚴(yán)格保密，權(quán)限清晰，將財(cái)會(huì)電子檔案貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)全過程，并且財(cái)會(huì)電子檔案管理高度集中，由于直接使用各類電子單據(jù)，逐步摒棄了各類業(yè)務(wù)的紙質(zhì)單據(jù)。現(xiàn)階段，已經(jīng)有企業(yè)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行了融合，身份認(rèn)證系統(tǒng)得到推廣與應(yīng)用，簽名和公章實(shí)行電子化，很好的推動(dòng)了財(cái)會(huì)電子檔案的信息化管理。（4）構(gòu)建完善的風(fēng)險(xiǎn)防范體系，提高電子檔案信息的安全性。通過設(shè)置防火墻等手段，以防范計(jì)算機(jī)硬件隱患問題，確保系統(tǒng)安全有效運(yùn)行；此外，還應(yīng)對(duì)工作流程、文件信息、信息保管方式進(jìn)行規(guī)范化管理，提高會(huì)計(jì)信息傳遞的及時(shí)性、安全性。系統(tǒng)管理員的職責(zé)任務(wù)是加強(qiáng)流程的監(jiān)管，這對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的安全性提供了重要保障，同時(shí)還保證了系統(tǒng)內(nèi)生成的財(cái)會(huì)電子檔案真實(shí)完整。所以檔案管理者必須注重流程管理的科學(xué)性。信息化環(huán)境下，檔案管理傾向于梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程，把檔案處理的各環(huán)節(jié)、內(nèi)容納入到工作流程中并生成檔案信息，因此企業(yè)應(yīng)積極構(gòu)建完善的財(cái)會(huì)電子檔案信息安全保障體系，設(shè)置專門的電子檔案數(shù)據(jù)中心，完善權(quán)限體系，通過雙機(jī)熱備份等有效手段為數(shù)據(jù)的安全奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，并安排專業(yè)的人員做好日常維護(hù)管理工作。（5）提高財(cái)會(huì)人員素質(zhì)及思想認(rèn)識(shí)。財(cái)會(huì)檔案電子化，除了具備傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)功能外，同時(shí)還必須具備使用計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確高效計(jì)算、分析能力的功能，而這就需要配備充足的專業(yè)人才，投身于電子檔案的管理，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)完整性。此外，推行會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者必須高度認(rèn)識(shí)對(duì)財(cái)會(huì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，同時(shí)還要督促相關(guān)制度的構(gòu)建。當(dāng)前，依舊有部分推行會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)，在財(cái)會(huì)檔案資料管理上按手工管理時(shí)的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，所以提高財(cái)會(huì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，樹立磁性介質(zhì)檔案資料的管理意識(shí)，成為了迫切需要解決的任務(wù)。（6）通過數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)信息標(biāo)準(zhǔn)化。隨著財(cái)會(huì)信息化進(jìn)程的加快，財(cái)會(huì)信息需要專門統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這是目前不容小覷的問題，財(cái)會(huì)信息標(biāo)準(zhǔn)化關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)接口的標(biāo)準(zhǔn)化。通過數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)XBRL，能提供數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，促進(jìn)了各軟件內(nèi)數(shù)據(jù)的有效轉(zhuǎn)換。運(yùn)用XBRL可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)整合，集中各項(xiàng)財(cái)會(huì)信息，能對(duì)不同技術(shù)、不同平臺(tái)及不同軟件下形成的商業(yè)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行自由交換及安全提取，重組底層的元數(shù)據(jù)生成新的財(cái)務(wù)報(bào)表，達(dá)到現(xiàn)代化會(huì)計(jì)制度及其表格要求，通過高效的工具促進(jìn)報(bào)表數(shù)據(jù)的再利用、傳遞及儲(chǔ)存，防止了各類問題的發(fā)生，如財(cái)務(wù)軟件相同但版本不同或財(cái)務(wù)軟件不同都必須提供數(shù)據(jù)接口等問題，所以對(duì)于企業(yè)而言，一旦使用了XBRL，就能保證各類數(shù)據(jù)間的安全轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)報(bào)告數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。XBRL技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用，不斷拓寬了電子化財(cái)會(huì)檔案數(shù)據(jù)的范圍，同時(shí)還全面歸納匯總了標(biāo)準(zhǔn)接口達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)會(huì)信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。
三、結(jié)語
信息化財(cái)會(huì)檔案和傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)檔案具有緊密的聯(lián)系，相互配合協(xié)作，直接反映了企業(yè)未來財(cái)會(huì)規(guī)范化的方向。所以我們應(yīng)全面突出財(cái)會(huì)信息化的功能作用，加強(qiáng)財(cái)會(huì)檔案電子化管理。檔案管理人員應(yīng)緊跟信息化時(shí)代的發(fā)展步伐，積極探索各類先進(jìn)高效的檔案管理手段，更新管理理念，豐富檔案管理的技術(shù)含量，全面反映檔案的潛在價(jià)值，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
1.孫瑾.會(huì)計(jì)信息化檔案管理中的問題及對(duì)策.人力資源管理，2010(4).
