時間：2023-09-12 17:04:05
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關鍵詞：數字化檔案 存儲設備 檔案管理 計算機 載體
認清數字化檔案與紙質檔案管理環節的差異性，有利于科學地開展數字化檔案的管理工作。數字化檔案的管理除了需要開展傳統紙質檔案的收集、整理、保管、利用、統計、鑒定、銷毀等工作外，還應注重以下四項工作的開展。一是介入電子文件的形成過程，使電子文件在設計、形成階段就體現出電子檔案管理功能；二是建立數字化檔案管理數據庫，各立檔單位應歸檔的電子文件，可采用多種途徑進入檔案館的數據庫系統；三是實施數字化檔案長期保存和有效可讀；四是做好數字化檔案的備份與恢復工作。紙質檔案各管理環節絕大部分都是人工操作，科技含量較低。數字化檔案各個管理環節都離不開信息技術、計算機設備和管理信息系統，技術含量比較高。
一、數字化檔案管理概述
根據檔案所有權形式可分為國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。在外國通常分為公共檔案和私人檔案。對不同所有權的檔案，要按照檔案法規的規定，分別采取不同的收集和管理辦法。屬于國家所有的檔案，要按規定向國家檔案館移交。屬于集體或個人所有的檔案，其所有權的轉讓，一般要在自愿、 合法基礎上進行， 檔案所有者可向國家檔案館捐贈、出售或寄存。
在數字化檔案的管理中，檔案信息的安全無疑是非常重要的。傳統檔案的保管工作著重強調的是如何使檔案載體延長壽命，因為載體與所記錄的信息是“從一而終”，不可分離的，有了載體就有了可用的信息。對于電子檔案管理來說，載體的保管和信息的保護同樣重要。電子檔案的安全不僅僅是技術的問題，電子檔案的安全至少包含三類措施：技術方面的安全措施、管理方面的安全措施和相應的政策法規。電子檔案的安全首先取決于電子環境的安全，主要從網絡、計算機、存儲器、應用系統和病毒等方面實施安全部署。在實際應用過程中，保障電子檔案安全的內容主要包括四個方面：
（1）實體安全，是指保護網絡基礎設施、計算機、存儲設備以及其他媒體免遭地震、水災、火災、有害氣體和其他環境事故（如電磁污染等）的破壞。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上，所以要建立一個適合于磁、光介質保存的環境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求，載體應直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。
（2）運行安全，指為保障系統功能的安全實現提供一套安全措施（如風險分析、審計跟蹤、備份與恢復、應急措施），建立系統的安全防范體系，以保障檔案信息被處理、存儲和訪問過程中的安全。
（3）信息安全。指防止信息資源被故意或偶然的非授權泄露、更改、破壞或使信息被非法系統辨識、控制和否認，以確保信息的完整性、保密性、可用性和可控性。
（4）管理安全。指采取有關的法律法令和規章制度以及安全管理手段，加強管理人員的安全意識和操作規范，確保網絡系統和檔案數據的安全。另外，要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環境的影響。因此，對所保存的數字化載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可讀性。對于電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格管理，因為任何一次誤操作都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補的損失。必須建立相應的維護管理檔案，對電子檔案的檢測、維護、拷貝和遷移等操作過程進行記錄，避免發生人為的誤操作或不必要的重復勞動。
數字化檔案的有效保存與維護是一項極其重要而復雜的工作。因而，在數字化檔案的保存與維護過程中，應充分考慮環境、設備、技術、人員及數字化檔案的特點等綜合條件，制定技術方案和工作模式，并采取有效措施，以確保數字化檔案的安全可靠，使數字化檔案能夠永久地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。
二、數字化檔案管理的特點
數字化檔案的管理思路已遠遠超出了傳統檔案的管理思路，其管理范圍已擴展到電子文件的形成之初，電子信息的網絡化歸檔、數字檔案的存儲、鑒定、開放、編研、利用甚至是刪除（即檔案的銷毀）等電子信息整個生命周期的全過程。其管理手段將是把嚴格的人工管理制度與現代化的信息技術有效地結合起來，形成聯系造成的、具有即時校驗、碎石糾錯和及時 反饋的網絡化高效工作模式。
