時間：2023-06-12 16:09:39
序論：在您撰寫檔案工作精細化管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
關鍵詞：高校;檔案監督指導;精細化管理
一、引言
精細化管理是一種科學的管理理念，最早可追溯到“科學管理之父”泰勒的科學管理理論，真正實踐于20世紀50年代日本的企業管理中，其最大優勢是可以極大提高企業具體管理目標實現的精準性，縮短解決問題的程序。精細化管理實質是一個不斷改進和完善的過程，在項目實施過程中能精確規劃、精確決策、精準控制和精細考評[1][2]。高校檔案監督指導工作的主體即高校檔案部門，抱怨監督指導工作阻力大、成效低、歸檔問題重復出現等；客體即高校內部各歸檔單位，對檔案工作總是“說起來重要、忙起來不要”，要么嫌多事，要么嫌監督指導不到位。這些問題和矛盾產生的主要原因在于高校監督指導工作欠“管理”，尤其是欠細化、流程化、標準化、系統化等精細化的管理。
二、高校檔案監督指導工作精細化管理的現狀
為了了解高校檔案監督指導工作的實際效果和內部管理現狀，筆者以廣東省高校為樣本，專門做了抽樣問卷調查以做參考。廣東省教育廳網站公布出來的廣東省高校包括本科、專科、高職、獨立學院、職工高校、電大等，共計168所[3]，筆者以調查研究為基礎，并結合工作交流中的信息積累，分析高校檔案監督指導工作借鑒精細化管理理念的現狀如下：
（一）高校檔案部門推進監督指導工作有明確的法律法規保障。新修訂的《中華人民共和國檔案法》第九條規定企事業單位要“對所屬單位的檔案工作實行監督和指導”；高校參照執行的國家檔案局令第13號《機關檔案管理規定》的第十條規定，機關檔案工作的基本任務之一就是要“對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監督和指導”；教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》第八條指出高校檔案部門有對檔案工作人員開展業務培訓的職責，第十四條還規定“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作”。這些都為高校檔案部門開展監督指導工作提供了明確的法律法規保障。
（二）現代科學交叉融合發展為檔案工作的創新提供了機遇。人類為了提高研究和解決問題的能力，現代科學及相應的實踐活動日益趨于交叉融合。檔案學的學科包容性強，呈現了歷史學、管理學、法學、社會學、傳播學和信息技術等多視角的研究[4]，為檔案工作中出現的新問題和新挑戰提供了多角度的分析和指導。這些都為高校檔案監督指導工作的變革和創新提供了機遇，借鑒精細化管理理念成為可能。
（三）精細化管理具有內在的優勢。精細化管理是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式，追求更高效率、更多效益和更強競爭力，具有把組織引向成功的功能和可能[5]。這種工具作用蘊含的方式和理念適用于實際工作中的方方面面。
（四）高校內部各歸檔單位對檔案監督指導工作有著持續的高需求。有人類實踐活動的地方就會有檔案和檔案工作。高校內部各歸檔單位的監督指導需求有顯性和隱性之分，并且具有持續性和潛在性，隨著社會的發展，新技術的不斷產生和應用，高質量、高層次的監督指導需求日趨增多。
（五）高校檔案監督指導工作缺乏精細化的內部管理。一是缺乏精細化的崗位責任制。高校檔案監督指導工作缺乏細化的崗位要求、職務分析和責任規定，容易導致崗位設置中只有工作內容，而沒有工作責任，很難做到量才分責和量才授職，降低了檔案監督指導工作的實施效果。二是缺乏合理、準確、細致、靈活的管理制度、工作流程和工作標準。難以精確評價什么是“做了”“做完了”“做好了”以及“怎么做的”，檔案監督指導過程管理缺依據、效果管理缺準繩。三是缺乏科學完善的約束激勵機制。高校檔案部門內部缺少對監督指導工作人員更細致的考評、總結和獎懲，易導致工作任務的落實流于形式化，只有工作內容的描述，沒有工作效果的分析、考量和評價，形成了沒有改變和創新激情的工作“舒適區”。
三、高校檔案監督指導工作精細化管理策略
（一）轉變思維模式，培育“精細文化”。高校檔案部門內部從上到下要求每個人從細微處著眼，每個崗位、每份工作都應求精求細，把細節意識、規則意識、系統意識和服務意識變為全員的自覺意識。通過培訓、宣導等方式，建立精細化管理的思想基礎[6]。
（二）建立精細化管理支撐體系。1.梳理并完善規章制度。規范、細化、可行性強的規章制度是高校檔案部門開展監督指導工作的基礎保障，依法監督、依歸指導的背后實際上體現了對科學和法治的遵從。2.制定精細化的工作流程。高校檔案部門針對監督指導工作的常規工作事項、重點跟進事項、專項工作等不同類型的工作任務和目標，宏觀和微觀、固定和機動相結合，制定相應工作流程，并且隨著工作的開展不斷總結優化。如事前溝通調研、細化工作內容，事中嚴謹細致、不走過場，事后及時收集反饋、登記總結、定期回訪等是開展工作的宏觀流程，針對某項工作需要可以制定更細化的工作流程。通過優化的工作流程實現高校檔案監督指導工作全程管控和高效能運作。3.完善崗位職責體系。高校檔案部門應改變粗放、固化的檔案監督指導職責體系。責任是各項規章制度和工作任務得以落實的最有效的內在驅動力，權責清晰、責任明確，督查和追責措施到位，才有可能精準完成各項工作。首先總結日常工作、重點工作、臨時工作等事項，以此為依據，細化崗位和責任。其次，在工作團隊中進行充分的調研和溝通，了解每個人對自我及其崗位的認知，根據實際情況對崗位執行規范和其他事項做進一步的確認。最后明確不同崗位、不同角色的工作職責，并細化崗位職責履行情況的督查、追責、獎懲事項。4.搭建精細公平的考評激勵機制。在有規章制度保障以及崗位職責和工作流程相互制約的情況下，采取考核、獎懲等手段，有利于培育和推進高校檔案監督指導的精細化管理。首先，基于每個人的工作特點和工作能力，本著有利于實現工作目標和調動人員積極性的原則，對每項工作有落實、有考評、有獎懲。其次，注重考評結果的合理應用。將考評結果與人員的獎懲、任用、升級等掛鉤，真正達到以考評促管理、以考評促落實，充分調動每個人的積極性。
