時間：2023-06-07 15:58:27
序論：在您撰寫檔案管理的指導思想時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
關鍵詞：高校；檔案管理隊伍；思想道德素質；對策
中圖分類號：G64 文獻標志碼：A 文章編號：1673—291X（2012）28—0293—03
新時期高校快速發展，對高校檔案管理的要求也越來越高，如何提升高校檔案管理隊伍的思想道德素質成為不可回避的問題。
一、遵循發展規律：提升高校檔案管理隊伍思想道德素質的基本要求
檔案管理隊伍思想道德素質的提升必須遵循思想道德素質發展和提升的一般規律。具體而言主要有：
1.環境、教育、主體三因素綜合互動規律。環境因素是影響人的思想道德素質形成發展的外在條件。當前檔案管理人員一方面由于受社會環境因素的負面影響，造成認識的“社會性偏差”，致使工作中出現功利化傾向；另一方面由于學校管理體制落后、領導重視不夠、檔案管理方式落后等因素影響，造成了高校檔案管理人員不受重視、工作不被認可，嚴重削弱了檔案管理人員工作積極性。教育因素對人的思想道德素質的形成發展起組織引導作用，主要表現在能夠按照社會發展的需要對主體施加有針對性的影響，從而對檔案管理人員的思想道德素質形成發展起定向器和催化劑的作用。主體因素對人的思想道德素質起著能動的決定性作用，體現了人的主體能動性。
環境、教育、主體三因素綜合互動主要體現在三者之間的關系上：（1）環境與教育的互動。一方面，環境因素制約和影響著教育者的思想道德素質狀態，并決定教育內容和教育方法。另一方面，教育對環境具有反作用，教育者不僅可以改造環境，而且可以有意識地促進環境中積極因素對人的思想道德素質的形成發展，避免消極因素產生消極影響。因此，在提升高校檔案管理人員思想道德素質的時候，既要認識環境因素的制約和影響，又要善于改善和營造良好的教育氛圍，發揮教育引導作用。（2）環境與主體的互動。一方面，環境因素對主體的主觀能動性發揮狀況起著制約作用；另一方面，主體的主觀能動性又對環境施加影響，可以選擇和改造環境因素。（3）教育與主體的互動。一方面，教育對主體思想道德素質的形成、發展起著主導的影響作用，引導和促進新的思想道德素質形成發展。另一方面，主體的能動作用對教育因素又有反作用。受教育主體可以影響教育者，還可以影響教育內容和教育方法，使之適應思想道德素質的普遍要求。因此，應充分尊重受教育主體的主體性，充分調動受教育者的積極性，這是有效提升高校檔案管理人員思想道德素質的關鍵。環境、教育、主體因素綜合互動，為提升高校檔案管理隊伍思想道德素質建構了動力機制。
2.主體性、能動性、超越性相互作用的生成規律。首先，主體性是影響能動性發揮的決定因素，反映了思想道德素質提升的主體要求。主體性分為角色主體性、實踐主體性和認知主體性，從不同角度反映了主體的道德覺悟程度、道德知識水平和道德認識能力。沒有主體性，就沒有思想道德素質提升的主動性。其次，能動性是主體性發揮狀況的真實反映，反映了思想道德素質提升的主體水平。“道德由己”，當道德成為主體一種自覺自愿的需要，高校檔案管理人員道德素質的提升才是可能實現的。最后，超越性是主體性和能動性發揮的理想目標，反映了思想道德素質提升的主體內在追求。超越性是道德自我的一種高追求，實現善和美的協調統一。對于高校檔案管理人員而言，在平凡的工作中實現價值、在無私的奉獻中贏得尊重、在真誠的服務中享受樂趣，這就是道德超越性的體現。
3.思想道德素質形成與人的身心發展、社會實踐相適應規律。一方面，思想道德素質形成與人的身心發展相適應。作為成年人，高校檔案管理人員思想道德素質已具備一定基礎，其發展主要就是高層次的思想道德素質的進一步完善、成熟、不斷發展的過程，即世界觀、人生觀、價值觀、政治觀、道德觀等的完善。另一方面，思想道德素質的形成發展與其社會實踐相適應。隨著社會實踐活動空間不斷擴展、內容不斷更新、方式不斷變換，影響思想道德素質發展變化的環境因素、教育因素也發生改變，使得人的思想道德素質無時無刻不受著影響，無時無刻都在發生著變化。思想道德素質發展變化與其社會實踐活動相適應，因此要用發展的眼光來分析檔案管理人員思想道德素質的提升。
二、加強制度建設：高校檔案管理隊伍思想道德素質提升的重要保障
如果說主體內部因素是思想道德素質形成的決定性因素，那么制度建設的外部保障則是加速或延緩高校檔案管理人員思想道德素質形成的制約性重要因素。
關鍵詞：高校體育工作；體育檔案；發展策略
中圖分類號：G4
文獻標識碼：A
doi：10.19311/ki.1672.3198.2016.28.092
1 高校體育檔案管理的意義
教育的重要意義在為社會、為國家培養德智體全面發展的社會主義接班人，因此，體育教育是全面落實素質教育的重要組成部分。近年來，國家相繼出臺了一系列關于高校體育教學方面的法律法規。例如《大學生體育合格標準》、《體育法》等，都強調了高校體育的重要地位，在體育教學中落實“認真落實健康第一的指導思想，增加學生體質。”這些法律法規的提出，體現了國家對高校體育的重視，在這種情況下，也對高校體育檔案管理提出更高要求。體育檔案可以反映高校體育教學的開展情況，為教育發展提供信息化參考和理論依據。