數字化檔案的存儲介質也不再局限于紙、縮微、磁帶等，而是更多地采用數字化存儲手段，如光盤、磁盤、網絡化存儲設備，并根據需要將模擬與數字的存儲方式合理地結合起來，保證檔案信息的原始性、憑證性、有效性和完整性。數字化檔案的利用也不再拘泥于“到檔案館查閱檔案”的機械模式，網絡化檔案目錄及全文資料的檢索方式將成為利用者足不出戶地全面認識檔案、了解檔案和利用檔案的基本方式。
數字化檔案的管理是對傳統檔案管理理論的發展、完善和擴充。數字化檔案的管理可采用“目錄全文一體化管理”方式。“目錄全文一體化管理”是將數字化檔案分門別類，整理成方便檢索的目錄信息，并通過電子原文關聯掛接、存取訪問的現代技術手段，實現數字化檔案目錄信息與檔案內容信息的一體化管理。
這種方案的提出是一個逆向思維的形成過程，即立足于檔案利用者的需求，結合并反嘎巴檔案管理者的工作需要，對數字化檔案的形成者提出合理要求，將“目錄全文一體化管理”思想貫穿與數字化檔案形成的全過程。
檔案工作者要充分利用現代化的管理手段，通過網絡開展檔案的指導、鑒定、歸檔與管理工作，將工作重點投入到分析檔案利用者的需求、檔案資源的挖掘與編研、提前介入電子信息的形成過程中，將工作模式由“被動接受”轉為“主動挑選”，將真正有價值的電子信息轉化為社會需要的檔案資源。
數字化檔案的管理不同于傳統載體檔案的管理，但在實際當中檔案館仍有實體備份。通常以檔案實體為對象，按照其形成特點和歷史聯系，逐級分為多種類別。包括三級分類層次：國家檔案全宗的分類。是對國家全部檔案進行最高層次的分類，一般是按照檔案的歷史時期屬性、形成機關的級別屬性、地區屬性、專業部門屬性以及檔案制成材料屬性進行劃分。此種分類是各級各類檔案館的設置以及國家檔案在檔案館中合理分布的依據。
一、房產檔案數字化管理的內容
1．標準規范建設。這是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、掃描、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范，并指導實施的過程。房產檔案信息化的標準、規范相當于信息高速公路上的“交通規則”，對于確保計算機管理的房產檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有重要的意義。
2．基礎設施建設。主要指房產檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的房產檔案信息網絡，才能充分發揮房產檔案信息化的整體效益。
3．應用系統建設。主要內容包括房產檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它關系到信息建設的速度與質量，集中體現了房產檔案信息化建設的效益和房產檔案信息服務的效果。
4．檔案信息化資源建設。主要內容包括館藏檔案數字化和電子文件的采集和接收。主要形式包括檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化房產檔案全文及專門數據建設。
5．人才隊伍建設。房產檔案數字化管理，不僅需要檔案專業人才、計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。
1 照片檔案數字化管理的重要性
隨著社會日新月異的發展，各級政府機關、企事業單位以及群眾個體在撰寫史志、社會宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應與滿足倍增的需要，勢必要運用現代高新技術，如信息技術、掃描技術、計算機技術、存儲技術等，與傳統的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結合，建立起電子照片檔案系統，這就形成了照片檔案的數字化管理。數字化是一個系統工程，主要包括了檔案資源數字化、信息傳輸網絡化、信息資源共享化、信息利用社會化等內容。照片檔案的數字化管理具有其必然性和重要性。
首先，數字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價值，通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門管理的意愿，并且無法提供可以進行復制的底片，因此，檔案館只能夠通過翻拍的方式來收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對照片保管不妥善，極有可能導致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失，給以后的檔案收集工作帶來麻煩。照片檔案實現電子化管理之后，不僅可以實現照片檔案在相紙、磁盤、光盤等不同載體上的轉移，而且各歸檔單位通過網絡系統就可以直接將照片傳送到檔案部門。