（三）創新高校檔案監督指導工作的方法和措施。一是宏觀管理與重點指導相結合。具體問題具體對待的同時，幫助各歸檔單位理順問題，形成可操作性強的長效機制；二是點與面相結合。在開展常規的全校范圍普及性的培訓和指導的同時，樹立典型，推廣先進經驗和具體做法，以點帶面，逐步推開；三是傳統方法與新技術相結合。在面對面、手把手式方法的基礎上，利用新技術，如制作微信小視頻推送、專題視頻教學、搭建檔案監督指導數據管理系統等，使監督指導工作更便捷易懂；四是獨立開展與聯合協同相結合。結合其他職能部門的業務，聯合校內其他部門開展檔案監督指導工作，可以減小工作難度和阻力，緩解高校檔案部門人員、技術、設備等不足的問題。
（四）改善人員結構體系。一要健全高校檔案監督指導工作人才建設政策機制，制訂人才培養計劃和引進計劃，出臺培養、評價、管理、激勵等一系列配套政策。二要基于精細化管理重點引進和培育高校檔案監督指導工作的規劃者、引領者和管理者，營造崇尚科學和法治，上下一心追求精細的工作氛圍。三要儲備經驗豐富、專業化、有敏銳精細化管理思路的管理體系搭建者。提升高校檔案監督指導工作精細化管理水平所必需的規章制度、工作流程、崗位職責、考評激勵方案等一系列的支撐體系必須由專業人員經過細致的調研、分析、協作才能出臺，并且在實施過程中要不斷總結、調整、優化。四要培養實施精細化管理的一線工作人員。繁雜的、實操性高、技術性強的具體檔案監督指導業務離不開對精細化管理理念接受度高、檔案專業好、執行力強的綜合型的工作隊伍。
（五）加強互動，建立長效溝通機制。針對高校內部各單位工作內容多樣、兼職檔案員崗位變化快的問題，高校檔案部門可以采取一對一、一對多、分片包干等方式面向各歸檔單位，建立兼職檔案員登記更新制度。通過建立工作交流群、及時通報檔案工作動態、發送業務操作指南、校外培訓通知、意見收集等方式建立不間斷的日常互動，以確保歸檔渠道的暢通。
（六）建立信息反饋機制。高校檔案部門通過日常的溝通聯絡、固定的登記回訪、重點的調研分析等措施，一方面收集監督指導對象的需求、意見和建議，另一方面要及時聽取部門內部每個成員的心聲、工作心得及意見。通過分析反饋信息，及時調整、優化管理措施，實現良性循環，從而逐步形成高校檔案監督指導工作的精細化管理模式。
（七）堅持專業性要求，不照搬其他模式。引入精細化管理的理念，最基本的要求是精準有效地對接到精細化管理的核心要求，即精、準、細、實，并堅持長期推動、持續改進，以實現高校檔案監督指導工作效果最大化、管理精確高效、內部運行清晰規范。結合高校檔案監督指導工作的專業性特點，在實踐過程中，要避免下面兩種偏差：一是過于追求量化，導致難以操作和持續；二是過于依賴流程、規范和技術，導致理論和實際脫節，并忽視了人的主觀能動性作用。
關鍵詞：高校檔案;精細化管理;實踐與探究
精細化管理是一種理念，一種文化。它是社會分工精細化以及服務質量精細化對現代管理的必然要求。現代管理學認為，科學化管理有三個層次：第一個層次是規范化，第二層次是精細化，第三個層次是個性化。這個概念最早被應用在企業管理上，對傳統粗放型管理理念，進行集約化和規范化的管理。隨著時代的不斷進步，在高校檔案管理工作中，精細化管理內容也得到了有效應用，為高校事業的改革與發展起到了巨大的推動作用。信息化時代的到來，也使得檔案管理工作變得愈加重要，如何在當前這個大環境中，對高校檔案中的相關信息內容進行精細化的管理，也是高校領導需要重視的內容。
1高校檔案管理中存在的問題
1.1檔案管理方法落后
在實際的調查中發現，盡管高校檔案管理工作推行信息化已經許久，但是在部分高校中，由于對檔案管理工作缺乏重視，所以采用的仍舊是傳統型的檔案管理方法，沒能引入相應的檔案管理人才對檔案內容進行信息化的改進。信息技術的缺乏，導致檔案內容的時效性的特點未能進行及時的應用，一些重要的檔案在查找過程中極為不便既降低了工作效率，同時也難以在各個部門之間形成有效的溝通，甚至是這些檔案還存在著一定的丟失風險。
1.2管理體制不夠完善
在當前的高校管理工作中，由于校領導對于檔案管理工作缺乏重視，所以容易對檔案管理工作存在著忽視的情緒，導致部分高校未能根據實際的情況，制定出一套較為完善化的檔案管理體制來，在實際的調查中發現，有一些學校甚至并未設置相應的檔案管理人員，檔案室也是和其他辦公區域合用，導致檔案管理工作存在著較大的管理風險。檔案整理不及時，存檔缺乏規范，檔案信息出現遺漏問題，還有一些檔案并未及時歸還等問題也是層出不窮。
1.3管理設施建設滯后
檔案管理的成敗也和檔案管理設施的建設情況有關。但是由于高校對于檔案管理工作存在著誤解，導致檔案管理工作的資金嚴重不足，檔案管理的硬件建設方面存在著較大的滯后性。在實際的調查中發現，一些檔案在存儲的環節上，檔案室的設施破舊，存儲的環境過于惡劣，給一些重要的檔案文件造成了嚴重的破壞，甚至出現了無法挽回的損失。還有一些檔案管理人員缺乏必要的安全意識，將重要的檔案資料和危險品放置在一起，對檔案資料的管理造成了較大的威脅。
2精細化管理理念的應用內涵