2 高校體育檔案管理的發展策略
2.1 端正思想，樹立正確意識，建立完善的體育檔案管理制度
體育檔案管理工作是高校基礎性管理工作的重要組成部分，對高校各項工作的發展都有重要意義。因此，相關工作人員端正思想，樹立正確意識，充分認識到檔案管理工作的重要性和必要性，是做好檔案管理工作的首要任務。相關機構應當承擔起監督相關工作人員采集、整理、歸納總結檔案材料的責任，保證體育檔案管理工作的順利進行。
目前，高校體育檔案管理制度不完善，導致各項管理工作沒有正確的制度作為依托，因此，高校體育檔案并沒有發揮其應有的作用。
建立完善的體育檔案管理制度，涉及工作的各個方面，從體育檔案的采集、歸納整理到歸檔、借閱、管理人員的獎懲和考核等，內容廣泛且重要。完善、健全的體育檔案管理制度將有效的指導各項體育檔案管理工作，使各項工作有據可依，有章可循。
建立完善的體育檔案管理制度，還需要依托在科學的管理模式之上。高校的體育部門不能作為體育檔案的管理處，體育檔案應該由學校檔案部門統計監督管理，設立專門的體育檔案室，配備具有專業管理經驗的管理人員，提升檔案管理人員的專業素養。同時，學校專業的管理人員應該對體育老師、體育部門的檔案收集行為進行指導，要求他們按時、按量、保證質量上交檔案到檔案室，保證高校體育檔案管理工作的順利、有序、科學的進行。
2.2 構建全面的體育檔案內容體系
構建全面的體育檔案內容體系應建立在各高校體育工作的實際情況中，體育檔案的內容非常廣泛，包括國家下發的關于高校各項體育工作的相關法律法規和指導思想，高校體育工作的內容規范和制度，體育老師的教師素質情況、教學內容、課時安排和計劃，高校的體育經費投入和體育科研成果，高校舉辦的各項體育競賽和相關活動情況。這些都是比較寬泛的內容，在此內容上，高校應該細分出眾多目錄和子目錄。高校體育檔案的內容的建立形式不應有所局限，視頻資料、文字和圖片等都可以作為檔案內容的形式，通過運用多樣化的記錄形式，建立全面的體育檔案內容，充分發揮體育檔案對體育工作的指導作用。
2.3 提高檔案管理人員素質
檔案管理人員的素質水平關系著檔案管理工作能否科學、有效的切實進行，檔案管理工作的信息化和數字化要求從業人員具有更高的文化素質和與時俱進的思想水平。因此，提高高校體育檔案管理人員的文化素質是非常重要的。我國各高校目前的體育檔案管理人員很少有相關專業出身，甚至有些學校的從業人員身兼數職，因此，培養專門人才，提高人員素質迫在眉睫。
一名合格的高校體育檔案管理人員，首先要具有良好的職業道德，認識到檔案管理工作的重要性，有強烈的責任心。其次，具有不斷學習和不斷進步的學習思想。隨著信息化的發展，檔案管理人員不應墨守陳規，應該根據時展，不斷學習新的知識和技術手段，不斷的開拓思想，提升自己的管理水平和專業知識。在實踐中不斷學習進步，提高自己的業務能力、文化素質。掌握各項現代化的管理技術，促進高校體育檔案管理的信息化和數字化。
在學校方面，應該重視對檔案管理人員的培訓和培養，在更新硬件設備的同時，給以管理人員接觸和學習現代化技術的條件，全面增加檔案管理人員的素質水平。檔案管理工作應該從領導層開始重視，開始轉變思想，培養人才。
2.4 加強與教學管理單位之間的聯系
收集檔案是一個耗費大量人力、物力、財力的過程，整個過程相當繁瑣，會遇到很多意想不到的問題。因此，此項工作又對檔案管理人員的協調能力提出很高要求。高校的體育檔案管理部門應當加強和各教學單位收集材料人員之間的聯系和指導，積極溝通、協調檔案收集中遇到的問題，保證檔案收集工作的順利進行。
參考文獻
【關鍵詞】文書 檔案 林業 生態建設
一、林業文書檔案管理工作的種類
（一）國有林場森林資源檔案管理工作
國有林場承擔著國家天然林保護、三北防護林建設和生態公益林建設等重大項目的建設任務，文書檔案管理工作成效直接影響和制約著林場的建設和發展。森林資源檔案是森林資源管理的一項重要基礎工作，它記錄了整個森林資源消長變化的全過程，把準確數據反映到簿、表、卡、冊、圖上。為進一步加強森林資源檔案管理工作，有效地發揮森林資源檔案在林地權屬中的重要作用，要不斷提高森林經營水平，保證森林資源檔案管理的科學性。
（二）林權改革檔案管理工作
集體林權制度改革正在各地全面推進，為確保改革成果，提高改革質量，國家林業局、國家檔案局近日出臺《關于加強集體林權制度改革檔案工作的意見》，就林改檔案管理工作作出進一步部署。意見指出，檔案管理是林改過程中一項極其重要的基礎工作，完整、準確、系統的林權改革檔案是林改工作的客觀反映和重要的歷史見證，是鞏固改革成果、維護林地權利人的合法權益及穩定完善農村林地承包關系的重要保證。
（三）退耕還林檔案管理工作
退耕還林工程是一項政策性強、涉及面廣、群眾參與度高、費用巨大的生態工程，檔案管理工作非常重要。要牢固樹立“無檔則亂”的檔案管理意識，把規范建檔工作與工程建設同步進行，切實為工程順利實施提供可靠依據。完善檔案管理的各項規章制度，每個鄉確定專職檔案管理員1名，負責退耕還林資料的收集、整理。按照工程實施流程，編制退耕還林檔案全宗示意圖，并按工程建設環節將規劃設計、種苗供應、施工作業、檢查驗收、政策兌現、工程管理流程劃分為永久、長期、短期3個不同期限，為退耕還林檔案整理提供具體的依據。縣級與鄉鎮分別建立專門的退耕還林檔案室，配備微機，實行紙質檔案和電子檔案雙向管理，做到文字、電子和實際工程操作相對應，規范圖、表、卡、證、合同5類資料管理，既保持原始資料的完整，又為檔案查閱提供便利，基本實現檔案管理的現代化。