其次，電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統的照片檔案是以感光材料作為載體，對保存環境有較高的要求，耐久性不佳。無論是黑白照片，還是彩色照片，均會隨著時間的推移出現影像褪色、滲化和消失等現象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能夠保存下來，其所發揮的作用也會受到影響。照片檔案的電子化管理，使得照片檔案的載體變成磁盤、光盤、移動硬盤等，這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點，而且保存與復制過程中不會存在變質、褪色等問題。同時，在照片修復上，可以先將老化、破損的照片掃描到電腦，再利用Photoshop等軟件進行修復處理，使得圖片達到較好的效果。
第三，電子化管理實行后，照片檔案的利用會變得更加靈活便捷。人們在查閱和使用照片檔案時，并不一定按內容一對一地調用照片，而是根據所需有所選擇，這給手工操作帶來許多麻煩。同時，照片檔案的使用具有排他性，同一張照片不可能讓多人同時使用。照片檔案電子化管理，使得用戶對照片檔案的利用可通過計算機隨時隨地檢索，使得檔案工作人員的勞動強度大大降低，節省了大量的查閱時間，工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時使用、調看同一張照片而不必動用原件，還可通過通訊網絡以電子郵件等方式進行遠距離傳輸，充分實現檔案資源共享，照片的利用率得到大幅度提高。
2 照片檔案數字化管理現狀分析
近幾年，隨著國家社會的發展和各地經濟的增長，照片檔案管理工作也進入到一個新的歷史發展階段。由于傳統的照片檔案有相應的《照片檔案管理規范》，所以在管理實施的過程中會有章可循，相對規范，但對于數碼照片檔案的管理相對而言就不是那么規范了。
2.1 管理制度不完善
國內雖然早已出臺了《照片檔案管理規范》，但這個規范只適用于傳統照片檔案的管理，具有一定的限制性，對于新興的數碼照片檔案在較長一段時間內一直沒有制定出一套相對完整的的管理規范，這給照片檔案的數字化管理帶來了嚴重的影響。直至2014年，國家出臺了《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014），使得數碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級單位在照片檔案電子化管理工作中，開始執行國家的相關規范，但由于長時間缺乏一套完整的規范，很多的檔案館（室）現行的管理制度仍不夠完善健全，并且存在檔案管理人員對照片檔案的電子化管理意識還較為薄弱的現象，在管理過程中出現執行不嚴格，缺乏力度的情況。另外，一些檔案館（室）的上級管理部門仍未結合實際的具體情況，制定出相適應的電子化管理實施細則，如對數碼照片檔案歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數碼照片檔案的利用等未做出具體的規定。因此，實際上，很多單位對于數碼照片檔案管理工作仍然處在一種無章可循、無序的工作狀態，這對照片檔案電子化管理工作產生了直接影響。
2.2 收集、整理難度大
與傳統照片的管理對比而言，數碼照片檔案的收集難度更大。數碼照片具有無底片、不用沖洗的特點，無需產生購買膠卷和沖洗的費用，使得照片數量比以往大幅增加。在這些大批量的數碼照片中，質量參差不齊，也不全都具有收集價值，而且缺乏相應的收集細則，這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次，現今數碼相機的普及率很高，甚至智能手機也具有優質的攝像功能，不僅照片數量增多，收集對象更是難以把握，這使得檔案人員很難將所有照片進行收集歸檔。
與收集工作密切相關的整理工作難度也加大。上述數碼照片的收集已難以做到及時，更遑論做到及時的整理了。數碼照片檔案的數量相比傳統照片?n案的數量更加巨大，在整理數碼照片時既要鑒定篩選，又要進行重命名、刻錄光盤、編寫文字說明等一系列繁瑣的工作，數碼相片的質量參差不齊，檔案管理人員需要對這些照片進行整理、選擇，所以數碼照片的整理很難做到及時、準確。
2.3 安全隱患嚴重
數碼照片的存儲依賴于電子設備和計算機，這給數碼照片檔案的安全帶來了嚴重的隱患。當存儲設備發生故障時，數碼照片有可能就會丟失。數碼相片是數碼文件，其具有數碼文件的易損性、易改性，計算機和操作系統有被病毒感染的危險性，這會造成大量數碼照片被破壞，甚至丟失。
3 加強照片檔案數字化管理的對策
3.1 進一步完善數碼照片收集歸檔制度