精細化管理理念本質上也是一種管理文化。在實施管理工作的時候，要堅持“精”、“準”、“嚴”和“細”等方面的原則內容。“精”，主要就是對檔案管理工作要做到最優化的管理；“準”，是確保檔案管理工程中，不出現一些錯誤的交接問題；“嚴”，主要指的是對于檔案管理的相關制度、工作流程進行嚴格化的執行，加強管控措施；而“細”，主要值得是把檔案管理工作做細，流程管細。在高校的檔案管理工作匯總，精細化的管理措施要求在每一個細節上做到精益求精，爭取營造出一個最佳的檔案管理環境，對檔案管理的環境、細節、成績進行有效的營造和提升。精細化管理理念是一種對管理態度、意識和理念的結合，強調在管理過程中做到盡善盡美，將管理思想落實到管理的各個細節之中，在檔案管理細節上，做到嚴謹、認真；精細化管理強調規則意識，任何一項操作都應該做到有規可循、違章必究，按照循環管理的思想，將檔案管理制度系統化，人員管理責任明確化，對高校檔案管理工作中的責任推諉、隨意無序的工作狀態進行改觀，使得整個管理系統朝著更為協調化的方向發展。
3精細化管理內容在高校檔案管理工作中的具體應用
3.1在高校學生檔案管理中的應用
針對高校學生的檔案進行精細化管理的時候，主要可以從以下這幾個方面來進行：第一，在新生入學的時候，對于從各個省市招辦郵寄過來的檔案，要做好入檔前的準備工作，避免出現疏漏。接收檔案的時候做好相應的登記工作，并且根據新生名冊情況，在其檔案袋上標明院系、專業信息、學號，然后再按照學生所報考的院系進行整理存放；在進行裝檔工作的時候，要用黑色簽字筆，將學生的相關信息內容，用正楷書寫上去，避免不統一的情況出現。專業的簡稱要按照正式的規范格式進行書寫，不能隨意進行縮寫；要通知院系的相關檔案管理人員，并以書面的形式進行告知，約定歸檔的時間，注意歸檔中可能會涉及的問題。第二，在新生入學之后，各個院系要對學生自帶的檔案內容進行及時收取，并裝入預先準備的檔案袋中，按照院系、專業，學生的學號，來對檔案進行分類存放；之后，還應該進行二次檢查，看看檔案中是否有錯裝、未報到者、夾帶的問題，如果發現檔案不全，要及時進行補齊。第三，學生在學校學習期間，可能會有一些新的資料需要歸檔，像入黨資料、出國資料、社會實踐活動資料、學籍變動情況以及相關的獎懲資料，這些內容也要及時進行歸檔，避免出現遺失的情況；在檔案管理過程中，發現學生缺乏檔案材料，那么要以書面的形式，令學生補齊檔案。第四，在學生畢業離校之前，學校的檔案管理部門應該和教務部門、就業管理部門加強聯系，對應屆畢業生的相關數據內容進行對照，確保畢業生的檔案信息無誤。對于那些休學、出國、退學的學籍異動情況，要將其檔案單獨抽出，進行微調化的處理；在學生畢業離校之后，則應該講學生的檔案進行歸檔、封存，檔案管理部門應該下發檔案裝檔通知說明，幫助學生對畢業材料的有關注意事項進行了解。
3.2在高校實物檔案管理中的應用
在對學校的實物檔案進行管理的時候，主要可以從以下幾個方面入手：首先，建立其一套適合本單位的實物檔案管理制度，將實物檔案管理的工作內容，列入到單位和檔案管理的部門職責中來。同時，根據相關的職校實物檔案管理制度，對各院系的檔案管理情況進行點評，對于表現優異的院系和個人，要進行必要的獎勵。其次，要對專職檔案人員的業務素質進行提升，幫助他們在精細化管理的內容之上，了解更多的專業知識，同時在檔案管理室中，要解決檔案管理人員兼職過多的問題，并爭取創造更多的條件來，為學校檔案管理人員的職稱評定、薪酬待遇、福利水平進行有效的提升，為檔案管理人員提供更多的保障。最后，學校實物檔案管理要做到有規可循，對實物檔案的管理方法進行細化處理，以件為立檔單位，統一編號，一件一號，進行裝盒、上柜的集中管理操作；對于那些不能裝盒的實物檔案，可以存放在檔案柜之中；對各類的實物要進行拍照保管，同時將其相關的材料內容整理起來，完善整個檔案材料，確保它們之間能夠具備有機聯系。保管檔案材料的庫房必須要具備整潔、干燥的環境條件，定期進行除塵，對溫度、濕度等內容進行控制，避免環境對實物檔案造成影響。一些貴重的實物檔案不能輕易對外展示，盡可能以照片的形式進行提供。
3.3在高校教學檔案管理中的應用
高校教學檔案的管理區別于其它類型的檔案管理內容，其具有較強的專業化和多樣化特點，產生于教學管理活動中的多項環節內容之中。在對教學檔案進行管理的時候，首先需要按照業務工作的內容，對其展開工序化的流程操作，并且進行必要的優化和改進策略。像流程內容的設定，就可以采用線性流程、責任矩陣流程、時間矩陣流程和空間矩陣流程的內容來記性。在實際的操作管理過程中，教學檔案上的管理人員，可以通過職校的網絡化管理內容，制定出教學檔案管理流程，并按照相關的標準內容來進行考核和檢查工作的進行。教學檔案的管理也要順應信息化時代的要求，以信息資源為核心，建立起電子教學檔案數據庫，將教學中的相關數據、文件以及所需要的師生檔案整理為一個資源庫，這樣更方便廣大師生對教學檔案資源進行查閱。在教學檔案的管理制度建設上，應該由學校里面一位分管這方面工作的校領導來帶頭，由高校檔案室牽頭草擬相關的制度，這樣才能體現出專業性和科學性的特點來。
4結束語
精細管理的本質，就是其能夠讓高校的檔案管理工作，可以進行有效發揮和貫徹，并對檔案管理工作進行切實的提升。在實際的應用過程中，高校的相關領導需要按照“精細化”的管理發展思路，對檔案管理中存在的關鍵問題、薄弱環節，分階段進行查找和解決，每階段性完成一個體系，便實施運轉、完善一個體系，并牽動修改相關體系，只有這樣才能將精細化管理的功能、效果、作用，進行全方位的發揮。
參考文獻：
[1]張學.基于精細化管理模式下的職校檔案管理探究[J].檔案天地，2014(7):52-53.
[2]安巖.淺論職校檔案的精細化管理[J].城建檔案,2012(12):73-74.