（四）林業生物災害檔案管理工作
林業生物災害管理是一個有效地組織協調可利用一切資源、應對生物災害事件的過程。其根本目的就是通過對生物災害進行系統的監測和分析，進一步改善災害應急管理周期中減災、準備、響應和重建等方面的措施，以盡最大可能通過有效的組織協調來保障生態安全，并將經濟財產損失降到最低程度。就林業生物災害管理而言，具體內容包括監測預警、檢疫御災、應急救災，災害發生前的各種計劃、物資資金準備等備災措施，災害發生后的救災工作和災后恢復工作，以及避免和減少災害發生的促進森林健康的措施。
檔案管理要做到規范，按時歸檔，應從以下4個方面認真開展工作：一要提高對檔案工作的認識。檔案是歷史的真實反映，檔案管理工作是一項十分神圣的事業，任何社會形態、任何單位、個人都離不開檔案，一定要增強檔案工作的責任感和使命感，努力把檔案工作搞好。二要加強對檔案工作的管理。檔案工作就是服務，“規范、完整、優質、便捷”是檔案工作的指導思想，要按照這一指導思想，加強檔案管理工作，重視檔案的上等升級，提高檔案管理水平。三要加強學習，不斷提高檔案管理人員素質。四要加強對檔案工作的組織領導。各單位要明確分管領導抓檔案工作，幫助解決檔案管理工作中存在的問題，要穩定檔案工作隊伍，為檔案工作創造良好的條件，逐步實現檔案工作的規范化、現代化管理。
（五）林業檔案管理工作中的保密工作
林業檔案保密工作包括林業檔案管理過程和林業檔案利用過程中的保密工作，林業開放檔案也必須做好必要的保密工作。在日常的檔案借閱過程中要做到4：在經過主管領導的同意后，對所借閱的檔案進行認真細致的登記造冊，注明借閱的時間、檔案的具體信息、借閱人以及歸還時間；未經主管領導同意不能擅自調閱相關檔案，尤其是財務檔案的管理，必須經過主管領導、財務人員及檔案管理員的共同在場才能調閱，其他工作人員不得擅自進入檔案室，不得損毀、丟失屬于國家所有的檔案，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案，不得涂改、偽造檔案，不得擅自出賣或者轉讓檔案，不得倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人，不得攜運或者復制檔案出境。如果違反以上規定之一的，若情節構成犯罪的則依法追究刑事責任。
二、加強文書檔案管理的基本途徑
（一）提高文書檔案管理人員的政治素質和業務素質
由于文書工作直接與文件打交道，在有效范圍內必須遵守和執行，因此，黨政領導要加強對林場文書人員的管理和教育，建立健全保密制度，促使文檔管理人員從政治的高度來認識文書檔案管理的嚴肅性和時效性，熱愛檔案管理事業，樹立科學發展觀，對事業負責。通過自學、參加培訓、實地參觀等形式，學習《文書學》《檔案管理學》《檔案法》《機關檔案工作業務建設規范》等，對基礎理論知識和檔案管理規則有比較系統地掌握，堅持崗位實踐，熟悉業務技能，適應新時期文書檔案管理工作需要。
（二）運用比較先進的手段及時處理文件，分類歸檔
計算機技術已經廣泛應用于檔案管理，其高效快捷、靈活檢索的特點為立卷改革提供了新的可能和方向，檔案管理的計算機化、自動化、文書檔案工作一體化5，對歸檔文件整理工作提出了新的要求，文檔管理人員必須依照國家檔案局頒發的《歸檔文件整理規則》，結合林業部門的工作特點，熟悉并廣泛應用計算機技術，一事一卷，分類歸檔以備查考，以適應檔案管理現代化的需要。
[關鍵詞]檔案管理；改革;體制
一、整合檔案資源，建設“大檔案”
集中統一管理是我國檔案工作指導思想。實踐證明集中統一管理的指導思想克服了我國特定歷史條件下檔案分散保管和檔案工作各自為政的弊端，對推動我國國家規模檔案事業的建設有著積極的意義。我們將堅持繼續集中統一管理的指導思想，繼續加強我國檔案事業的統一領導、統一規劃和統一制度;繼續加強黨和政府對檔案事業的領導，保證黨和國家檔案的完整與安全;繼續加強對檔案信息資源的管理和開發利用，維護黨政檔案的歷史的有機聯系。集中統一的檔案管理體制是同我國經濟基礎相適應的，符合我國現行國家制度、傳統文化觀念，符合宏觀管理原則。
在堅持統一領導的基礎上，有效整合檔案資源，建設“大檔案”就是要打破檔案接收和利用中的時間、區域、全宗界限，廣泛整合全部檔案資源。在區、縣級甚至市(地)級，科學整合檔案資源，建設“大檔案”，體現規模效益，構建真正意義上的綜合檔案館。建設“大檔案”可以有效實現國家檔案資源的有效配置，以適應檔案資源社會共享的需要。
二、進一步實現管理體制多樣化
市場化帶來了檔案所有權的多元化，檔案所有權的多元化帶來檔案管理體制的多樣化。檔案管理體制在過去單一的國家所有權和計劃經濟體制下，對黨政機關檔案和國有企業、事業單位檔案實行集中統一管理，檔案集中統一管理體制符合當時的檔案所有權狀況，也切實保障了國家檔案的齊全完整。現在，雖然對黨政機關和國有企業、事業單位的國有檔案一般仍然照搬國有檔案管理模式。對于各種非國有企業以及外商投資企業檔案的管理，必須具體問題具體分析，允許企業在遵守國家相關法律、法規和制度的前提下，對其檔案的管理享有充分的自，因單位而異，選擇適合的管理方式，可以采取集中統一管理，也可以實行分布管理(分部門、分檔案門類相對集中管理)，還可以實施集中與分布相結合式管理等。