數碼照片與紙質照片具有一定的區別，就形成模式和保存載體而言，數碼照片與紙質照片完全不同，數碼照片是電子靜態圖像文件，需要依靠計算機系統進行閱讀、處理。因此，制定適合本地區本單位的切實可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館（室）應當根據當前工作的實際內容以及自身部門的需要來制定一套與當前部門現狀相符合的關于數碼照片檔案管理的規章制度。上級管理部門應當明確提出數碼照片歸檔的各項指標要求，即對數碼照片的格式、分辨率等作出細致具體的規定。檔案管理人員應當專門制作歸檔照片著錄卡片，對每張照片進行逐張編號并按照編號逐張進行錄入說明，包括時間、地點、內容、主要人物和攝影者。嚴禁對拍攝影像進行加工修改，以保證歸檔數碼照片的真實性、完整性和有效性。只有責任到人，工作要求明確，形成常規才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問題，形成數碼照片檔案收集的工作網。
3.2 建立有效的照片歸檔審核機制
歸檔的數碼照片要求是真實且完整的原始文件，因此，檔案管理人員在收集照片檔案時，首先要打開數碼照片文件仔細檢查，通過讀取照片EXIF 信息，判別圖像是否經過編輯，如添加、合成、修改、挖補等后期編輯制作處理，不允許照片有調整、刪改、壓縮的處理，以確保歸檔數碼照片的有效性和真實性。此外，對于數量巨大的數碼照片必須嚴格審核，篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒有代表性、畫面質量清晰度高不高等，以此確定其保存的價值，才能決定能否轉化為照片檔案。對反映同一內容的若干張照片應去粗取精，將反映事件全貌的或典型細節的圖像文件歸檔，選擇清晰度高的、對活動又具有表現力的、有重要價值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的，提高歸檔效率和質量。
3.3 加強安全保護
各檔案館（室）對歸檔的數碼照片要嚴格按照《數碼照片歸檔與管理規范》進行管理，要加強對照片檔案電子化管理工作的執行力度。在電子計算機中建立分類整理完畢的數碼照片電子版，保存方式分別建立三種備份形式，一是只讀式光盤一式兩份，進行脫機保存，遠離強磁場，數字光盤的儲存和利用方便，通用性較強，容量較大；二是移動硬盤，選用存儲容量為500-1000 GB容量的，要注意移動硬盤的存放環境，避免磁化、強光照射和磕碰；三是傳統的紙質照片，應選取一定數量比較常用的且具有代表性和有價值性的數碼照片資料在入檔案時就特殊記錄，輸出一套高質量的紙質照片進行整理存檔，方便臨時使用時閱覽參考。實行一套紙質，兩套電子，三備份制度。
電子版照片備份存檔后可放置在專用的防磁柜中保存，要定期檢查。使用數字光盤和移動硬盤儲存的數碼照片資料，都有丟失的風險，光盤和硬盤都可能因為灰塵、光照、使用過頻、磕碰等環境因素而使壽命縮短，從而造成存儲內容丟失。在數碼圖像都丟失的情況下，也可利用紙質照片進行翻拍、掃描，把丟失的數碼影像恢復過來。
關鍵詞：檔案信息安全；數字化；管理
檔案信息的管理關系到整個部門、單位、行業甚至國家的信息安全問題。目前，檔案信息的數字化管理模式已經廣泛應用于各行各業之中，這時，數字化管理對檔案信息的安全保障系統是否完善成為數字化管理模式發展和完善自我的關鍵點。
一、采用數字化模式對檔案信息進行安全管理的重要作用
隨著計算機管理技術、數字化管理技術的飛速發展和不斷革新，其功能不斷增強，涉及領域不斷拓寬，計算機數字化管理技術逐漸融入人們生產生活以及各行各業之中，為行業內的發展與創新創造了更多的可能性，為行業的整體發展鋪設了良好的平臺；同時，計算機數字化管理技術也為行業間的交流與鏈接提供了可能性。檔案信息是一個單位或企業非常重要的信息，是商業機密，其安全性必須得到保證，否則，企業的發展甚至生存都將受到嚴重影響。將數字化管理應用于保障檔案信息安全中去，企業或單位的檔案信息安全將得到更加強有力的保證，而且，檔案信息的數字化管理模式是一種科學有效的管理體系，可以提升全體員工的積極性和參與程度。這樣，企業或單位的凝聚力將得以提升，工作效率也將隨之得到提高，企業或單位的發展與進步將得到保證。
二、檔案信息存在的相關安全問題
檔案信息的安全性受到多個方面的影響，例如自然環境方面的影響、技術方面的影響、管理方面的影響、國家政策方面的影響和社會形勢方面的影響等。
（一）計算機網絡引發的安全問題
如今，大部分企業的數字化檔案信息管理都運用計算機進行運行和維護，企業所采用的計算機網絡一般為互聯網與局域網聯合使用，內外聯系卻又相互分離和獨立。局域網系統之間、局域網相對于互聯網系統雖然屬于相互隔離狀態且設置了防衛措施和相關系統，但仍然不可避免會出現網絡安全問題。
（二）外來產品和技術所具有的安全問題
我國的檔案信息管理系統相關技術、產品、系統等的發展較西方發達國家比較落后。因此，我國的檔案信息管理系統多為國外引進產品，從軟硬件、應用軟件、操作系統到數據庫大都是進口產品。引入的產品未根據企業自身的實際情況進行一定的改動和調整，這將阻礙檔案信息管理系統發揮其正常作用，也將導致出現一些安全問題。