【關鍵詞】企業;檔案工作;精細化;管理
企業檔案作為企業發展歷程的記錄，是企業可持續發展和進行創新的重要信息資源。對于企業檔案的管理，不能說是影響企業經濟效益的關鍵因素，但是也在其中對企業的經濟效益起著潛移默化的影響。因此，對企業的檔案管理也必須改變原有的管理思路和理念，做到精細化、系統化，從業務工作、服務利用等方面推進檔案工作流程化、規范化發展，才能跟上企業發展步伐，適應企業發展需要。
1．企業的檔案管理
企業檔案管理是企業管理的重要組成部分，企業檔案是企業生產經營等活動的原始記錄和重要信息資源，企業檔案工作則是在企業研發、企業生產、企業經營等管理活動中的基礎性管理工作。隨著現代企業高速發展，管理水平不斷提高，市場競爭愈加激烈，將對各項業務工作提出更高要求。對于一個成熟的企業來說，不僅要有完善的企業管理體制和沒有漏洞的經濟經營制度，企業經營者還要不斷完善的就是企業檔案的精細化管理。企業檔案的原始憑證性，決定了檔案必須高質量、高穩定，特別是信息化建設速度加快、網絡辦公的普遍應用，這就要求要求從檔案形成伊始就必須精細地管理，做到落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，每一個管理者都要到位、盡職。工作要日清日結，每天都要對當天的情況進行檢查，發現問題及時糾正，及時處理。這樣，企業檔案工作才能提升工作質量，才能體現企業管理的水平。
2.檔案精細化管理的機構和隊伍建設
要適應精細化管理的需要，首先要加強機構和隊伍的建設。
(1)面對企業檔案的多樣化，企業檔案管理應進行合理的規劃和明細。企業要配備專門領導分管檔案的工作。
(2)檔案的機構設置。企業應該根據自身的規模和本身的管理模式對檔案管理進行分析，從而設置專門的檔案機構。對于大型企業，應該成立和設置適合企業本身的檔案館。一個企業的檔案管理模式，并不適用于所有企業，面對不同的模式，企業管理者應該認真進行研究，制定出適用于自身的企業檔案工作的管理模式，才能使檔案工作管理更加完善和全面。
(3)企業檔案管理人員的配備問題是很多企業值得思考的一個問題。企業的檔案管理是企業發展和進步的一個至關重要的環節，所以對企業檔案管理人員如何選擇也就更值得研究。對于企業的研發、經營和管理以及企業的重大項目，應配備與其相關的專職的檔案管理人員，并保持其穩定性。
3.檔案精細化管理的制度建設
企業的檔案管理部門，必須貫徹落實國家有關檔案工作的相關法規和方針政策，建立健全的檔案管理規章制度，完善相應的檔案管理規定，制定詳細具體的、可操作性強的管理措施，將檔案管理納入相應的企業發展規劃和工作計劃之中，為檔案工作的持續穩步發展提供相應的保障。
(1)加強制度建設，構建“制度健全、管理規范、利用方便”的檔案管理長效機制。
(2)建立檔案管理責任制。根據檔案管理要求，對檔案管理進行定崗定責，建立“領導主抓、部門分管、專人負責、全員配合”的多層次檔案管理體系。
(3)健全檔案管理制度。制訂適合企業的《檔案管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案鑒定銷毀制度》等制度，逐項細化檔案收集、整理、保管、利用等各個環節的操作要求。
(4)細化檔案管理工作流程。制訂《文件歸檔辦法》、《文件資料歸檔范圍和保管期限表》，建立檔案收集渠道，明確相關責任人。以此要求全體員工在經營管理活動中積極介入檔案工作的日常工作，移交應歸檔的文件資料，確保檔案管理合法、規范、有序。
(5)將歸檔工作納入企業的績效考核指標。
4.檔案精細化管理的重點建設
企業檔案工作應該滿足企業各項活動在信息和責任等方面的需求，為企業的管理提供有效和便利的服務。因此必須確保檔案的完整性、準確性和安全性。
(1)必須要采取相應的手段和措施，確保企業檔案不受到任何威脅和破壞。嚴格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項設施，并及時更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲空間，確保檔案庫房建設符合國家標準。
(2)在科技日益進步和發展的今天，計算機和網絡技術成為了便利和快捷的代表，已普遍應用到在企業檔案管理中。但因網絡黑客的攻擊或因計算機的壽命致使硬件損壞，將造成難以彌補的損失。所以，對計算機系統中的檔案信息必須用光盤或移動硬盤定期備份；企業網絡應與互聯網實施物理隔離或實行局域網管理。作為重要的憑證，紙質檔案是電子文件無法代替的，白紙黑字無疑是最好的檔案保存方式，專門的檔案庫房和檔案館是企業保存檔案途徑的不二選擇。
5.檔案精細化管理的日常工作
企業檔案工作的日常管理業務，其內容主要包括兩個方面,即檔案實體管理和檔案信息管理。應加強日常管理，不斷改進檔案工作。
5.1檔案實體管理
檔案實體管理,是指以檔案保管單位(卷、盒、件)為對象的管理工作,主要通過檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和移交等六個環節來完成;對于企業的檔案管理，其文件整理是檔案管理工作中必不可少的一部分，文件的整合是體現一個企業檔案管理工作的重要途徑。檔案管理人員應將收集到的文件資料進行分類、排列與編目，從而形成卷宗。古人有云“千里之行始于足下”，檔案整理工作亦是如此，只有從開始的點點滴滴做好，才會在以后慢慢累積的過程中不會感到檔案卷宗的冗雜和散亂，便于對檔案更好的整理。
檔案管理人員在進行檔案整理的時候，要認真核對，杜絕遺漏現象的發生；檢查的時侯，要核實檔案數目和種類，要認真清點，杜絕任何錯誤的發生。
一個企業的檔案相當于一個企業的歷史，企業成立時間越長，歷史就越長，檔案就越多，檔案保管人員就更應該小心謹慎，防火防潮，定期進行對檔案上灰塵的擦拭，確保檔案的完整和安全。對于因時間久遠而破損和泛黃的紙張，檔案的管理人員應該進行定期的修復和抄寫，以確保檔案系統的完整。當檔案保管人員進行職位調整和交接的時候，雙方要認真進行手續交接，填寫交接表，清點檔案數量，確保檔案數目不會因為人員調度而出現混淆。
5.2檔案信息管理
檔案信息管理是以檔案所蘊含的內容信息為對象的管理工作,是對檔案深層次的智能管理,其目的在于采取有效手段,開發檔案信息資源,充分發揮檔案的作用,主要通過檢索、編研和開發利用等三個環節來實現。
6.檔案精細化管理的改進
企業檔案業務部門作為企業的一個管理部門和基層單位，除了按其職責，做好日常工作，組織學習檔案法律法規，提高員工的檔案法制意識，宣傳普及檔案知識外，還應更細致地開展工作并加以進一步改進。
(1)關注公司重大業務，提前了解歸檔材料有關情況，提出檔案收集和相應的文控管理建議。
(2)制定檔案移交工作流程，提前向移交方發送詳細、具體、可操作性強的歸檔要求，明確歸檔范圍、書寫材料、附件、移交目錄等各個工作步驟的質量要求。
(3)制定檔案整理工作流程，明確組卷、裝訂、編目、信息化等各個工作步驟的質量要求。
(4)主動溝通，跟蹤了解歸檔文件的形成情況和工程進度等情況，針對具體問題給出指導意見。
(5)完善各項檔案規章制度。
(6)提供優質的檔案利用服務，跟蹤統計利用效果，征求完善意見。
企業檔案管理作為企業的一項基礎管理工作，作為企業精細化管理的重要組成部分，就一定要從企業對精細化工作的管理要求入手，結合企業自身特點，落實、推進、持續完善精細化的制度、流程，使得企業檔案管理水平得到提高，為公司的生產、經營打下穩步前進的基石。
【參考文獻】
［1］劉曉莉.企業管理制度與企業內部規劃[J].關于企業內部的檔案管理制度的討論,2009:45-46.