面對非國有企業、外商投資企業檔案大量涌現的現實，各級檔案行政管理部門應當將工作的重心放在對這些檔案中“對國家和社會有保存價值”的部分進行合理監管上來，按照以服務和引導為主，保護對國家和社會有保存價值的檔案為主的思路和原則開展工作，通過服務來實施適度的監督、檢查、引導和管理。
三、真正實現政事分開達到局館分立
政企分開、政事分開是我國機構改革的方向。根據機構改革“政、事分開”的要求，檔案行政管理部門和檔案館要從職能上將二者分開，通過借鑒其他國家檔案管理機構設置的做法，將檔案行政管理部門與檔案館在機構、人事、財務上要徹底分開，檔案行政管理部門實行“條條管理”，而檔案館則作為文化事業單位實行“塊塊管理”，按照社會分工的原則，充分發揮各自的職能特點，各歸其位，各司其責。
檔案行政管理部門作為國家行政體系有機組成部分，主要履行其統籌規劃、組織協調、統一制度、監督指導的管理職責。通過貫徹法律法規、制定規章、執法檢查等手段，管理各單位的檔案工作。
檔案館是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。檔案館作為事業單位，在管理方式和運行機制上，也不應再照搬政府機關的模式，而是在國家法律法規指引下，“勇敢地”走向社會。
四、真正實現文檔管理一體化
文檔管理一體化既是業務問題，也是體制上的問題。文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展，從發展的觀點看，我們有必要把文件管理和檔案管理看作是一個統一的系統工程，采取統一的工作制度和方法來控制前后各有特點但又互相連續、銜接的工作程序。這樣不僅可以加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證進館檔案的質量，還能夠減少檔案部門的工作程度，避免重復勞動。因此，一方面在單位內部建立起文件實時歸檔制度，將文書部門和檔案部門合二為一，在單位內部構筑文檔案管理一體化平臺。另一方面是結合各地實際情況建立文件中心、檔案管理中心，發揮集約優勢，降低運行成本，同時也為檔案管理機構的設置提供了新的思路。
結語：檔案管理體制改革是一個全面系統的工作，它不是對傳統檔案管理體制完全推倒，重新構建，而是在國家行政管理體制改革的總體框架內，逐步探索、逐步完善和逐步實現。檔案管理體制與理念的重新定位，必須在繼承原有體制與理念的基礎上進行創新與開拓，這是適應社會主義市場經濟體制不斷完善和發展的理性選擇。
參考文獻：
[1]竇曉光.努力建設具有中國特色的檔案
管理體制——轉型期的檔案管理體制
改革研究之二[J]. 檔案學通訊 , 2006,
(01).
[2]羅軍. 還檔案館 “文化事業機構”本來
面目——對 “局館合一”檔案管理體制
的反思[J]. 檔案學通訊, 2007,(01).
[3]黃夏基. 當代中國檔案事業發展的組
織保障[J]. 檔案學通訊, 2007,(06).
實體安全為主信息安全為輔的后端保護思想主要是指在電子文件產生初期，照搬傳統檔案保護理論和實踐的模式應對電子文件安全的思想，其出發點是圍繞實體安全需要指導和實施電子文件安全管理。
1.1后端保護思想產生的根源
20世紀80-90年代是我國電子文件應用的初期，主要應用于辦公自動化和計算機輔助檔案管理業務中，電子文件發揮的作用主要是紙質文件的副本，所以電子文件安全還不是文檔工作的重點，即使開始關注電子文件安全，也是在文檔分離體制的框架內進行，因而對電子文件安全管理照搬傳統檔案保護的安全管理思想也是順理成章的。
1.2后端保護思想在實踐中的表現
后端保護思想的核心是以文件實體材料的安全為主要保護對象，在此思想的指導下，我國實行了一種權宜之計的“雙套制”管理模式，即采取一式兩樣的方式，紙質版文件一套，電子版文件脫機備份一套。試圖通過這種“雙保險”的方式既保障文件內容的安全，又保留電子文件的特性。與此配套國家相繼出臺了《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T13967-1992）、中華人民共和國檔案行業標準《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15－1995）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）（下文簡稱《規范》）等標準，從這些標準內容可以清晰的反映出電子文件的安全管理是被放在傳統保護框架內進行的。如《規范》中的“7.1歸檔要求文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。”“8.1歸檔電子文件的整理按DA/T22規定的要求進行，8.2歸檔電子文件以件為單位整理”等，這些規定集中體現了對電子文件的管理是按照《規范》中所指的DA/T22，即《歸檔文件整理規則》（DA/T22—2000）來實施。雖然在《規范》中的第3條對電子文件的術語和定義做了規定和說明，關注到電子文件與紙質文件的不同特性，但管理方法上并沒有實質性的調整。