（三）安全保障措施和系統不完善
隨著計算機在中國的普及，計算機安全技術也日益成熟和完善，各種防病毒、殺病毒、防黑客入侵；安全漏洞掃描、檢測和訪問權限設置等技術正為計算機及網絡安全保駕護航。但是，這些產品的完善程度和規范程度還有待加強，對于保障整個企業的檔案信息安全的重任來說，還有很大的發展進取空間。不安全的網絡環境加之未完善的網絡安全保障系統的組合，使得數字化管理檔案信息的安全問題頻出。
三、使數字化管理檔案信息趨向安全化的有效措施
（一）全面規劃檔案信息數字化安全管理
為提升數字化管理檔案信息的安全性，對數字化管理檔案信息活動進行全面規劃具有舉足輕重的作用。全面規劃就是在對數字化檔案信息安全性能進行評估后，預測安全風險，并綜合考慮自然因素和社會因素等盡快制定出規避或解決該風險的策劃和方案。這是一種有效的檔案信息安全保障方式，能夠使企業事先做好防范措施，做好應對風險的準備，以致在風險來臨時能夠快速應對、從容不迫。企業所遭受的創傷也將因此減小到最輕。同時，全面規劃檔案信息數字化安全管理，也能夠協調各部門，加強部門之間的協作與交流，從而提升了企業的凝聚力，這對企業來說彌足珍貴。
（二）實行信息訪問及操作安全控制機制
對檔案信息系統的訪問權限進行控制是數字化檔案信息管理中常見的一種安全控制方法。它可以起到防止數字化管理中檔案信息被非法訪問和利用的作用。訪問控制機制由幾部分組成，各部分之間相互協調、共同作用。
1.檔案信息數字化系統的訪問權限控制。通常，數字化檔案信息管理系統都設置有登錄界面，登陸者需輸入賬號、密碼和驗證碼等信息進行系統識別過程，其中若有任何一項不符合條件，該登陸者將無法進入檔案管理系統。訪問權限控制機制將能夠進入系統與無訪問權限的用戶進行分類，這是信息安全系統控制機制的第一道防線。
2.檔案信息數字化系統的操作權限控制。檔案信息數字化系統的操作權限控制就是對不同用戶所能夠觀看的系統內信息、所能操作執行的系統內文件、設備進行分類設置。例如：校園教務管理系統就對學生和管理員進行了分類設置，學生只擁有閱讀與復制檔案中某一個文件的權限，而管理員具有更改所有文件信息和限制學生登錄系統的權限。3.信息分類和信息安全控制。在對檔案信息進行數字化管理時，管理人員應將信息整合成不同文件、目錄，并為其設定訪問屬性。不同用戶在對檔案信息進行訪問時對應不同的訪問信息控制表，用以在網絡系統內部根據此控制程序進行運行。屬性可以控制用戶訪問、復制、剪切、刪除該文件信息的權限，以保證檔案信息不被隨意篡改，防止用戶誤刪文件或信息導致系統出現問題，影響檔案信息的真實準確性，同時也對數字化檔案系統的安全性能造成負面影響。
（三）實行信息傳輸安全控制機制
1.進行實施網絡監測。數字化檔案信息管理系統的管理員應對網絡進行實時監測，對服務器進行設置，使之記錄下用戶訪問檔案信息系統的情況。對不正常訪問情況，服務器應及時進行報警，使管理員能夠收到消息盡早做出維護工作和防范措施。如果有不法用戶試圖強行進入系統，服務器應自動記錄其嘗試次數，當到達一定次數時將該賬戶鎖定。
2.對網絡節點和端口進行控制。為強化數字化檔案信息系統的安全性能，可以在網絡服務器端口應用自動回呼設備，加之靜默型調制解調器進行保護，且可以采用節點加密形式進行身份識別。用戶在登錄系統時需要出示將能夠證實其身份的驗證產品，例如：U盾、磁卡。安全秘鑰等，待系統對登錄信息和驗證物進行搭配與核實后方可進入。這提升了安全指數，增加了一些非法用戶破解用戶信息登入檔案管理系統的難度。
3.對檔案信息進行加密處理。數字化檔案信息具有不完全公開性的特點，為了維護系統的這一特性，可以輔之以信息加密技術對檔案信息安全性能加分。對信息加密的方法多種多樣，信息加密后的嚴密程度取決于安全密鑰的長度。對信息加密的方法使通過各種各樣的加密算法組合起來形成的，對信息加密的方法能夠滿足以小成本低代價提供高效用的安全保護功能的需求和目標。
（四）數字化檔案信息管理員自身的信息安全控制
數字化檔案信息管理員是接觸檔案信息最全面的人員，也是具有更改、刪除、添加檔案信息權利的人員，是檔案信息的管理者、守護者，是檔案系統的運行者，同時也是數字化檔案信息安全問題的制造者。管理員自身的檔案信息安全意識和安全問題處理能力都將對檔案信息以及系統造成直接影響。若管理員自身對相關法律法規概念不熟悉，對檔案信息管理的規范和標準等定義不清晰，將直接增加數字化檔案信息管理的安全風險系數。因此，應定期對管理人員進行專業技能培訓和安全意識塑造，監督管理員熟練掌握數字化檔案信息安全管理的相關內容、要求和方法。綜上所述，在對檔案信息進行數字化管理時，保證檔案信息的安全是重中之重。因此，應從多個方面進行控制和預防，對出現的安全問題進行及時徹底且科學合理的解決。
參考文獻
[1]李旭,薛真真,黃湘武,張韜.企業數字化檔案信息安全管理研究[J].機電產品開發與創新,2010,9(23):64-65.