［2］覃兆劌.企業檔案的價值與管理規范.企業檔案究竟該怎樣分類和管理,2012:77-79.
［3］劉朝天.我們身邊的經濟學2011.我國的經濟體質變革[J].企業的管理制度與監督機制:78-79.
【摘要】本文以基層單位檔案工作為研究對象，根據筆者的理解和工作經驗，對如何做到管理精細化作出一番探究，并提出建設性意見供參考。
關鍵詞 基層單位；檔案工作；管理；精細化；問題；措施
基層單位，在過去很長的一段時間內，其運行和管理工作都沒有得到外界的關注和重視，作為記錄基層單位工作和發展的主要文獻資料——基層單位檔案的管理有著十分重要的現實意義和社會價值。如何才能夠做好基層檔案工作管理、如何才能夠在減少人力、物力的方式上更好、更有效地完成建檔、管理以及查閱等各項工作內容，如何才能夠讓基層單位檔案工作與時俱進的同時最大程度地做好各項工作，管理精細化或許就是解決這些問題的答案。
一、基層單位檔案工作管理存在的問題
檔案的管理，是一個單位、企業十分重要的一項工作，但是對于絕大多數單位，特別是在人力資源以及軟硬件等方面存在嚴重不足的基層單位來說，檔案管理工作基本上都是名存實亡。就基層單位檔案工作中存在的問題而言，主要分為以下幾大類：第一，社會、單位到員工對于檔案管理的重視程度不夠，認識不夠，投入也不夠；在單位中，檔案管理工作基本屬于“冷門”，都不是大家愿意接手進行管理的工作；導致這一問題的原因有許多，上至企業領導下至每一個單位的職工都需要對自身的這種錯誤認識以及信息的傳遞負責。第二，基層單位檔案管理體系不完善、管理意識不夠強；大家認為檔案管理是可有可無的內容，不到使用的時候基本不會接觸到，同時對檔案管理的相關方法以及措施也很少有所涉及，這些問題間接地反映出基層單位在檔案管理工作中沒有具體的管理措施，也沒有日常的檢查和管理工作，對于檔案管理工作相關內容知識的培訓機會也是少之甚少。第三，檔案管理的軟、硬實力都不夠，在信息更新上嚴重滯后，沒有專業的人才進行具體的工作管理，也沒能做到與時俱進，引入先進的管理方法以及管理設備更是遙不可及，在檔案管理上存在著嚴重的不標準、不到位等一系列的問題；專業人才的缺乏是基層單位檔案管理工作中存在的最大問題之一，而企業檔案工作管理認識不足的同時也導致企業中每個職工對于檔案管理工作一知半解；而沒有統一的管理措施和管理體系機制則使得管理方式落后，年限久一點的檔案資料在保存的過程中發生丟失，給相關工作的展開帶來了巨大的影響。總而言之，基層單位檔案工作管理問題嚴重，發展以及改革勢在必行，任重道遠。
二、基層單位檔案工作精細化管理措施
要想解決基層單位檔案工作管理中存在的問題，那么對基層單位檔案工作管理做出相應的改革是十分有必要的。具體言之，需要采取一系列的精細化管理的措施才能夠將基層單位檔案工作做好。首先，無論是基層社會、單位還是單位的職工都需要從思想上以及實際行動上對單位檔案的管理工作提高重視以及關注度，投入更多的人力、物力和財力對本單位的檔案管理工作進行全面的改革和管理，將檔案管理工作列入日常的主要檢查內容，而這項深入改革的措施則需要落到實處，如何才能做到讓全體員工和整個社會都對基層單位檔案工作能夠有一個更高的關注度呢。第一，我們需要改變對檔案管理工作的舊思想、過去式的認識，從社會認可度、崗位職稱、工作內容重視度等方面給檔案管理工作一個更為輕松的環境；在保證外部環境相對寬松的同時，我們需要從內在因素著手對基層單位檔案工作管理展開改革，在統一對基層單位檔案管理工作的重視思想的基礎上，我們還需要在實際行動中有著強力的表現，這需要我們的單位領導發揮自身的帶頭作用，在日常工作中將檔案管理工作放到一個較為重要的位置上，自己帶頭學習檔案管理工作的相關知識和技能，自己帶頭對單位檔案管理工作進行負責，甚至在人數不多的單位中，可以采取輪班的方式對檔案工作進行管理。其次，引入專業的檔案管理人才以及管理方法和手段，定期對單位的員工開設相關的講座以及學習的機會，讓職工對檔案管理工作以及檔案的認識有一個更為系統、全面的提高，使得檔案管理工作能夠在發展的過程中更好地傳遞下去。檔案管理工作看似十分的簡單，甚至在外人看來就是一個可有可無、沒什么技術含量的工作，但是深入到具體的工作中會發現這是一個龐大的工作體系，包含了許多工作內容，需要我們從點滴做起，從小事做起，構建合理的管理方式和系統才能夠將檔案管理工作行之有效地一直延續下去。因此專業的技術人才對于檔案管理工作是十分有必要的，而讓每一個職工了解和認識檔案管理工作的實質和內容則可以使得本單位的檔案管理工作以及相關手續的辦理更為高效。同時，完善檔案管理的體系，結合互聯網、計算機平臺等先進的技術，讓檔案管理能夠做到標準化、系統化，進一步推動檔案信息化建設。
三、基層單位檔案工作管理發展展望
基層單位由于自身的特殊性，在檔案工作管理上存在較大的局限性，在發展中遺留下來的問題也非一朝一夕能夠解決的。但是從發展的角度來看，只要我們能夠從點滴做起，從小事做起，那么，將基層單位檔案工作的管理做得更精細化、標準化乃至系統化并非癡人說夢。但是，這也需要我們把握好方向和原則，對基層單位檔案工作管理存在的問題不能視而不見，應該痛下決心進行深層次的改革和完善，在改革的過程中應該克服各個方面的困難和問題，努力將各項改革措施和手段執行下去，推行開來。當改革措施取得一定成效后，需根據具體的實際情況，對管理措施進行適應性的調整，但工作不能夠半途而廢，而應推行到底。只有這樣，發展之路才能走得更為長久；同時，對于檔案管理工作我們需要在全國的基層單位建立一個適用性較為廣泛的管理體系和機制，推行一些管理效率和較為先進的管理措施，讓各個基層單位在檔案工作管理中學習和參考，根據自身單位的自身具體情況，發展出符合自己單位實際情況和發展需求的檔案工作管理方式，形成檔案工作管理“百花齊放”的局面，讓基層單位檔案工作管理體系更全、更新、更好。
四、結語
通過上文，從基層單位檔案工作管理存在的問題、基層單位檔案工作精細化管理措施以及基層單位檔案工作管理發展展望等方面展開一番剖析可以看出，我國基層單位檔案管理工作在發展的過程中遺留下來許多的問題，深化改革難度較大，發展之路任重而道遠，基于基層單位檔案有著十分重要的價值，改革的形勢更是刻不容緩，因此，在未來的發展過程中，我們需要從普及社會對檔案管理的重視度、重新建立檔案工作管理體系和機制，讓其成為基層單位工作中的重要組成部分，并成為大家的共識，共同將單位的檔案管理工作做得有聲有色。
參考文獻：
[1] 齊建華. 淺談新時期檔案和諧管理模式的構建[J]; 湖北檔案，2008 年Z1 期.