一、加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)
面對(duì)千人千面的檔案收集裝訂現(xiàn)象，使用專人負(fù)責(zé)，無疑是一個(gè)很好的解決問題的方法，但在不具備人才條件的情況下，加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)，更是一個(gè)可具有操作性的方法。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)作為會(huì)計(jì)人員的崗位培訓(xùn)及繼續(xù)教育內(nèi)容，且長抓不懈，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)及操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化工作，提高案卷質(zhì)量。
二、依據(jù)法規(guī)，配備專人管理會(huì)計(jì)檔案，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的有效管理
檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)，由于會(huì)計(jì)檔案工作未配備專人負(fù)責(zé)，實(shí)際上這一系列工作有的環(huán)節(jié)由人兼職，有的環(huán)節(jié)就根本沒執(zhí)行，根本就談不上會(huì)計(jì)檔案的管理。并且在現(xiàn)在檔案規(guī)模不斷擴(kuò)大、檔案數(shù)量不斷增加的前提下，配備專人管理會(huì)計(jì)檔案尤顯必要。會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才能保證管理工作所需的人力物力，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，具體管理人員才能具備工作的熱情與積極性。因此依據(jù)法規(guī)，考慮實(shí)際工作需要，重視檔案工作，配備專人管理會(huì)計(jì)檔案，是加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，提高管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的有效性的根本保證。
三、加強(qiáng)往來款管理，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)，減少各賬務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求
財(cái)務(wù)部門為了自身查詢的方便，使其不能及時(shí)向檔案管理部門移交會(huì)計(jì)檔案。而查詢需要產(chǎn)生的一個(gè)主要根源就是債權(quán)債務(wù)的清理，由于債權(quán)債務(wù)清理工作的不到位，報(bào)帳經(jīng)辦人主動(dòng)性不夠，致使很多往來款項(xiàng)長期掛帳，沒有一個(gè)統(tǒng)一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)往來款項(xiàng)管理，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)，盡量做到當(dāng)年債務(wù)當(dāng)年結(jié)清，也減少各帳務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求，使會(huì)計(jì)檔案能按規(guī)定及時(shí)向檔案管理部門移交。
四、會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)制度體制的調(diào)整而做及時(shí)調(diào)整
加強(qiáng)檔案管理，會(huì)計(jì)制度體制的調(diào)整不能忘了會(huì)計(jì)檔案管理制度的調(diào)整，會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)始終作為會(huì)計(jì)人員職能的一部分。加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)不能忘了檔案知識(shí)、檔案意識(shí)的培育，只有建立了合理及時(shí)的管理制度，及具備了充分檔案意識(shí)檔案技能的會(huì)計(jì)人員，才能打下實(shí)行檔案管理的基礎(chǔ)。同時(shí)檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)介入，加強(qiáng)同財(cái)會(huì)部門的合作，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。
五、加強(qiáng)財(cái)會(huì)部門與檔案管理部門的溝通
財(cái)會(huì)部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價(jià)值的開發(fā)，而且溝通對(duì)于檔案資料收集移交范圍及時(shí)調(diào)整確定具有不可估量的作用，只有溝通了，財(cái)會(huì)部門才能及時(shí)收集應(yīng)收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財(cái)會(huì)部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。
六、財(cái)會(huì)檔案管理人才應(yīng)具備復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)
加強(qiáng)人們對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理工作的重視，一個(gè)重要渠道就是充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，只有當(dāng)人們認(rèn)識(shí)到檔案有用即有價(jià)值，才能提高人們對(duì)檔案的重視程度，才能加強(qiáng)人們對(duì)檔案的管理力度。其實(shí)這是一件相輔相成的事，意識(shí)決定于對(duì)價(jià)值的認(rèn)識(shí)，反過來價(jià)值又增強(qiáng)了人們的意識(shí)。在現(xiàn)在在一個(gè)人們對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠的情況下，管理者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理人才的建設(shè)，配備一只具備復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)檔案管理隊(duì)伍，以開發(fā)檔案價(jià)值為目的，以為決策者提供決策有用的信息為主導(dǎo)，積極開發(fā)，主動(dòng)服務(wù)，讓使用者在使用中充分體會(huì)到檔案的價(jià)值，從而加強(qiáng)其對(duì)檔案的重視程度，提高檔案的管理力度。
1 財(cái)會(huì)檔案管理的人為因素風(fēng)險(xiǎn)
風(fēng)險(xiǎn)主要為可能遇到的危險(xiǎn)或不確定性，財(cái)會(huì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)主要來自于三方面的不確定性因素：一是人為因素，二是社會(huì)因素，三是自然因素戰(zhàn)爭或者火災(zāi)等由人主導(dǎo)的因素；物理因素，比如溫度、濕度的控制是否能保持檔案的最佳保存狀態(tài)，是否做好了遮陽遮光防范。
其中，人為因素是造成所有風(fēng)險(xiǎn)災(zāi)難的首要因素。研究表明，70%-80%的災(zāi)難是由人犯錯(cuò)誤造成的。對(duì)于檔案風(fēng)險(xiǎn)也多由人為因素引發(fā)，本文主要分析人為因素包含的各個(gè)方面。
1.1 領(lǐng)導(dǎo)層方面
財(cái)會(huì)檔案在各個(gè)行業(yè)中有著不同的意義，在銀行證券等金融行業(yè)中，財(cái)會(huì)檔案關(guān)系到金融資本的安全，是風(fēng)險(xiǎn)隱患中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；但在以教學(xué)科研為主的高校，往往從學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層開始就忽視財(cái)會(huì)檔案的重要性，在學(xué)校整體檔案管理中被排在次要位置。
研究顯示，85%的企業(yè)破產(chǎn)或者失敗源于領(lǐng)導(dǎo)層的錯(cuò)誤管控，而其中73%是源于高層的決策失誤。領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于財(cái)會(huì)檔案的漠視，也使得財(cái)會(huì)檔案管理鮮有規(guī)范的制度條例來指導(dǎo)，這給財(cái)會(huì)檔案管理埋下了風(fēng)險(xiǎn)隱患。
1.2 部門間協(xié)作方面
財(cái)會(huì)檔案的管理涉及到財(cái)務(wù)部門和檔案部門，財(cái)務(wù)部門是財(cái)會(huì)檔案的形成部門，財(cái)務(wù)部門對(duì)財(cái)會(huì)檔案的收集、裝訂、整理、前期保管等工作將直接決定財(cái)會(huì)檔案的初期質(zhì)量。但財(cái)務(wù)部門并非專業(yè)的檔案管理部門，需要專業(yè)檔案部門的協(xié)助和配合，而一些高校檔案部門、財(cái)務(wù)部門以及與學(xué)校各二級(jí)單位三方面之間的聯(lián)系僅限于歸檔交接，并沒有建立良好的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。由于部門間互相不了解彼此的工作模式和需求，缺乏明確的分工，使得部門間互相推諉，造成溝通障礙。
1.3 檔案部門管理方面
對(duì)高校檔案部門來說，檔案部門內(nèi)部管理水平?jīng)Q定著部門的文化和發(fā)展，是檔案部門能否完善運(yùn)行各類檔案管理的關(guān)鍵。檔案部門管理風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為：
一是檔案部門管理者領(lǐng)導(dǎo)水平欠缺，因其職業(yè)敏感性，對(duì)財(cái)會(huì)檔案人員的要求較高。二是檔案員工未能參與到風(fēng)險(xiǎn)決策中，職工提出的意見不被采納，打消了其工作積極性。三是檔案管理部門缺乏財(cái)會(huì)方面的專業(yè)知識(shí)，不注重與本校財(cái)會(huì)部門以及外界相關(guān)檔案部門的交流和學(xué)習(xí)，使得員工專業(yè)知識(shí)匱乏。
1.4 從業(yè)人員方面
檔案管理人員是接觸檔案最多的人員，也是指導(dǎo)歸檔和利用檔案的引導(dǎo)者，因此檔案管理人員的素質(zhì)決定了財(cái)會(huì)檔案的安全。財(cái)務(wù)檔案較其他檔案更為特殊，需要檔案管理人員兼?zhèn)錂n案管理能力和財(cái)務(wù)知識(shí)。。同時(shí)，財(cái)會(huì)檔案鮮有專門的人員進(jìn)行管理，人員流動(dòng)性大，導(dǎo)致工作接續(xù)出現(xiàn)問題，檔案部門在查檔過程中發(fā)現(xiàn)漏裝、錯(cuò)裝等問題時(shí)也會(huì)有未能及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)部門等情況。
1.5 查檔人員方面
隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，科研課題的審計(jì)工作也隨之增加，對(duì)學(xué)校資金收支分配情況和對(duì)科研課題相關(guān)的業(yè)務(wù)憑單等審計(jì)材料的查閱也相應(yīng)增加。在查檔高峰期，因?yàn)闄n案館的格局和人手不夠等限制，不能及時(shí)對(duì)查檔人員進(jìn)行監(jiān)管，造成了查檔隱患。同時(shí)，由于工作量大，工作實(shí)效要求高，因此為了提高工作效率，相關(guān)查檔老師也會(huì)派學(xué)生來檔案部門查詢財(cái)會(huì)檔案，這種委托的行為也可能給檔案管理造成風(fēng)險(xiǎn)隱患。
2 財(cái)會(huì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管控措施
財(cái)會(huì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理即預(yù)測未來的不確定性因素，并采取相應(yīng)的措施，以減少對(duì)檔案造成損失的過程。通過分析、識(shí)別和評(píng)估了上述人為因素可能造成的風(fēng)險(xiǎn)，可以從以下幾方面實(shí)施應(yīng)對(duì)措施：
2.1 提升財(cái)會(huì)檔案管理意識(shí)
要想提升財(cái)會(huì)檔案的管理水平，首相要從思想上扭轉(zhuǎn)對(duì)財(cái)會(huì)檔案的重視程度，提升財(cái)會(huì)檔案管理相關(guān)的人員的風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)。首先，要讓學(xué)校管理者認(rèn)識(shí)到財(cái)會(huì)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要性；其次，檔案部門要對(duì)財(cái)務(wù)部門及各二級(jí)單位相關(guān)人員普及檔案管理?xiàng)l例，加強(qiáng)其對(duì)檔案的前期整理水平及保管責(zé)任意識(shí)；第三，要通過采取各種安全方式教育和宣傳，加強(qiáng)職工的安全意識(shí)，形成全館的安全文化氛圍，做到人人參與，人人負(fù)責(zé)；第四，檔案館的從業(yè)人員更要以身作則，思想上加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范，行動(dòng)上改變被動(dòng)接收檔案的局面，減少倦怠情緒；最后，在檔案部門內(nèi)張貼查檔安全知識(shí)圖，重要的位置張貼警示標(biāo)志，讓風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)深入每個(gè)查檔人的心。
2.2 建立財(cái)會(huì)檔案管理制度。
要制定“從上而下”的安全管理制度，上至主管校領(lǐng)導(dǎo)、檔案館及財(cái)務(wù)處主管領(lǐng)導(dǎo)，下至財(cái)務(wù)處及相關(guān)部門兼職檔案員、財(cái)會(huì)檔案專職管理人員、查檔人員，將相關(guān)的責(zé)任分散到每個(gè)檔案從業(yè)人員身上，使每個(gè)人都明確自己的責(zé)任和權(quán)利，履行自己的義務(wù)。同時(shí)，制定檔案獎(jiǎng)懲制度，將違背財(cái)會(huì)檔案管理制度的行為予以指正，必要時(shí)限制查檔或通報(bào)，以加深其對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理制度的執(zhí)行。
2.3 改進(jìn)檔案部門風(fēng)險(xiǎn)文化。