1 房地產檔案轉型不動產檔案數字化管理的意義
房地產檔案轉型不動產檔案數字化，就是通過一些信息技術手段，比如計算機、掃描設備、數據庫技術以及多媒體儲存技術等具有鮮明的信息化特征的先進、科學、發達的技術，有效實現將各類不動產檔案轉化為明確的數字信息，并且講這些信息儲存在數據庫里，借助網絡將全國的不動產檔案信息統合起來，并且通過計算機、大數據挖掘等技術進行統一管理，目標就是要建立一個系統、前面、科學、完備、安全的不動產信息數據庫，供社會各界人士在國家機關的允許之下使用。這種方式極大方便了房產檔案的集中管理與高效傳輸，在很大程度上實現了數字資源在全社會的共享。
2 實現房地產檔案轉型不動產檔案數字化管理的重要性
在經濟快速發展的今天，房地產已經成為了我國經濟的支柱性產業，房產交易數量自2002年以來一直保持在高位，同時還在不斷擴大，同時房地產交易的方式也發生的重大改變，傳統的房地產檔案管理模式已經無法適應新形勢下房地產業的發展形勢。不動產檔案數字化管理可以很好的克服傳統的房產檔案的很多缺陷，信息取得方面、信息傳輸、信息分析的處理速度大幅度提升。同時不動產檔案登記時可以采用數字化的方式，記錄更多的信息，比如圖像甚至是視頻資料。在檔案保存方面，由于是數字化的檔案，只需要建設完備的數據儲存設備既可。完全不需要像傳統的房產檔案那般，需要保存大量的紙質檔案，同時還要注意檔案的分類、整理、儲存，傳統的管理方式查詢檔案也是一件非常繁瑣的工作。而數字化的檔案管理工作，只需要設置好管理邏輯，就可以自動進行不動產檔案的分類、整理、儲存，檔案調取也極為方便。這些優勢能夠不斷推動不動產檔案的管理水平提升，推動不動產檔案管理的發展，更好的為國家掌握詳實數據、為房地產企業發展提供正確、科學的信息提供幫助，為我國房地產事業發展提供最專業、最規范、最方便的數據服務。
3 提高不動產檔案數字化管理水平的有效策略
3.1 加強不動產檔案數字化管理的認知
近年來，雖然不動產檔案管理方式方法在不斷改進和完善，但是進度不快，效果并不是很明顯，一個很主要的原因就是不動產檔案管理人員以及各地地稅房地產管理部門沒有對不動產檔案數字化管理的認識不足，重視程度不夠。很多的相關人員及部門，將不動產檔案數字化管理僅僅視為簡單的文案處理工作，忽視了這項工作成果對于國家和房地產行業的重要作用。因此，在實際的管理實施過程中，沒有對信息采集和分類工作抱有足夠嚴謹的工作態度，使得信息收集過程形式化過重，嚴重破壞了信息的完整與準確，從而降低了使用價值，也耽誤了工作時間，影響效率。
3.2 提升管理人員的業務能力和專業水平
應當正確認識的是，不動產檔案數字化管理已經早已超越了傳統的手工勞動范疇，而發展到了知識型技能型的工作。我國缺乏不動產檔案數字化管理的相關專業人才，管理人員只要具有相當的級別才會有相應的檔案管理專業的人員，其余人員也沒有經過嚴格的識別與培訓，有的是其他人員富余的崗位補充過來的人員，這些人對于不動產檔案數字化管理的重要性認識不足，也沒有相關工作經驗及技能，無法有效開展相關工作。
數字化管理不動產檔案，是一項復雜的工作，涉及到的工?N多、專業多，對于專業能力和技術能力有著很高的要求。數字化管理不動產檔案的相關人才，必須要有全面系統的知識框架、強大的觀察能力與數據處理能力，同時還要有縝密的思維以及細致的工作作風。管理部門必須要培養一支專業素質高、思想觀念好、文化水平高的卓越的不動產檔案數字化管理人才。這些人才還要熟練掌握各種自動化辦公設備的應用。相關單位和企業應當重視培養專業的不動產檔案數字化管理人才，目的就是要培養一支專業、敬業、精業的團隊。
3.3 其他措施
實現不動產檔案數字化管理的目的在于科學、系統得管理房產檔案，方便數字檔案的調用、查閱以及相關部門與房地產企業及其他單位合法研究，為此就要保證檔案的完整、權威、科學與便利，為國家以及企業管理者制定決策提供科學的參考依據。如果檔案管理過程因為管理不善，導致檔案內容缺少、信息記錄不完整、不規范，這一定會導致檔案信息的全面性、真實性和適用性大打折扣，進而失去了數字化不動產檔案的存在意義。想要快速有效實現不動產檔案的數字化管理，必須要不斷提高數字化管理不動產檔案的工作能力與工作效率，相關機構與單位應當從思想入手，深化人員不動產檔案的數字化管理重要性的認識，讓員工充分認識到不動產檔案的數字化管理對于我國房地產業發展以及政府的有效管理的重要性。然后再管理過程中，不斷加大人力與經費的投入，以最快速度消除不動產檔案的數字化管理工作存在的弊端，推動相關工作向著更好、更快、更完備的方向發展，促進檔案管理現代化建設。
一、當前我國檔案管理的主要問題分析
管理制度的發展滯后致使棄檔、死檔等現象已成為檔案管理中普遍的一個難題。從長遠的角度來看，我國制度的改革以及社會的發展隨著人才流動壁壘的減少。我國檔案實施社會化管理成為最終的必然方向。當前我國檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現象較為嚴重。甚至出現一些“自持檔案”的現象。隨著社會的發展，檔案本身的嚴肅性、準確性以及唯一性，逐漸已經被很多人視同為“雞肋”。
（一）“人檔分離”。因為傳統檔案管理存在較多的問題，加上目前的檔案流動性比較大，因此檔案內容和個人之見出現了一定的偏差，部分檔案，比如認識檔案就不能夠對當事人的實際情況進行體現，作為人事檔案應該要能夠對當事人的各項基本資料體現。檔案一旦何其主體之見失去了聯系，就會出現人檔分離的情況，檔案的價值自然就沒有了，因此檔案必須要和實際相符，這是其特質也是其要求。