[2] 林紅棉. 我國機關檔案管理模式改革研究[D]. 廣西民族大學，2011 年.
關鍵詞：精細化；檔案管理；機遇；挑戰
檔案管理工作存在于我們生活中的方方面面，小到我們的個人檔案的管理，大到全國人口的戶籍管理，以往手工管理手段面對如今海量的信息只能望洋興嘆，所以引進先進的管理理念與技術迫在眉睫。精細化管理是一種先進的理念與技術，它運用嚴謹的管理規范和信息化管理手段解決了海量的數據和以往管理中散漫、難以量化的實際問題。對于這些有保存價值的檔案材料，如何能夠在有效保護的同時，更好地利用其價值成為各級各類檔案管理人員在管理工作中面臨的新挑戰。在這樣的重要轉型階段，作為高校的檔案管理工作者，應從以下幾個方面進行改進。
一、完善檔案制度
“沒有規矩，不成方圓。”好的管理體系需要一系列完善的制度來支持。在精細化管理運行的實際過程中，與以往的管理方式與方法難免有一些差異，包括在部門職責、各崗位職責、精細的管理分類制度、考核制度、獎懲制度等方面的區別。高校檔案館作為檔案管理的主要部門，要在實際運行中統籌處理好這些矛盾，把精細管理層層落實，摒棄落后的管理方式，吸納新的管理觀念，在自身部門制度完善的同時，對各教學院部和職能部門檔案人員的崗位職責也要明確、細化。專職的高校檔案館的工作人員對各種檔案工作流程都較熟悉和規范，但對于二級學院以及各部門的兼職檔案人員來說，各項事務還需要用明確的要求和制度來規范，如歸檔材料的范圍、種類、存放方式、檔案材料等按要求撰寫、按規范收取、按時間歸檔等都要有專門的制度和規范來約束，細化的工作流程能明確工作中每一個細小的環節。
二、抓住機遇，優化技術
數字化檔案館是運用數字化管理手段對檔案進行信息化處理，是當前檔案管理工作的主流，但與其他行業信息化處理能力和水平相比，檔案信息化水平還有待進一步提高。各大高校正在抓住這一機遇大力推動數字化檔案館的建設，利用這一機遇更新管理手段和技術、爭取充足的資金來推動檔案管理向信息化、開放化邁進。
數字化檔案館的建設是一項復雜的信息化工程，與傳統的檔案管理與利用相比，它給檔案管理工作帶來了新的生機和活力。傳統的檔案管理在檔案歸檔后，保存質量不穩定，查詢利用率低，不便于開放利用。而數字檔案館作為一個開放的平臺，各種檔案進行數字化處理后能夠永久保存和查閱利用，其檔案利用率是以往傳統手段遠遠不能比擬的，其功能強大的信息化處理平臺、高效的訪問速度和高效的利用率都充分體現了檔案管理業務與現代管理方法的整合。在今后的發展過程中，更需要這種傳統與現在相結合的互動方式。
三、更新管理人才
數字化檔案管理的建立需要大量的信息技術人才。根據當前高校檔案從業人員的整體情況來看，信息技術人才較為缺乏，大部分檔案從業人員都沒有信息技術背景。所以，培養一支能夠達到信息化建設需要的高水平人才是保證數字化檔案館建立和運行的必要條件。在建設數字化檔案管理工作團隊時，筆者認為應以建設信息技術團隊為主，再配以具有多年檔案管理經驗的人員，以業務需求為指引，在對現有人才進行新知識的培訓基礎上，引進高素質的跨學科人才，推動數字化檔案館的建設。
四、檔案管理人員應具有良好的職業道德
1.遵循保密原則。“不該說的秘密，絕對不說；不該知道的秘密，絕對不問。”這是檔案管理人員在工作的過程中必須遵守的檔案保密制度。對于保密類檔案嚴格按照權限規定管理查看，杜絕保密檔案泄密的事件發生。另外，尊重他人個人隱私也是檔案人員應具備的基本職業道德。檔案管理人員在工作過程中會接觸到個人檔案文件，其中包含的個人隱私、以往經歷等內容切不可違規公之于眾。
2.注重服務意識的培養。檔案管理看起來是對各類物體和資料的管理，但在收集檔案和檔案查詢利用的過程中都是要與各類人群有交流的。作為一個窗口服務型的部門，從業人員除了在完成自身業務工作的同時，好的服務態度能影響整個部門的形象。在收集檔案材料時，檔案管理工作者與檔案來源單位是合作關系，而不是上下級關系；與來訪人員交流時，對其權限查詢范圍內的要求應盡力滿足；與學校其他部門的協同工作時，檔案管理工作者要認真履行本部門的責任與義務。
高校檔案精細化管理是一個系統工程，其管理水平的高低是學校有效統籌、各部門積極配合、檔案從業人員認真工作的共同結果。目前，各高校數字檔案館的建設已初步成形，但距離精細化管理的要求還有一定的距離，還需要大量的檔案工作者對其內容和功能進一步完善。
參考文獻：
[1]王玉玲.論高校教學檔案的精細化管理[J].蘭臺世界，2010，（12）.
[2]薛四新.IT集約化服務型數字檔案館運行模式研究[J].檔案學通訊，2007，（05）.
[3]拾景欣.以利用者為本提升檔案人員的親和力[J].蘭臺世界，2010，（12）.