1.3后端保護思想產生的影響
傳統檔案管理思想的束縛和固有管理模式的慣性使電子文件管理初期形態存在諸多問題，給電子文件全面的安全管理埋下很多隱患，主要表現在：在管理理念上，夸大了電子文件的不安全性對電子檔案代替紙質檔案持懷疑甚至是否定態度，阻礙了對電子文件安全性問題的積極探索；在管理實踐上，“‘雙套制’的存在為電子文件（檔案）取得信任設了一道難過的坎。”也給檔案管理帶來不少新的問題和挑戰。諸如電子文件的流失、制作及保管成本的大幅度增加、電子文件方便利用優勢的喪失等等。2008年的一個調查顯示“在機構大量生成和使用電子文件的前提下，有73.5%機構認為電子文件不可以代替文件獨立行使文件的職能”，這種情況至今沒有太大改觀。由于實體安全為主信息安全為輔的后端保護思想，不是從電子文件本身特性出發量身定制，因而它也不可能從根本上解決電子文件安全管理問題。所以，突破傳統觀念藩籬，建立符合電子文件安全管理的指導思想成為繼續探索的方向。
2前端控制與全程保護的風險管理思想階段
任何新事物本質的發現，都需要一個從感性到理性，從現象到本質的認識過程。電子文件這一新形態文件的出現，同樣需要逐步了解和認識的過程。20世紀90年代末到21世紀最初的幾年，檔案學界和業界對電子文件安全所進行的理論研究和實踐摸索，基本上廓清了電子文件與紙質等傳統文件（檔案）的不同，為找到真正適合電子文件安全管理的指導思想和恰當的實踐方式提供了指引。由此我國的電子文件安全管理進入了實體安全與信息安全并重的風險管理思想階段。
2.1信息安全是表征電子文件安全性的核心指標
透過對電子文件產生和管理環境特點的研究，可知電子文件與傳統紙質文件相區別的基本特征有兩個：一是計算機系統是電子文件生成和管理的必要環境；二是電子文件信息以二進制數字代碼記錄和存儲。這兩個基本特征應該成為探尋電子文件安全管理指導思想的出發點和電子文件安全管理的重點。計算機系統是信息技術的核心產品，它具有升級換代快，個性化強（不同的用戶可按需定制軟硬件系統，造成格式多樣，信息不兼容等問題），安全漏洞高科技化（操作系統、信息流轉通道中存在后門、黑客、病毒等惡意破壞和竊取信息的操縱者等多種風險）等特點，這些特點決定了生存在其中的電子文件形態多樣且更新淘汰快，可操作性強，信息安全問題更加隱秘復雜，難以控制。照搬傳統檔案單一策略的后端的實體保護難以應對電子文件在生成和管理環境中面臨的安全問題，只有將安全管理擴展到文件生命周期的全過程中，通過全程保護才能滿足電子文件安全的需要。筆者認為上文提到的《規范》中已經界定了有關電子文件特性的內容，可為探求電子文件安全本質問題提供指導。《規范》中術語部分有三個重要概念的界定，即“真實性（authenticity）指對電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致；完整性（integrity）指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損；有效性（util-ity）指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。”這三個術語揭示了電子文件生成環境和管理環境基本特性的內涵，為確定電子文件安全管理目標提供了方向。真實性、完整性和有效性三個指標的管理目標的實現，必須將電子文件生成系統的安全、文件信息內容及流轉過程中的安全、存儲載體的安全等納入到一個完整管理系統中進行全程動態監控和管理。所以，用真實性、完整性和有效性指標表征的信息安全是電子文件安全的核心指標。
2.2前端控制全程保護對電子文件安全管理的必要性
“電子文件的產生使得人們更有必要以比過去大得多的熱情關注文件運動的整體性，更積極的把文件‘從生到死’從頭到尾的整個運動過程全面而系統地管理起來。”國際檔案理事會也指出：“電子文件管理工作范圍的第一項原則是‘檔案館應參與產生和保管具有檔案價值文件的電子系統的整個生命周期，以便文件真實可靠，且適合保存。’”由此出發，國際檔案理事會1997年頒發的《電子文件管理指南》把電子文件生命周期描述為概念階段、形成階段和維護階段。這種有別于傳統文件生命周期的描述是充分考慮了電子文件的特性，因而是符合電子文件運動規律的。電子文件生命周期的概念（或曰設計）階段是至關重要的，它的質量直接關系著電子文件生命周期全過程的有效監控和各種管理功能的實現。文檔部門互相協作，科學指導是對概念階段質量把控，滿足生命周期全程保護需求的重要保障。具體做法是：在電子文件管理系統方案設計時文檔部門要本著充分貫徹既瞻前又顧后的全局原則和可持續發展理念，指導管理系統具備為電子文件的生成、系統運行的過程控制和升級換代的日常維護等一切生命過程提供安全保障的功能。實際上，無論對紙質文件(檔案)的保護還是電子文件（檔案）安全管理，前端控制和全程保護都是必需的。根據文件生命周期理論可知，所有形態的文件與檔案都是同一內容的不同價值形態，所以只有保障文件（檔案）從制作形成到壽命終結的每一個階段的持續保護，才能最大限度的保護文件（檔案）的真實性、完整性和有效性。