（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會保障單位網絡上，已經長期開始定期公示“長期失去聯系超過5年的流動人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會保障網及人力資源網站將很多這樣失去聯系超過5年且被公示又無人認領的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當前我國面臨的該類棄檔現象已經成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動中心就做過一項不完全統計，當年在全國范圍內就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。自從90年代以來，我國的新用工制度就讓流動人口的數量變得更大了，企業單位對檔案的管理也開始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開始產生了變化。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統一的城鎮企業職工基本養老保險等制度，辦理退休以及養老保險也逐漸開始與人事檔案脫鉤。
目前社會的流動性比較大，很多的地方都有了相應的服務機構以及檔案管理機構，這樣檔案就會逐漸的和其主人失去聯系，導致了目前的很多檔案均是沒有用的“死檔”，而檔案管理機構對于這些聯系不到本人，無法收取檔案費用的部門也是比較嚴重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當事人不進行手續的辦理亦是如此，所以檔案部門只能夠將這些檔案進行封存，隨著檔案的積累越來越多，這樣的棄檔也在增加。導致了檔案價值的喪失，其實檔案在我國來說，因為國企和事業單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。
二、我國人事檔案發展的方向和趨勢展望
（一）人事檔案管理向信息化方向發展。因為人事檔案中對個人的過往記錄比較多，雖然是紙質的，也是具備了唯一性，其管理會有問題，增加了風險性，而且遺失后的補辦也是比價困難的，這是目前檔案管理比較常見的問題。我國的檔案事業發展后，政府部門對于檔案信息化管理和數字化管理的關切也是比較多的，但是實際的情況卻并不樂觀，并沒有取得比較好的發展和利用。但要在全國范圍內盡快形成統一的信息化、數字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發展的制約不足，但我國人事檔案管理實施的信息化、數字化進程已初現成效，并在全國各地逐步開展各類“社會人才人事檔案電子化服務”項目，這些項目將分類整理的紙質檔案進行電子掃描等信息化處理，形成與實物檔案內容相對應和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進入到“數字檔案庫”中查詢當事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時為當事人或查詢單位開設證明。
（二）電子化、數字化、信息化是其主要的方向。我國的電子技術獲得了比較大的發展，而數字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應用前景更加廣闊，加上我國的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復雜，如果不進行數字化管理，將會是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業中也是使用比較多的，數字化人事檔案管理是單位對檔案個人進行了解的一個窗口，實際的應用價值比較大。
一、高校檔案管理現狀
根據2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》，高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學校重要的教育歷史，具有很重要的價值，因此必須加大對檔案管理的重視。根據目前的情況來看，主要對其總結了以下這幾個方面特點:第一，學校每年都會“迎來送往”，送走很多畢業生。同時會招來很多新生，這對高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對新入學學生的檔案數據進行錄入，也要對畢業生的數據進行遷出或改動，此時檔案的變化呈現數量巨大、變動較為頻繁等一系列特點，再加上要對學生其他檔案的維護和保存，都需要耗費大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標準化程度不高，各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規范存在各種差異性，導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致，甚至存在極少數相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來了障礙。第三，檔案數字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續就以上特點結合電子化檔案管理進行應用分析。
二、檔案數字化管理的特點
過去傳統的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統的檔案管理方式顯然是無法滿足現狀的，因此必須在過去傳統的管理模式中，創建一種新的管理模式，那就是應運而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統檔案管理的一種補充及升華，使得檔案管理的質量和效率得到進一步的提高。隨著電子信息技術的快速發展，檔案數字化已成為高校檔案管理的一種發展趨勢，各種新型產品正不斷被研發出來并得到廣泛性地應用，也使得檔案管理在模式上發生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數字化在高校中的管理功能也變得越來越強大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機讀的形式，就這一點來說是和傳統的檔案管理存在很大的區別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實性以及價值性。
三、電子檔案使用的途徑