關鍵詞：煙草商業企業；會計檔案；精細化管理
中圖分類號：F23 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）02-0-02
會計檔案是機關、企業、事業單位或其他經濟組織在經濟管理活動產生的會計憑證、會計賬簿和財務報表等具有保存價值并作為歷史記錄保存起來的會計核算專業材料。[1]它記錄和反映了一個單位的經濟活動，是經濟業務的重要史料和證據。通過會計檔案，可以了解每項經濟業務的來龍去脈，把握公司成立以來的經營情況，為單位制定經營決策提供參考；真實記錄財務會計管理的各個重要環節，是加強企業內控管理的保證及體現。會計檔案按照保管年限可以分為永久保存會計檔案和定期保存會計檔案等；按照文件類型分為會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、其他類等；按照電算化進程可以分為傳統手工會計檔案和電算化會計檔案兩種類型等等，種類繁多，管理本身存在一定難度。
近年來，隨著煙草系統母子公司體制的建立，全面實施財務資產“一體化”管理，會計信息系統核算廣泛運用，財務管理在企業管理中核心作用逐步顯現，對會計檔案管理工作也提出了更高的要求。但會計檔案管理工作在實際操作過程中還存在以下的問題：
一、會計歸檔資料收集不全面。《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）《浙江省煙草專賣、商業系統企業會計基礎工作管理辦法》（浙煙財〔2005〕41號）（以下簡稱兩個辦法）等對會計檔案規定了歸檔范圍為憑證、賬簿、報表及其他，具體表述中用“其他應當保存的會計核算專業資料”涵蓋了沒有列舉的項目，在實際工作中需要很強的職業判斷。僅僅一個“其他”，讓很多人忽視了一些越來越顯得重要的會計資料的收集，如：預算執行情況表及分析報告，上級部門批復的預算相關文件、稅務審計等相關部門的檢查資料、資產處置資料等。
二、會計檔案打印、整理、編號等工作不規范。檔案管理是會計基礎工作的最終體現。很多財務人員工作認真，但是在會計檔案的打印、整理等工作中卻較為粗放。打印賬簿時沒有考慮實際需要，如：打印銀行明細賬時沒有分賬戶打印，或者只打印往來明細賬，沒有打印客商三欄輔助明細賬等；整理時沒有考慮各項資料的邏輯性；編號時沒有按總賬、現金、銀行存款日記賬、各科目明細賬、輔助賬順序排列等，給翻閱檔案、查找資料帶來不便。
三、財務新員工對會計檔案管理缺乏理論知識和實際操作能力。近年來，我市系統財務人員隊伍不斷注入新鮮血液，新老員工交替頻繁。老員工憑工作經驗不斷加強會計檔案管理，沒有留下系統的指導文字。部分新員工對會計檔案管理工作不夠了解，在具體操作過程中存在困難，難以跟上企業管理的要求。
四、企業內控管理對加強會計檔案管理提出新要求。檔案管理是企業內部控制管理的有機組成部分。2008年5月財政部會同五部委出臺了《企業內部控制基本規范》后，2010年4月又出臺了《企業內部控制配套指引》，企業內控管理日益顯示其重要性，并在企業發展中發揮積極作用。資金、采購業務、資產管理、銷售業務、財務報告等等一系列企業內部控制手段都涉及到財務部門，最終需要轉化在會計檔案中。系統內審計、外部審計、稅務檢查等，不僅僅是以前單純的檢查賬務的真實性、合規性，還加入了風險防控等方面的檢查，要求會計檔案管理更加全面、規范、系統和精細化。
針對以上會計檔案管理現狀及存在的問題，經過實際工作的摸索實踐，筆者認為全面做好會計檔案管理工作，實現粗放式管理轉為精細化管理目標，可以從以下工作思路和實施方案入手。
一、加強培訓，將會計檔案管理理論與實際工作相結合。針對會計檔案管理的薄弱環節，應組織財會人員系統學習兩個辦法、制度及其他要求，對會計檔案管理工作進行理論上的認識。擯棄會計檔案管理是會計檔案管理員個人責任的錯誤思想，在全員中樹立會計檔案重要性理念。可以聘請專業老師結合實際工作情況，對會計資料收集、整理、裝訂、編號到歸檔的一系列流程進行講解，將理論轉化為實際應用。
二、制定規范，將需收集保管的會計檔案項目進行細化。會計資料的收集是檔案的起點，只有收集及時、完整才能為檔案的科學管理和有效使用提供保證。我公司特制定了《會計檔案整理操作規范》，對麗水市煙草商業系統會計需要歸檔的材料進行了統一，共4大類27小項。包括：憑證、會計賬簿、會計報表及其他。會計賬簿類有10個具體項目，其他類有11個具體項目，包括：各項稅費納稅申報表及相關資料、固定資產盤點表及報告、資產處置資料、稅務、審計等相關部門的檢查資料等。涵蓋了會計整體工作中的每個關鍵點，避免重要資料的遺漏，對會計檔案管理人員具有切實的指導意義。
三、確定統一標準，對全市會計檔案管理工作統籌安排。為了使會計檔案管理更加規范，我們對打印、裝訂等進行了標準的統一。
（一）統一打印格式。新的財務系統上線后，關鍵用戶進行了統一的賬簿打印模版設置，使打印效果盡量合乎理想。對需要打印的賬簿格式明確作了要求，并詳細描述操作步驟。例如打印銀行日記賬時，要求選擇輔助明細表設置“會計科目、賬戶”為表頭選擇模板【現金日記賬（豎式）】打印，賬頁左上角要顯示科目編碼、科目名稱及賬戶；打印固定資產明細賬時，要求先整理一份匯總的固定資產情況表等，對每項內容均進行了最細環節的確定。
（二）統一采購憑證紙、粘貼單、檔案封面及檔案盒等。按照兩個辦法的要求，記賬憑證規格統一規定為114*217mm，用紙標準為不小于80g/m的書寫紙；會計憑證封皮規格統一規定為125*232mm*2，用紙標準為不小于120g/m的牛皮紙；會計憑證檔案盒規格為135*231*30mm等等。市公司嚴格按標準對會計檔案裝訂材料進行了統一采購，給會計檔案穿上了全市統一的工作服。
另外對會計檔案的編號規則、歸檔要求及處置流程等都進行了詳盡的規定。
四、完善電子檔案管理，全面提升會計檔案管理水平。檔案之所以具有保存意義，正是因其具有非常重要的利用價值，除了紙質會計檔案的管理外，還要重視會計電子檔案的收集及管理。應加強會計電算化實物檔案管理，電算化系統升級后，計算機、服務器和數據庫等軟硬件實物均應與相應的數據備份一同歸檔，操作員代碼和操作口令等一律明碼刻寫光盤并打印紙質文件一同保管，增加系統透明度和可操作性。[2]電子檔案應每年跟隨紙質檔案一起歸檔，與紙質檔案形成雙保險，以及適應不同使用目的。
五、以PPT為宣傳渠道，直觀展示會計檔案管理工作的全過程。我們將會計檔案的整理全過程拍攝照片，包括：（一）憑證的粘貼、附件折疊、憑證的裝訂、包角、蓋章；（二）賬簿打印設置、頁碼、賬簿啟用封面填寫標準；（三）案卷卷內目錄的填寫、封面的折疊、封底立卷人的填寫、案卷的裝訂；（四）案卷的編碼；（五）保管清冊、移交清冊等的填寫，制作成PPT，附文字說明，生動展現了會計檔案整理標準及全過程，為加強會計檔案管理提供后續保證。
六、梳理工作流程，將會計檔案精細化管理進行固化。結合企業管理體系的《會計檔案管理工作流程》，對檔案的移交、保管、銷毀等其他具體細節作了具體的規定，全面地進行會計檔案流程化管理。將檔案管理工作的各個步驟固化下來，形成文字和流程圖，有利于新員工在具體工作中有跡可循、有據可依，即使沒有足夠指導的情況下，也能迅速掌握該項工作。
會計檔案管理在實際工作中容易被忽視，而事實證明其實際上是一項繁雜深奧的工作并且對企業的發展意義重大。需要每個會計檔案管理員統觀全局，進行分析、理解和把握，改變以往的粗放型管理模式，進一步加強精細化管理。
參考文獻：
[1]朱軼杰.醫院會計檔案的規范化管理.內蒙古科技與經濟，2013（3）.