2.3風險管理在電子文件安全管理中的引入
前端控制全程保護與風險管理的理念高度契合，二者都是從防患于未然的角度來實施安全管理。風險管理作為安全管理的核心組成部分，不僅是一種安全管理指導理念，同時也是一種安全實踐方式。用風險管理的思路來研究和管理電子文件主要是通過防止不良后果的發生或減輕風險事故的危害而達到防患于未然的目的。在檔案界有關電子文件風險管理研究的代表性成果主要是馮惠玲帶領的課題組出版的《電子文件風險管理》（中國人民大學出版社，2008年）。該成果系統的闡釋了電子文件風險管理的基本理論和管理對策。該成果指出：電子文件風險是指“電子文件質量缺損及其引發其他損失的不確定性，是可能產生的預期結果與實際結果的負面差異”，通過對電子文件風險的識別、成因的分析、風險的評估等系統的規劃，有效監控風險，應對風險，使電子文件更加安全。在電子文件安全管理中最能體現風險管理的重要性有兩個關鍵問題，一是關于電子文件管理系統功能的設計，二是對“元數據”功能的研究和管理。有關電子文件管理系統功能設計在本文2.2已做了闡述，主要是通過前端控制來貫徹風險管理的思想。至于對“元數據”功能的研究和管理問題，檔案界經歷了一個從忽視到重視的過程。元數據的重要性主要體現在：“元數據”是電子文件身份和內容的證明和封裝，也可以表達為“元數據加上文件內容就構成了有證據作用的文件”。我國自電子文件產生以來，元數據的管理是比較最薄弱的環節。無論是“雙套制”，還是專門的文檔管理系統，一直存在“元數據”功能的殘缺和管理缺位的問題，這也是長期以來電子文件的安全性和檔案性不被信賴的重要原因。因而在電子文件安全管理過程中堅持貫徹風險管理思想的指導和實踐的應用是非常必要的。我國應用風險管理指導思想比較明確和有成效的實踐是電子文件備份制度的建立和推廣。2009年國家檔案局局長楊冬權在全國檔案館工作會議上提出：“為確保國家檔案安全，各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。”同時要求這項工作要在2012年底前完成。備份的方式有兩種模式可供選擇：一種是主要針對政府和企事業單位的電子文件，通過建立專有網站或是開發應用軟件對重要文件進行集中保存和統一備份；另一種是館際互備，這是目前選擇備份的主要方式。據統計，截止到2012年全國已有47對副省級市以上國家檔案館達成協議，互為檔案異地備份館。此外浙江省根據國家要求，結合本省情況，在2013年頒發了《浙江省檔案登記備份工作規范》（浙檔發〔2013〕23號），包含了傳統和電子文件所有檔案的備份工作要求，把風險管理貫穿到所有形態檔案管理過程中。國家檔案局在2012年頒發了《電子檔案移交與接收辦法》，開始推進電子檔案的集中保管。電子檔案移交的前提是電子文件必須完整安全的歸檔，所以隨著該辦法的實施，對電子文件安全性全面認識和科學管理將起到實質性的推動作用，前端控制全程保護的風險管理指導思想的貫徹也將更加有效。
3納入國家信息安全戰略的安全管理思想階段
網絡時代，乃至撲面而來的大數據時代，信息安全已不斷上升為國家安全的重要組成部分。世界范圍的信息安全風險日益復雜，日益嚴峻，從國家整體和高度進行頂層設計的信息安全戰略成為當今信息安全管理指導思想的主流。國家戰略的目的是從國家意志的高度出發，統籌協調各個領域的安全問題，制定國家宏觀規劃和重大政策，不斷增強國家安全保障能力。電子文件是國家信息安全的核心資源，為了維護國家整體信息安全，尋求宏觀層面的政策、標準等管理力量的支持，將電子文件安全管理納入到國家信息安全戰略進行頂層設計和指導變得日益重要。
3.1國家信息安全戰略思想的提出及其內涵
隨著電子文件實踐的深入，各種安全管理問題陸續展現。世界范圍內對電子文件管理共性的認識和管理策略不斷趨于一致，特別是一些信息化整體水平較高的國家，經歷了由分布式管理到集中式管理的探索過程，在21世紀最初幾年“紛紛以戰略動議、政策引導、標準規范等形式提出體現國家意志和利益的重大舉措，”進入“以頂層設計帶動總體規劃，以國家戰略帶動全面發展”的時期。我國在2006年以馮惠玲為代表的理論界率先提出“加強頂層設計，制定和實施我國電子文件管理的國家戰略已經迫在眉睫。”隨后她帶領團隊進行了比較系統的研究，其成果集中體現在《電子文件管理國家戰略》一書中。“電子文件管理國家戰略，就是從國家層面和戰略視角對電子文件管理全局性、基本性、長期性問題所進行的目標定位、統籌規劃和基本制度安排。是一個國家對電子文件管理工作的基本態度和總體思路，其表現是法規、政策、標準、規劃、項目等體現國家意志、帶有全局性的關于電子文件管理的國家行為。”由于我國實行的文檔分離管理模式，以及各自為政的電子文件分散管理現狀等，使得電子文件失真失控，信息孤島等問題嚴重。解決這些問題的關鍵在于引入系統論思想，將頂層設計思想應用于電子文件安全管理中，“摒棄單一部門，單一技術方法的做法，從國家安全的高度認識電子文件安全的重要性，協同多部門多途徑維護檔案的安全，”構建起基于立體的檔案保護環境的檔案安全保障體系。
3.2國家信息安全戰略的推進電子文件國家信息安全戰略實現的途徑主要從技術、國家政策、標準規范等幾個方面進行推進。