企業(yè)或組織的風(fēng)險(xiǎn)文化分為高責(zé)備文化和無責(zé)備文化。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后，領(lǐng)導(dǎo)者是否責(zé)備職工決定了其管理文化和管理水平。在檔案館風(fēng)險(xiǎn)文化塑造中，人是關(guān)鍵，要以人為本，提高館內(nèi)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管控文化。檔案管理者首先要提高自己的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力，注意行事方法；其次，要建立良好的自上而下的溝通機(jī)制，共同成長進(jìn)步；再次，管理者要采取鼓勵(lì)機(jī)制，對(duì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的行為予以獎(jiǎng)勵(lì)；第四，管理者要學(xué)會(huì)權(quán)力下放，將主動(dòng)權(quán)交給具體負(fù)責(zé)財(cái)會(huì)檔案的職工，因?yàn)樗麄儾攀窃擃悪n案的直接管理員，對(duì)檔案的情況更為熟悉，因此要多采納他們的意見，賦予其更多的參與感與責(zé)任感，讓其從被動(dòng)接受領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變成檔案的主導(dǎo)者；第五，合理利用資源，注重職工個(gè)人素質(zhì)全面發(fā)展，如邀請(qǐng)財(cái)務(wù)人員對(duì)本部門職工做財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)的普及。
2.4 發(fā)展財(cái)會(huì)檔案信息化系統(tǒng)。
現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用在提高辦事效率的同時(shí)也降低了人為錯(cuò)誤的發(fā)生，財(cái)會(huì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理也需要信息化系統(tǒng)的支撐。首先，通過將財(cái)會(huì)檔案數(shù)字化，一些往來賬目可以以電子檔案的形式查閱，緩解了來館翻閱紙質(zhì)檔案造成壓力，也減少了人為監(jiān)督和指導(dǎo)查檔的工作強(qiáng)度，降低了人為錯(cuò)誤引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)；其次，加大對(duì)財(cái)會(huì)檔案數(shù)字化的硬件支持，提供先進(jìn)的設(shè)備，并培訓(xùn)財(cái)務(wù)檔案管理人員相關(guān)的電子檔案管理知識(shí)和信息化風(fēng)險(xiǎn)防范方法；第三，檔案部門要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)新，優(yōu)化部門網(wǎng)站建設(shè)，從各部門及教職工的需求出發(fā)，建立財(cái)會(huì)檔案專門頁面，普及財(cái)會(huì)檔案相關(guān)法律法規(guī)、專業(yè)知識(shí)、歸檔和查檔要求、操作流程等，減少溝通不善帶來的風(fēng)險(xiǎn)；第四開發(fā)檔案管理公眾號(hào)，利用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，定期向教職工推送檔案工作內(nèi)容，并開發(fā)留言板及在線交流功能，讓公眾能參與到檔案館的建設(shè)中來，更好的改進(jìn)檔案管理工作。
3 總結(jié)
財(cái)會(huì)檔案是高校綜合檔案的重要組成部分，反映了高校某一時(shí)期的科研與教學(xué)活動(dòng)，是高校發(fā)展史的見證，關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展動(dòng)向和今后的發(fā)展形勢。但是隨著風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)的增強(qiáng)，我們意識(shí)到人為因素導(dǎo)致的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)越來越影響著財(cái)會(huì)檔案的命運(yùn)。本文從提升管理意識(shí)、制定風(fēng)險(xiǎn)制度、改進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)文化和發(fā)展信息化系統(tǒng)方面對(duì)財(cái)會(huì)檔案提出了風(fēng)險(xiǎn)管控措施。這些措施的后期實(shí)施還需要根據(jù)實(shí)際情況不斷的調(diào)整和探索，以期實(shí)現(xiàn)優(yōu)化的全過程風(fēng)險(xiǎn)管理，確保財(cái)會(huì)檔案信息的
安全。
【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)檔案 電算化 檔案管理 信息化
所謂會(huì)計(jì)電算化,是指計(jì)算機(jī)技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用,即采用電子計(jì)算機(jī)替代人工記賬、算賬、報(bào)賬,以及對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析和利用的工程。會(huì)計(jì)電算化后,提高了會(huì)計(jì)核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率,減輕財(cái)會(huì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,使財(cái)會(huì)人員從繁重的手工勞動(dòng)和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來,更好地參與單位的經(jīng)營決策,加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化是企業(yè)會(huì)計(jì)電算化改革和發(fā)展的客觀需要,是時(shí)展的必然,是會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展方向。管好用好財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)財(cái)會(huì)工作向高水平發(fā)展的重要前提。
一、會(huì)計(jì)電算化特點(diǎn)
1、數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化
在傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)工作環(huán)境下,科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表分析均需要進(jìn)行人工匯總計(jì)算,使得財(cái)務(wù)人員的工作量很大,同時(shí)也容易造成數(shù)據(jù)上的計(jì)算錯(cuò)誤。在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下,只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會(huì)計(jì)分錄,通過憑證的審核、修改、確認(rèn)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成,同時(shí)可以根據(jù)需要生成會(huì)計(jì)報(bào)表,這大大降低了財(cái)務(wù)人員的工作量,也避免了計(jì)算加總等工作出現(xiàn)的錯(cuò)誤。
2、數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)發(fā)生了變化
手工會(huì)計(jì)方式下,數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤的可能性加大,而且同一類數(shù)據(jù)可能會(huì)重復(fù)多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”介質(zhì),保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間,還需進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會(huì)計(jì)工作環(huán)境下,數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤”,磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間,也使數(shù)據(jù)存取方便,同時(shí)通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外,還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對(duì)磁盤進(jìn)行備份工作。
二、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
眾所周知,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性,不得隨意篡改。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中,財(cái)務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會(huì)計(jì)檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,是搞好企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。各級(jí)企事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后,由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件,財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成,隨之而使會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。本文根據(jù)工作的實(shí)踐,總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下顯著特點(diǎn)。
第一,較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案,會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。
第二,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性,而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。
第三,會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張,更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。
第四,電子財(cái)務(wù)檔案便于計(jì)算、分析,快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財(cái)務(wù)檔案上網(wǎng),通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
第五,電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞。
正如上面所述,電子財(cái)務(wù)檔案或財(cái)務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點(diǎn),但也有不足的一面。如具有系統(tǒng)依賴性,即需要一定的軟硬件環(huán)境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點(diǎn),同時(shí)它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響,即對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實(shí)行電算化的時(shí)間越長,會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多,即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)的管理。因此,即使實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實(shí)行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔。
三、電算化會(huì)計(jì)檔案工作的內(nèi)容
1、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理,建好數(shù)據(jù)庫,并及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)
檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ),其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財(cái)務(wù)檔案室就是財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地,是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上,必須建立企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫,可以按企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個(gè)主要的數(shù)據(jù)庫,如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個(gè)主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立,立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入,將本單位的財(cái)務(wù)檔案資料都錄入計(jì)算機(jī)。
2、搞好財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),提高檔案使用效率
檔案的最大價(jià)值在于利用,檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò),一方面可以將業(yè)務(wù)上級(jí)的文檔以及本級(jí)各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫,減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù),也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財(cái)務(wù)檔案信息咨詢。總之,網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時(shí)空差,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的跨越,整合財(cái)力資源、人力資源,提高財(cái)務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。