疾控檔案作為原始材料記錄了在疾控過程中的歷史面貌,也是國家檔案管理重要財富的一部分,目前由于各級疾控機構對檔案工作的認識不一,管理不科學,存在著以下問題:
(一)檔案管理格局混亂、機構不健全各級防疫機構管理機制不健全,由于檔案特點平時不起眼,有些機構沒有把檔案統一的習慣,各科室對工作中形成的檔案單獨進行管理,由于沒有統一的管理標誰,檔案分散在各科室或者個人手中,各科室根據自已主觀的理解和實踐進行管理。由于檔案的經濟效益往往不能直接在社會上反映出來,使得許多應納入管理范圍的材料沒有存檔,造成平時我們防疫工作中形成的大量珍貴的資料丟失。另外,一旦單位內人動或部門重組、解散,這些珍貴的信息材料就有可能丟失或毀壞,造成嚴重的信息資源浪費,對今后查看歷史檔案帶來諸多不便。
(二)檔案意識不強、檔案利用率低一套完整的檔案資料,不僅對歷史防疫經驗的借鑒和未來防疫工作的研究有很大的參考作用,而且對整個疾控工作學術科研和涉及到疾控執法標誰都是重要的參考依據。而在當前的疾控工作中,缺乏相關的法律法規和標誰支持,檔案管理人員缺乏專業知識和經驗,大多存在著重經營、輕檔案的意識,也由于這種思想的影響,沒有認識到日常工作中檔案管理的必要性和重要性,對各類檔案分界不清,認為存檔只是例行公事,可有可無,對形成的檔案是否符合今后需求都不做考慮,檔案工作者普遍存在知識面窄、知識老化等,尤其是部分領導干部對檔案管理意識不強,導致檔案研究、利用率較低。
(三)檔案管理工作硬件建設不完善根本談不上專業的檔案庫房,也正是由于這種分開管理,對檔案的存檔和保護工作帶來了很大的困難。近年來,科學技術的進步,計算機及網絡技術在各行各業中得到廣泛應用,而運用計算機及網絡技術管理疾控檔案的卻較少,大部分的疾控檔案工作仍依靠人工收集、檢索,儲存信息量小,不利于檔案的利用和開發。
二.信息化環境下的疾控檔案管理工作研究
由于全球信息化高速發展,我們應該清醒地認識到,檔案信息化將成為未來趨勢。疾控檔案作為重要的信息資源,檔案管理人員必須加強重視對檔案的收集、整理以及研究,為疾控工作提供快速、精誰的檔案信息,要充分發揮檔案這一重要歷史資料的參考、憑證與宣傳作用,以確定檔案在疾控日常工作中的重要地位。對于在信息環境下如何做好疾控檔案管理,筆者提以下幾點意見供其他疾控檔案管理人員參考:
(一)建立健全檔案管理工作網絡機制
疾控站檔案管理,也是一項科學管理,在疾控系統還是新的技術工程,亞需建立和完善管理長效機制。俗話說得好,“沒有規矩,不成方圓”。要提倡全員參與,先收集、整理各科室建議與意見,在檔案管理總要求的指引下,設計出檔案管理的規劃,具體制定檔案管理的各項制度,讓疾控檔案管理發生根本性的改變。由于疾控檔案的特殊性,針對業務過程中形成的檔案材料無須進行繁瑣的紙質登記整理,甚至無須進入庫區,可通過網絡可以實時上傳至網絡服務器中。應用各種方法進行科學管理,使檔案管理的各個環節緊密相聯,形成一個系統化的整體。檔案格式即可以保存純文字性信息,還可以以多媒體的影音形式于一體存檔,即可供日常查閱管理,也可供其他地區或國家借鑒,不但檔案的完整性得到有效保證,而且因信息共享,可以查詢檔案室以外地區或國家的檔案信息,打破傳統檔案管理的地域限制,對一些病因的學術研究和突破都有很好的推進作用。檔案讓我們了解以往的情況,研究疾控工作的發展過程及其規律性,批判地繼承前人的研究成果,總結與吸取經驗教訓,繼續新的研究創造所必須參考的寶貴材料。各項疾控檔案利用規章制度的條文即要應非常嚴謹,同時更要便于執行,要不斷在實踐中認真加以總結,不斷充實和完善。
(二)提高檔案標誰化、規范化水平
目前雖然有些機構也試圖通過信息化系統來管理疾控檔案,但由于缺乏統一的檔案管理標誰和規范,各種資料存檔雜亂無序,沒有統一平臺,甚至很多只是基于辦公文檔工具處理,達不到真正意義上的信息化水平,這些都嚴重影響檔案保存的質量。要明確獎罰條例,對“失誤”、“失職”責任人建立追究制度。由于疾控檔案管理范圍廣,首先要對其管理內容進行分類,例如:環境衛生包括公共場所、水、大氣等,免疫規劃包括生物制品、呼吸道病、消化道病等疾病,食品衛生包括飲食、加工、副食等。而目前最主要的原因不是硬件設施的缺乏,而是沒有制定統一的檔案保存標誰和規范,因此系統沒有發揮出應有的水平,要做好疾控檔案管理工作,在硬件條件滿足的前提下,必須要真正建立健全統一的檔案管理標誰,并真正實施才能達成。搞好疾控檔案的管理對保障疾控工作正常運行,對保障疾控事業持續健康發展極為重要。在建立統一的檔案管理標誰后,可適當組織疾控工作人員進行培訓,加強全員對檔案管理的重視程度,要讓每一位檔案管理人員都清楚他們肩上擔負著重任,防疫檔案隨時發揮著不可估量的社會效益,逐步使檔案管理走上制度化、規范化、科學化的道路。
(三)有重點地做好數據庫