3.2.1技術層面的國家戰略。信息安全關系到國家重大安全的關鍵因素，特別是隨著信息技術的進步，掌握先進技術開發與應用主動權的發達國家，成為壟斷和控制發展中國家信息安全的最大威脅者。美國微軟公司對全球電腦操作系統的掌控，以及不斷爆出的信息竊密事件，諸如斯諾登事件等，不斷敲響信息安全的警鐘。信息安全領域中高科技的竊密手段無孔不入，上到國家，下至個人，無處不在的第三只眼睛的窺探，隱私難保，安全岌岌可危。主動進行風險監控、防范是必要的，但更有效的辦法是推動國家信息技術自主知識產權產品的開發和應用。“從國家安全的高度考慮，國家已開始建設‘自主、安全、可控的IT系統’，把信息安全掌握在自己手中，才能確保國家網絡安全和信息安全。”電子文件的管理對信息技術具有高度的依賴性,由于技術原因造成的安全問題也是最為突出的。我國在2009年4月9日成立了版式聯盟,該聯盟由中國電子工業標準化技術協會發起，聯合我國版式技術應用領域產品與服務的制造者、使用者、政府和中介組織版式技術等部門，對廣泛涉及檔案管理、數字出版、數字辦公、數字印刷、信息等領域的信息進行統一規范，為信息的真實性、完整性、長期可讀性提供良好的技術環境。
3.2.2政策層面的國家戰略。政策以其權威性、導向性、探索性、靈活性的特點可以為標準的制定與實施提供引導和支持。我國政策層面的國家戰略指導思想主要包括國家層面的五年規劃、信息行業的發展規劃、文檔部門的發展規劃等自上而下編制和推行的宏觀層面上的方針政策。2000年后我國提出建設國家信息安全保障體系，2003年國家“兩辦”頒發《國家信息化領導小組關于加強信息安全保障工作的意見》，該意見明確了我國信息安全保障工作的指導方針、基本原則和主要任務，并確立了用五年左右的時間基本建成國家信息安全保障體系的工作目標。同時將等級保護、風險評估、應急響應和災難恢復作為我國信息安全保障過程中的四個重要環節。與電子文件信息安全密切相關的國家標準對電子文件安全管理有著更直接的指導價值。文檔部門對這些標準的解讀與應用要重點的關注和研究。據統計，信息行業“在1995-2008年期間的信息安全國家標準共83項。”并且在這期間更新標準高達60%。由此可見我國在國家層面上對信息安全是非常重視的，對信息技術發展的動態跟進也比較及時，這為電子文件安全管理標準的研制和推廣提供了有力的指導。近年來國家檔案局也開始重視頂層政策的設計，不斷向國家安全戰略靠攏，最為顯著的成果是在2010年5月12日，國家檔案局局長楊冬權在全國檔案安全體系建設工作會議上，提出“要樹立‘檔案安全事關黨和國家根本利益的思想’，要樹立‘安全第一’的思想，要樹立‘安全問題人人有責’的思想，與建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系相呼應，建立起確保檔案安全保密的檔案安全體系。”國家信息安全戰略是一個系統大工程，關系到體制、技術、法規等多層面的設計和協調，在推進過程中所面臨的難題將是復雜多樣的，因而在這個過程中，國家層面要關照到所有的信息領域，真正做到統籌兼顧，確保推行的實效，信息資源（包括產生、流轉、保存等）行業也要肩負起國家安全職責，為建立起強大的國家信息安全保障體系做出應有的貢獻。
隨著信息時代的發展，人類的知識和信息量在急劇增長，而檔案作為人類社會活動的產物，必然伴隨著社會活動方式的轉變。檔案管理要適應社會的快速變化就得轉變觀念，摒棄舊的思想、舊的習慣，在思想上、作風上有一個全新的轉變，觀念的創新引領著檔案工作各個層面的創新。觀念創新是檔案管理工作靈魂，學習是發展的動力，是創新的源泉，檔案工作人員要站在更高的角度審視檔案管理工作，采取各種有效可行的辦法，最大化地利用檔案現有資源，全方位地宣傳檔案工作的重要性，使更多的人能夠了解檔案是什么，能夠認識到檔案的價值。不斷豐富館藏檔案資源，特別是加強與民生相關的檔案收藏，例如醫療衛生、收入分配、衣食住行、教育、科技、土地等方面檔案的收藏。
二、科技創新
科技創新是動力，實現檔案管理的創新是檔案工作跨越式發展的支點。現代化的檔案管理要求必須以科技創新的思想和觀念來開展，檔案信息數字化是檔案管理事業發展的趨勢。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式鏈接，具有可共享、動態易控、可變依賴等新型載體的特征。傳統的紙質檔案信息與載體不可分割。未來的檔案管理必然是運用高科技知識型的，那么科技創新必然是動力。在今后的檔案管理過程中，技術創新將成為最直接的動力。
三、管理創新
在檔案的管理模式當中，要適應社會發展的需要，創新是檔案管理工作的重中之重，它不僅在政策制度、指導思想、工作模式上體現出來，還體現在檔案人員業務素質上，只有結合自己的崗位邊學習邊操作才能有效地實現管理創新。檔案管理工作是一項具有管理性、服務性和政治性的工作，從收集、整理、鑒定、保管、檢索到利用，都有著自己的管理對象、管理手段、管理理論和管理原則。當前隨著數字化、信息化的飛速發展，利用現代化設備管理檔案已成為一種趨勢。為適應現代化技術的需要，國家檔案局于2000年6月頒布了《歸檔文件整理規則》，在傳統檔案管理的工作方式上，兼顧了計算機管理和手工管理兩種方式，這是檔案管理的一種創新。檔案管理越來越需要創新，需要及時按照上級的一些新思想、新要求及時修訂完善檔案工作方面的管理規則。