3、搞好財(cái)務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè),做到定量分析與定性分析相結(jié)合,科學(xué)管理使用檔案
財(cái)務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸,最終要提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財(cái)務(wù)人員處理和運(yùn)用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)來處理問題是不行的,必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ),以計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段,建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對(duì)一個(gè)問題提出多種方案,并對(duì)方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化,最大限度地提高財(cái)務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。
四、如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作
電算化會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物,又是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的客觀表現(xiàn),在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理是電算化會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保證,是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證,是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。因此,必須做好會(huì)計(jì)憑證的收集和整理、會(huì)計(jì)賬簿的收集和整理、會(huì)計(jì)報(bào)表的收集和整理、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理。
1、加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應(yīng)該由財(cái)務(wù)部門和檔案部門人員共同協(xié)商,分別從財(cái)務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計(jì)思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。在財(cái)務(wù)軟件方面,應(yīng)采用一定的安全保密措施,實(shí)行電子簽單制度,建立和健全財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財(cái)務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財(cái)務(wù)軟件升級(jí),保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。
2、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的收集
所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)(如一個(gè)會(huì)計(jì)年度),把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上,從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財(cái)務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào);財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊(cè)。
3、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存
由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,貼上保護(hù)字樣,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起的整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無法挽救的損失。
此外,還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此,本文建議會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
4、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的整理和利用
電算化會(huì)計(jì)檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢,使決策者在遵循市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用。在長期開展會(huì)計(jì)電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí),我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況:(1)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致,此時(shí)只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致,此時(shí)您只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。
5、提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
財(cái)務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案干部隊(duì)伍,是財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)部門要補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員,逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況,滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高其掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識(shí)和技能。建立合理的財(cái)務(wù)檔案管理人員的效績考核評(píng)價(jià)規(guī)定,對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化能力強(qiáng)、成績好的單位和個(gè)人要及時(shí)進(jìn)行表彰,激勵(lì)大家學(xué)信息化、用信息化。此外,還要對(duì)計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)人員進(jìn)行一定的檔案工作、財(cái)務(wù)管理工作知識(shí)和技能的介紹,使其了解財(cái)務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財(cái)務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。
五、電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)注意的問題
1、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后,存貯在硬盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份
根據(jù)《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報(bào)表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定,賬務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封;備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi),存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯;雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。
2、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性,一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因,將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理,會(huì)計(jì)工作不能進(jìn)行。數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、高效主要依賴于財(cái)務(wù)軟件的質(zhì)量和性能。一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問題將會(huì)影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒,將會(huì)嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全,若不能及時(shí)排除病毒很有可能擴(kuò)大損失。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要保存在計(jì)算機(jī)的磁盤或者外在軟盤、光盤中,一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞,保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失,如果沒有相關(guān)備份的話,將給會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失,嚴(yán)重影響到企業(yè)的會(huì)計(jì)工作。磁性介質(zhì)以磁信號(hào)存儲(chǔ)信息,如果數(shù)據(jù)被人惡意修改不會(huì)留下任何痕跡。所以我們還應(yīng)對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作,如計(jì)算機(jī)病毒的防范。
3、電算會(huì)計(jì)檔案必要有專人管理
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施主體是“人”,但無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良,規(guī)章制度如何完善,作為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)實(shí)施主體的“人”不能發(fā)揮作用,有制度而不去執(zhí)行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù),非法取得口令,都是不行的。因此,企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案工作人員的選用與培養(yǎng),增強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平,達(dá)到電算會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的主體誠信。這就要求會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種賬簿、報(bào)表、憑證均應(yīng)由專人管理,并制定相應(yīng)的管理制度。
4、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)
網(wǎng)絡(luò)安全性的指標(biāo)主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識(shí)別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的讀取;起用防火墻,隔離會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系,限制外界透過防火墻對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行非法訪問;采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理以防止由于遮蔭問題、設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患,保障會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。
六、結(jié)束語
隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案管理信息化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工工作是必然趨勢。目前,檔案管理信息系統(tǒng)已經(jīng)在各個(gè)企事業(yè)單位、政府部門廣泛應(yīng)用。進(jìn)入WTO后,中國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展將進(jìn)入快車道,中國的企業(yè)要走國際市場,參與國際競爭和國際分工。加強(qiáng)和完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理,將成為各個(gè)企業(yè)在財(cái)務(wù)工作以及在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的問題,財(cái)務(wù)檔案管理的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。我們有理由相信隨著會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的蒸蒸日上,會(huì)計(jì)電算化檔案的管理工作也一定會(huì)更出色,我們的工作也將會(huì)有條不紊地進(jìn)行下去。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 艾文國:會(huì)計(jì)電算化[M].北京:高等教育出版社,2003.