四、管理體制創新
管理體制是規定各部門的管理范圍、權限職責、利益及其相互關系的準則，管理體制創新是檔案管理工作的保障，它對管理效率有著直接的影響，是實現檔案管理創新的有效途徑，對檔案管理事業蓬勃發展起著決定性的作用。所有創新活動都有賴于制度創新的變革和持續激勵，并最終以制度化的方式長久地發揮自己的作用。建立健全檔案管理的各項規章制度，明確檔案工作的發展方向、目標，定期對檔案人員進行業務培訓，統一業務指導，充分發揮檔案人員的組織協調溝通能力。
五、服務創新
服務創新是檔案管理的核心，也是檔案工作的橋梁。受舊的工作理念的影響，很多檔案工作者安于現狀，觀念保守，缺乏民主意識，認識不到檔案信息的重要性，“重藏輕用”、“看攤守業”的心態較重，工作重心只是圍繞如何保管和收藏檔案資料。提供檔案利用服務是檔案部門的職責，這就要求我們檔案工作者緊跟時展，改進工作作風，寓管理于服務中，不斷提高自身素質，努力具備廣博的知識，熟練掌握現代化科技手段和先進管理技術，開發具有特色的信息，提前作出有目的的選題，制成形式各樣的編研文獻，讓利用人能夠最快捷的得到最有價值的檔案信息。轉換服務角色，完善服務方法，主動服務，及時、準確、熱情、全面地為檔案利用者提供服務。
六、總結
一、衛生計生綜合監督執法局檔案管理長期存在的問題
1.檔案管理技術滯后
檔案管理現代化建設的核心競爭力就是高新技術的應用，主要體現在幾個方面：一是目前紙質化的檔案依然占有相當的比重，而且此情況長時間得不到扭轉；二是數字化建檔還未被完全普及與應用；三是數字化建檔的技術滯后，而且存在著較多的安全隱患；四是對比國外先進的檔案管理技術，我國衛生及省計生局的檔案現代化管理較為落后。
2.檔案管理體系不夠健全
檔案管理現代化建設的先進標志就是檔案管理體系的健全與完善，但目前仍有許多衛生及計生局尚未健全與完善檔案關系體系，主要體現在：檔案管理人員缺乏行之有效的工作流程與制度，分工不明確，前后工作對接不夠及時，部門之間缺乏協調性，從而大大降低了其工作效率與質量，而且容易造成紕漏。
3.檔案管理人員素質偏低
人才才是推動發展的強大動力，我國一直貫徹落實人才興國，技術強國的戰略指導思想，在未來日益激烈的國際競爭環境中，唯有人才興國，才能是我們國家獲得持續的、長遠的競爭優勢。但目前我國仍有大量衛生及計生局在檔案管理人事招聘環節，不制定嚴苛的選拔機制，對專業素質與工作經驗的標準制定較低，甚至還對檔案管理崗位放水，選調其他部門且專業不對口的人擔任管理工作，這是對我國檔案管理極其不負責任的表現。此外，還有些檔案管理工作人員不注重在平日工作中積累經驗，不斷對自身專業知識與技能“充電”，從而導致目光短淺，技術能力較差，對新技術與新觀念學習能力差，從而無法適應新時期對檔案管理工作的要求，阻礙了檔案管理的現代化建設。
二、促進衛生計生綜合監督執法局的檔案管理現代化建設策略
1.創新檔案管理技術
首先應組建管理技術研發團隊，借鑒與學習國內外先進的檔案管理技術；其次，隨著信息技術的廣泛應用，辦公方式逐漸趨向自動化、網絡化、系統化、標準化，電子文件也由此誕生。因此要加快紙質化管理向電子化管理，采用開放、靈活、虛擬的管理方式。檔案管理部門通過采用、計算機、網絡、光盤存儲、圖文掃描等技術手段來對各部門、各地區的電子文件進行集中式的管理。從而提高檔案管理的工作效率；另外，針對偏遠山區或地區的衛生及計生局的檔案管理，應該適當對其財政與技術上的扶持，推動其趨向信息化與現代化建設；還有就是注重引進國外先進的管理理念與技術，革新檔案管理的方式，使之順應現代化與信息化時代的發展要求，促進檔案管理邁入數字化、科技化的發展進程中。
2.完善檔案管理體系
完善檔案管理體系，對整個系統進行全局掌控，對應每一個工作環節對接以及部門協調都能做出系統、科學、合理的安排。一是要對檔案管理人員進行統一制度規定，規范檔案管理人員行為，提高檔案管理的責任感與使命感。與此同時，還可以邀請一些專業素質過硬，職業道德素養較高的員工分享工作經驗，建立員工評比機制，激勵管理工作的積極性。但是建立一套行之有效的獎懲機制與監督管理機制，針對不正當、不規范行為進行通報批評，嚴重違紀者，給予一定的查處與處罰；而對于工作表現突出、工作態度認真踏實、工作期間無重大失誤的員工，給予獎勵與鼓勵。通過這樣的機制建設，促使每位員工建立良好的工作態度，提高對檔案管理工作的認知，在自己的崗位上發光發熱。
3.提升檔案管理人員的專業素養
一方面要摒棄不良的工作態度及習慣，提高對管理工作的重視程度，跟上管理工作的要求，努力學習新技術與新理念，做到工作與理念不脫節，嚴格遵守檔案管理的法律法規以及工作制度，規范自身行為，樹立起檔案管理工作的責任感與使命感，努力提升自我的專業素質與職業道德素養，有效推動衛生計生綜合監督執法局的檔案管理的現代化建設；另一方面，要加強度員工的技術與理念培訓，加強文化建設，配備專業技術人員親臨工作崗位上進行實操指導，滿足員工的自我提升的需求。貫徹落實獎懲機制與監督機制，從全方面提高員工的綜合素質，從而提高檔案管理的工作效率與質量。