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；財(cái)務(wù)檔案；管理
在社會(huì)發(fā)展及科技進(jìn)步的推動(dòng)之下，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算方法產(chǎn)生了很大的改變，而會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用愈加廣泛，得到了很多行業(yè)的重視，它主要是借助計(jì)算機(jī)對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行分析、處理以及統(tǒng)計(jì)等操作，對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行了充分的利用，使得財(cái)務(wù)管理工作也獲得了現(xiàn)代化的發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)提升自身專業(yè)能力，熟練的掌握會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，積極提高財(cái)務(wù)檔案管理工作水平。
一、會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)分析
會(huì)計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn)是基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展而來的，計(jì)算機(jī)技術(shù)與會(huì)計(jì)核算的結(jié)合產(chǎn)生了會(huì)計(jì)電算化，計(jì)算機(jī)技術(shù)取代了原來的手工記賬、報(bào)賬、信息處理等工作，使得財(cái)務(wù)工作變得更加簡潔，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，而財(cái)務(wù)檔案管理工作也變得更加規(guī)范起來，工作效率得到了提升。會(huì)計(jì)電算化主要具有幾個(gè)方面的特點(diǎn)，一個(gè)就是它對(duì)數(shù)據(jù)信息處理方式進(jìn)行了革新，在會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的應(yīng)用之下，財(cái)務(wù)核算實(shí)現(xiàn)了人機(jī)交互管理的新模式，具體的使用過程非常簡單，只要將數(shù)據(jù)成功輸入到核算機(jī)制之中，通過財(cái)務(wù)軟件作用的發(fā)揮就可以直接對(duì)會(huì)計(jì)分錄進(jìn)行計(jì)算與處理了，最后在機(jī)制憑證審核完成之后對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行輸出，這樣會(huì)計(jì)報(bào)表就制作完成了。另外，原有的財(cái)務(wù)檔案是由人工管理的，其具有可視性的特點(diǎn)，而電算化檔案只能在相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理平臺(tái)進(jìn)行觀看查閱，如果安全措施不到位，那么財(cái)務(wù)信息就容易被別人隨意入侵修改。財(cái)務(wù)檔案管理工作人員也需要符合會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用要求，需要具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，熟練掌握會(huì)計(jì)核算工作內(nèi)容，同時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)的相關(guān)操作也需要學(xué)習(xí)了解，這樣才能確保財(cái)務(wù)檔案的安全性，達(dá)到較好的檔案管理效果。
二、基于會(huì)計(jì)電算化下的財(cái)務(wù)檔案管理工作的完善策略
1.完善財(cái)務(wù)檔案管理的軟硬件設(shè)施
基于會(huì)計(jì)電算化下的財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展，主要選擇具有檔案管理功能的計(jì)算機(jī)軟件，確認(rèn)其管理功能是否健全，同時(shí)還需要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行定期的安全維護(hù)，為電算化檔案管理營造一個(gè)更加安全的運(yùn)行環(huán)境[1]。在計(jì)算機(jī)的應(yīng)用過程中，還需要采取定期的殺毒處理，避免財(cái)務(wù)檔案信息被隨意篡改。在財(cái)務(wù)檔案管理的硬件設(shè)施上，也應(yīng)該配備相關(guān)的先進(jìn)設(shè)備，，比如激光打印機(jī)、噴墨打印機(jī)等，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)信息載體的質(zhì)量的提高，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放，需要選擇整潔，溫度濕度都比較合適的地方，延長紙質(zhì)檔案的保存期限，確保檔案的完整性。
2.提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
會(huì)計(jì)電算化下的財(cái)務(wù)檔案管理屬于人機(jī)交互的管理模式，人們能夠?qū)τ?jì)算機(jī)的安全性進(jìn)行自主的控制，因此，財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)在財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展就顯得尤為重要了[2]。一方面需要根據(jù)具體的職位要求對(duì)工作人員的崗位進(jìn)行劃分，對(duì)不同崗位的工作職責(zé)進(jìn)行明確的規(guī)定，使得每一位財(cái)務(wù)檔案管理人員都能夠?qū)ψ约旱墓ぷ髫?fù)責(zé)。另外，就是需要注重對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，將軟件操作、網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)安全等知識(shí)作為培訓(xùn)的重點(diǎn)內(nèi)容，提高管理人員的電算化核算水平，培養(yǎng)更多的復(fù)合企業(yè)發(fā)展需要的復(fù)合型人才，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理水平的提升。
3.建立完善的會(huì)計(jì)電算化財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制
基于會(huì)計(jì)電算化背景下，為了增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范性，就需要實(shí)現(xiàn)相關(guān)管理機(jī)制的不斷完善，對(duì)不同管理環(huán)節(jié)的制度加強(qiáng)重視[3]。一方面，為了實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作效率的提升，需要形成完善的立卷歸檔制度，財(cái)務(wù)檔案管理人員需要對(duì)產(chǎn)生的財(cái)務(wù)報(bào)表等數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的打印，根據(jù)審計(jì)部門提出的具體要求去進(jìn)行賬簿的打印，處理結(jié)束后立卷，形成紙質(zhì)的檔案。另一方面，需要對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案管理制度進(jìn)行確立，在對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行備份的時(shí)候，最好選擇質(zhì)量合格的磁盤進(jìn)行信息的存儲(chǔ)，對(duì)存儲(chǔ)磁盤與備用內(nèi)容進(jìn)行分開存放，對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)還需要注重后期的保養(yǎng)，要滿足電子檔案防光、防塵的要求。在存放之前還需要對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類，按照不同的類別進(jìn)行編號(hào)儲(chǔ)存，將建檔的詳細(xì)日期以及檔案的主要內(nèi)容進(jìn)行明確的標(biāo)注，也可以制作成小卡片的形式，這樣方便后期對(duì)檔案的查找，減少不必要的時(shí)間上的浪費(fèi)。對(duì)財(cái)務(wù)檔案的借用也需要形成完善的管理機(jī)制，財(cái)務(wù)檔案中包含的信息內(nèi)容是非常復(fù)雜廣泛的，檔案中記錄的信息非常重要，不能隨意的進(jìn)行借用，否則容易造成信息的無故泄露[4]。所以，在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的借閱的時(shí)候，需要根據(jù)一定的借閱步驟去規(guī)范的進(jìn)行操作，企業(yè)內(nèi)部人員如果需要借閱財(cái)務(wù)檔案，則需要先去財(cái)務(wù)部門進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)過審批允許之后再進(jìn)行借閱。如果是企業(yè)外部人員需要借閱檔案，則需要持有企業(yè)開具的介紹信或者相關(guān)的審批文件才能成功借閱，通過遵守這樣的借閱制度，能夠大大的提升財(cái)務(wù)檔案管理的安全性，有效的避免了信息泄露問題的發(fā)生。基于會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，財(cái)務(wù)檔案管理工作中還需要注意對(duì)檔案進(jìn)行定期的備份，形成比較完善的檔案備份管理制度，財(cái)務(wù)檔案管理人員需要對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行定期的備份，將所有的備份檔案單獨(dú)的儲(chǔ)存在一個(gè)專門的數(shù)據(jù)庫之中，對(duì)檔案備份的主要內(nèi)容、備份時(shí)間等信息進(jìn)行完整的記錄，加強(qiáng)管理，防止出現(xiàn)備份檔案損壞的問題。
三、結(jié)語
在財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展中需要不斷的適應(yīng)新時(shí)代的要求，進(jìn)行工作上的改革創(chuàng)新，會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的應(yīng)用推廣，滿足了財(cái)務(wù)檔案管理創(chuàng)新的要求，同時(shí)也面臨著很多新的挑戰(zhàn)，新時(shí)期，財(cái)務(wù)檔案管理工作需要不斷提升自身的安全性，積極培養(yǎng)更多優(yōu)秀的會(huì)計(jì)電算化管理人才，完善管理制度，使得財(cái)務(wù)檔案管理過程中的軟硬件都符合會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展要求，這樣會(huì)計(jì)電算化就能夠發(fā)揮出更大的效用了。
參考文獻(xiàn)：
[1]梁艷.淺析實(shí)行會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的財(cái)務(wù)檔案管理[J].群文天地,2012,12:117.
[2]張惠霞.探析會(huì)計(jì)電算化條件下的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理[J].財(cái)會(huì)研究,2012,21:51-53.
[3]符玉萍.會(huì)計(jì)電算化背景下的財(cái)務(wù)檔案管理探討[J].城建檔案,2015,8:61-62.
會(huì)計(jì)是經(jīng)濟(jì)管理的重要組成部分，特別在市場經(jīng)濟(jì)條件下，會(huì)計(jì)以貨幣為計(jì)量單位對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行全面、完整、連續(xù)的反映和監(jiān)督，其所提供的信息在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有重要作用，對(duì)經(jīng)濟(jì)預(yù)測、成本控制、經(jīng)濟(jì)決策、加強(qiáng)內(nèi)外部管理至關(guān)重要。由于會(huì)計(jì)信息失真失實(shí)而造成了諸多慘重的代價(jià)和損失。會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)信息的載體，對(duì)其加強(qiáng)管理非常必要。
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，是會(huì)計(jì)各環(huán)節(jié)的集中反映和副產(chǎn)品，主要來自立檔單位的財(cái)會(huì)部門或財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員。會(huì)計(jì)檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性、廣泛性和嚴(yán)密性。
一、會(huì)計(jì)檔案的構(gòu)成
會(huì)計(jì)檔案管理辦法中明確規(guī)定會(huì)計(jì)檔案具體包括以下內(nèi)容：
會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他憑證；會(huì)計(jì)帳簿類：總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他帳簿；財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注和文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告；其他類：銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。各種財(cái)政預(yù)算、財(cái)務(wù)計(jì)劃、會(huì)計(jì)制度等文件材料，不屬于會(huì)計(jì)檔案的構(gòu)成范圍。
二、會(huì)計(jì)檔案的整理
根據(jù)規(guī)定在整理時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原會(huì)計(jì)卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和會(huì)計(jì)人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。在整理時(shí)應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況，主要有以下三種方法進(jìn)行整理。
1.首先分開年度，把一個(gè)年度形成的會(huì)計(jì)檔案分為報(bào)表、帳薄、憑證三大類，然后再把不同保管期限的會(huì)計(jì)檔案分別組成單個(gè)的保管單位，一年編一個(gè)流水號(hào)。其優(yōu)點(diǎn)是簡便易行，分類與保管一致起來，便于查找利用。
2.年度――保管期限――組織機(jī)構(gòu)分類法
先把一個(gè)年度內(nèi)形成的會(huì)計(jì)檔案按保管期分開，然后在組織機(jī)構(gòu)內(nèi)再按報(bào)表、帳薄、憑證分別組成保管單位，一年編一個(gè)流水號(hào)。其優(yōu)點(diǎn)是能夠反應(yīng)會(huì)計(jì)檔案形成的部門，體現(xiàn)一個(gè)單位會(huì)計(jì)檔案的完整性，查找利用方便。
3.年度――會(huì)計(jì)類型分類法
按年度設(shè)大類，大類中按稅收計(jì)劃、稅收會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)、稅收統(tǒng)計(jì)等會(huì)計(jì)類型的性質(zhì)劃分屬類。然后將同一屬類內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案報(bào)表、帳簿、憑證分別組成保管單位。它的優(yōu)點(diǎn)是，這種分類能反映會(huì)計(jì)活動(dòng)的不同階段和性質(zhì)，能保持內(nèi)在聯(lián)系，體現(xiàn)全宗內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的系統(tǒng)性，既方便平時(shí)利用，也便于今后的使用。
對(duì)于憑證、帳簿、報(bào)表封面上原有項(xiàng)目沒有填清填全的要由經(jīng)辦人補(bǔ)填，對(duì)于破損，缺頁，裝訂不牢固的案卷也要由經(jīng)辦人修補(bǔ)和裝訂。如果條件允許，最好將那些規(guī)格不等的憑證、帳簿、報(bào)表按照案卷的排列順序分別裝盒（袋）達(dá)到形式統(tǒng)一。
在案卷排列上，一般是先排報(bào)表，再排帳簿，最后是憑證的順序排列。如果各單位的黨政文書檔案目錄已編排定號(hào)，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)該單獨(dú)編號(hào)，外加“會(huì)”字或其它代碼，以示與文書檔案相區(qū)別。會(huì)計(jì)檔案數(shù)量不多的單位，可與文書檔案一起統(tǒng)一編排目錄。
三、在會(huì)計(jì)檔案管理中應(yīng)注意的幾個(gè)問題
1.及時(shí)整理歸檔，確保資料完整
各會(huì)計(jì)核算單位對(duì)每年形成的資料，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，列出保管清單。在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，之后，要及時(shí)按清冊(cè)內(nèi)容移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。接交人應(yīng)當(dāng)按照清冊(cè)內(nèi)容逐一清點(diǎn)，并辦理交接手續(xù)，歸檔后，檔案管理人員應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定妥善保管，并注意保密，確保資料完整。
2.嚴(yán)格銷毀程序，禁止私自銷毀
【關(guān)鍵詞】 高校； 會(huì)計(jì)； 檔案管理
中圖分類號(hào)：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-5937（2014）09-0123-02
會(huì)計(jì)法是以處理會(huì)計(jì)事務(wù)的各種經(jīng)濟(jì)關(guān)系為對(duì)象。以此為核心，各級(jí)會(huì)計(jì)組織需對(duì)各類社會(huì)組織的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支進(jìn)行分析、檢查等經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)。高校作為立國之本的教育服務(wù)業(yè)，需加強(qiáng)貫徹十精神，切實(shí)有效履行國家賦予的重要社會(huì)責(zé)任，評(píng)價(jià)高校社會(huì)責(zé)任履行的效果，會(huì)計(jì)監(jiān)督必不可少，會(huì)計(jì)檔案管理作為這項(xiàng)工作的重要依據(jù)，亦顯得尤為重要。
一、會(huì)計(jì)檔案真實(shí)是推進(jìn)法制化管理的基礎(chǔ)
任何一個(gè)經(jīng)濟(jì)組織和團(tuán)體都離不開經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)責(zé)任的考核，而會(huì)計(jì)系統(tǒng)是這一歷史使命的直接承擔(dān)者，會(huì)計(jì)系統(tǒng)加工形成的報(bào)表的信息資料將成為重要的歷史檔案資料留作高校運(yùn)營管理等重要?dú)v史事件核查的重要依據(jù)，而會(huì)計(jì)資料檔案的真實(shí)性、完整性和可靠性是重要基礎(chǔ)。
（一）會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量決定了高校的考核質(zhì)量
會(huì)計(jì)資料是高校會(huì)計(jì)檔案的重要構(gòu)成部分，而會(huì)計(jì)資料一般是指高校會(huì)計(jì)人員根據(jù)法定程序加工而成的會(huì)計(jì)信息。這些會(huì)計(jì)資料為報(bào)表使用者展現(xiàn)了高校的財(cái)務(wù)狀況和各項(xiàng)預(yù)算資金運(yùn)用的合規(guī)性。現(xiàn)代社會(huì)中，高校會(huì)計(jì)信息的使用者已延伸至各層級(jí)的政府主管部門與監(jiān)管機(jī)構(gòu)，直接影響國家宏觀經(jīng)濟(jì)調(diào)控與教育體制改革與發(fā)展秩序。高校運(yùn)營管理是否踐行了法制化軌道，在其會(huì)計(jì)檔案中必將有明確體現(xiàn)，是上級(jí)機(jī)關(guān)事后考評(píng)的依據(jù)。低質(zhì)量的會(huì)計(jì)資料不可能作出客觀、高質(zhì)量的高校績效考核。
（二）會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量提供了教育產(chǎn)業(yè)反腐的利器
會(huì)計(jì)的基本職能是通過核算行使財(cái)務(wù)監(jiān)督職能，需以高校實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為對(duì)象，以真實(shí)完整的會(huì)計(jì)資料檔案為依據(jù)，對(duì)高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行的檢查與控制，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部監(jiān)督職能，并為外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)提供真實(shí)的高校會(huì)計(jì)資料進(jìn)行檢查鑒定，以便對(duì)高校運(yùn)營管理與會(huì)計(jì)管理的評(píng)價(jià)。近年來高校搬遷及其他基建工作中查處出來的腐敗案件，以及違規(guī)挪用教學(xué)科研經(jīng)費(fèi)等貪污案件，無一不是從會(huì)計(jì)檔案中找出端倪，無一不需要會(huì)計(jì)資料作為有力證據(jù)。
（三）會(huì)計(jì)檔案合規(guī)管理實(shí)現(xiàn)了管理手段的提升
我國《會(huì)計(jì)法》在立法宗旨和修訂內(nèi)容上，均對(duì)確保會(huì)計(jì)資料質(zhì)量、規(guī)范會(huì)計(jì)管理作出了明確的法律要求，表明《會(huì)計(jì)法》的根本任務(wù)就是規(guī)范會(huì)計(jì)活動(dòng)，力求會(huì)計(jì)資料完整可靠，為提高高校運(yùn)營管理和財(cái)務(wù)管理效率及穩(wěn)定財(cái)經(jīng)秩序保駕護(hù)航。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用，在一定程度上也杜絕了手工賬務(wù)處理的隨意行為，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了規(guī)范。為此，電子會(huì)計(jì)檔案的管理也顯得尤為重要。
二、會(huì)計(jì)檔案管理的局限與挑戰(zhàn)
會(huì)計(jì)資料檔案的真實(shí)完整性高度依賴于信息加工處理過程的可靠性，挑戰(zhàn)會(huì)計(jì)檔案資料真實(shí)性的主要影響因素包括會(huì)計(jì)制度體系的科學(xué)性、內(nèi)控體系的嚴(yán)密性和技術(shù)支持平臺(tái)的安全性。
（一）會(huì)計(jì)制度規(guī)范體系仍不夠細(xì)致
當(dāng)前體現(xiàn)國家宏觀調(diào)控政策意圖與市場管理目標(biāo)的高校會(huì)計(jì)管理體制還處于改革調(diào)整過程中，所執(zhí)行的會(huì)計(jì)制度相對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的資產(chǎn)組等概念而言完備性不足，對(duì)于高校自行采購的零星設(shè)備核算并未強(qiáng)制要求按項(xiàng)目進(jìn)行歸類核算，各高校容易從自身利益出發(fā)在法律框架范圍內(nèi)偏離法規(guī)主旨來謀求套取預(yù)算收入等的局部利益，通過將同一個(gè)較大項(xiàng)目的采購活動(dòng)規(guī)避在政府統(tǒng)一采購系統(tǒng)之外，化整為零，讓事后監(jiān)督無法將業(yè)務(wù)的真實(shí)面貌還原，給監(jiān)管帶來一定困難。在一定程度上誘發(fā)了會(huì)計(jì)資料造假，導(dǎo)致留存的會(huì)計(jì)檔案可靠性和完整性不足。而電算化手段引入會(huì)計(jì)工作之后，高校在修訂自身會(huì)計(jì)檔案管理制度等方面不夠及時(shí)，會(huì)計(jì)電算化檔案保管只注重?cái)?shù)據(jù)的保管而忽視數(shù)據(jù)環(huán)境（軟件系統(tǒng)和硬件環(huán)境）的管理，甚至因疏于管理導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的自然損壞甚至人為破壞，形成會(huì)計(jì)資料信息失真的潛在風(fēng)險(xiǎn)。
（二）利益驅(qū)動(dòng)導(dǎo)致造假，內(nèi)控措施不到位
當(dāng)前市場上銷售的企業(yè)會(huì)計(jì)電算化軟件在基本界面上能夠防范操作人員的舞弊行為，但出于特殊需要的高校部分會(huì)計(jì)管理軟件，則可能通過自行開發(fā)實(shí)現(xiàn)，雖然操作界面并不出現(xiàn)后臺(tái)數(shù)據(jù)管理窗口，但可通過快捷組合熱鍵開啟這類隱藏?cái)?shù)據(jù)管理窗口。部分高校管理者出于自身利益的考慮，試圖利用電算化會(huì)計(jì)系的隱藏?cái)?shù)據(jù)管理窗口來操縱謀求局部利益，試圖給小集體帶來額外的經(jīng)濟(jì)收益，被修改過的會(huì)計(jì)系統(tǒng)所披露的會(huì)計(jì)信息體現(xiàn)了其自身利益最優(yōu)的結(jié)果，不能反映高校預(yù)算執(zhí)行的實(shí)際效果，屬于有動(dòng)機(jī)地操縱會(huì)計(jì)系統(tǒng)生成了虛假信息，降低了會(huì)計(jì)資料檔案的真實(shí)性和可靠性。
（三）會(huì)計(jì)支持系統(tǒng)的安全性仍留隱患
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)越來越多地滲透到人們工作與生活的方方面面，各高校已經(jīng)推行了會(huì)計(jì)電算化核算管理，使得防控會(huì)計(jì)舞弊更為隱蔽，查處難度被加大，會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性受到挑戰(zhàn)。除了一些單機(jī)版會(huì)計(jì)電算化軟件會(huì)隱藏快捷熱鍵開啟的數(shù)據(jù)管理窗口可供隱蔽修改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)外，基于自建服務(wù)器使用的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，也可以與軟件提供商的售后服務(wù)人員通過軟件維護(hù)途徑直接在服務(wù)器上篡改相關(guān)數(shù)據(jù)，操作手段更為隱蔽，這些行為的專門立法尚未引起重視。此外，基于網(wǎng)絡(luò)的會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)還存在著諸多安全隱患，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的開放性，易被病毒攻擊等不利因素依然存在。若不強(qiáng)化系統(tǒng)控制，電算化會(huì)計(jì)帶來的危害和損失將遠(yuǎn)高于手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)。
三、多角度創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理模式
會(huì)計(jì)檔案管理的日趨規(guī)范是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要高校管理層高度重視，并有效做好管理制度建設(shè)、管理技術(shù)手段升級(jí)和從業(yè)人員同步提升等有效的配套管理工作方能顯示出成效。
（一）制度建設(shè)上實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分級(jí)管理
要緊緊圍繞國家財(cái)政部及檔案局在2011年聯(lián)合下發(fā)的會(huì)計(jì)檔案的管理辦法征求意見稿開展檔案管理工作，建立統(tǒng)一而明確的會(huì)計(jì)檔案管理工作制度，即會(huì)計(jì)檔案管理需實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的模式。建議進(jìn)一步細(xì)化、同級(jí)財(cái)政部分作為統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)主體，將高校電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)行權(quán)限分離，軟件的正常核算操作由高校自行管理，而數(shù)據(jù)的后臺(tái)維護(hù)則由上級(jí)主管部門統(tǒng)一采購和付費(fèi)，一旦發(fā)現(xiàn)協(xié)助高校違規(guī)篡改數(shù)據(jù)行為，將解除服務(wù)合同，并向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，加大其違規(guī)成本。
（二）技術(shù)手段上采用未來通用的報(bào)表格式
會(huì)計(jì)文件和相關(guān)法規(guī)等文檔資料的保存通常需要用專門的會(huì)計(jì)軟件來處理。我國正著手開始采用XBRL（eXtensible Business Reporting Language，可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語言）各項(xiàng)準(zhǔn)備和試運(yùn)行工作。這一技術(shù)基于互聯(lián)網(wǎng)傳遞數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)服務(wù)器存在于高校本地，可統(tǒng)一建立在同級(jí)或上級(jí)財(cái)政管理部門，杜絕后臺(tái)進(jìn)入服務(wù)器修改數(shù)據(jù)庫的可能。同時(shí)，采用這一獨(dú)立而開放的國際標(biāo)準(zhǔn)語言后，可對(duì)信息進(jìn)行分類并加上標(biāo)簽，就使得這些信息在經(jīng)濟(jì)組織內(nèi)部和外部能夠更加方便有效地對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行自動(dòng)搜尋與使用。隨著會(huì)計(jì)報(bào)告范圍的延伸，也能促使改變當(dāng)前單一的通用財(cái)務(wù)報(bào)告模式轉(zhuǎn)向更豐富多樣的交互財(cái)務(wù)報(bào)告模式，為會(huì)計(jì)信息需求者更加高效利用會(huì)計(jì)資料檔案提供便利。
（三）從業(yè)準(zhǔn)入上持續(xù)提高檔案從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)
要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的連續(xù)性和有效性，會(huì)計(jì)檔案管理人員不僅需具備優(yōu)秀的職業(yè)道德素質(zhì)，也要具備一定的會(huì)計(jì)從業(yè)知識(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)基本流程和要素具有職業(yè)敏感性。不能把會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)成普通圖書管理員的角色，不僅要在崗位準(zhǔn)入上和工作中能切實(shí)堅(jiān)持履行職責(zé)，遵守各項(xiàng)法規(guī)，模范履行會(huì)計(jì)檔案管理工作中的各項(xiàng)規(guī)章制度，保持廉潔與公正，還要加強(qiáng)對(duì)審計(jì)業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)安全、會(huì)計(jì)電算化等信息技術(shù)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，加大檔案管理者對(duì)前臺(tái)財(cái)務(wù)核算人員的后期監(jiān)督與約束作用。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 財(cái)政部，國家檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)），1998（8）.
[2] 魏黎.會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制的基本途徑[J].黑龍江檔案，2009（4）.