電子檔案所具備的很多特點都是傳統檔案所不具備的，像查準率以及查全率等等，這些都是傳統檔案對于現代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應充分利用電子檔案的優勢，使其優越性得到展現。當前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點：
（一）提供拷貝
在對電子檔案進行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。
（二）通信傳輸
通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機將所使用的檔案進行相互傳輸，這是當前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節省了大量的人力以及財力。
（三）直接利用
所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機對電子檔案進行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關的技術支持。
四、檔案數字化管理的重要作用
檔案數字化管理是一種現代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質記載的信息轉變為數字化的信息進行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數字智能化的管理模式能把相關的檔案按照不同的類別進行數字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當中可以進行電子傳遞閱覽，可以節約時間，提高工作效率。利用數字化的管理模式搜集的數據，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關的資料儲存在文檔的資料庫當中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準確性，不容易產生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節約了時間，提高了工作效率，這便是現代數字智能化管理模式的優點。再次，數字智能化的管理模式可以隨時進行數據更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統的紙質記載信息需要大量的人工進行統計和整理，現在的數字智能化的管理可以利用高科技的電子產品快速地完成工作，只要輕輕地點擊鼠標就能夠完成整個的統計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學化、系統化。所以，在社會快速發展的今天，高校檔案管理采用數字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運用數字化的管理過程當中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數字化的管理模式，需要進一步的學習與實踐。數字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現在的數字化管理模式當中，利用科技化的電子產品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進行數字化的管理過程當中，對相關的信息進行數字化的編碼，使相關的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當中進行相關的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認真對待。4、管理資料。對于傳統紙質文檔的保管有很多嚴格的要求，要保證紙質資料環境的干燥、清潔等，要防止火災的發生，防止被水淹沒，而數字化管理則不用擔心這些問題?，F如今，數字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進行統計這個環節當中，主要依靠高科技產品進行自動化的統計，可以節約時間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數字化的管理模式可以使數字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節省很多的時間、精力；在編排資料中，利用計算機的操作系統把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進行資料共享，促進高校之間的合作。然而在數字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進行加密處理，防止相關的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統比較復雜，在相關的操作過程當中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸的過程當中，要進行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進行正當的操作，這樣才能保證信息的安全。
五、如何規范檔案數字化管理
在檔案數字化管理模式當中存在著很多的問題，涉及到電子科技產品的使用，電子科技產品是一個很復雜的產物，如果操作不當就會對學校或者學生造成很大的損失，所以在進行數字化的信息管理的時候，要嚴格規范管理模式，制定一定的管理制度。
（一）加強檔案數字化管理，保障資料的安全
要想安全地管理學校內部資料，就必須完善相關的管理體系，加強高校檔案的內部管理，對學校內部工作人員進行定期的培訓，提高內部人員的操作能力。在進行數字化的儲存模式當中存在著很多的問題，在復雜的網絡世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學校帶來相當大的損失。所以要定期對電腦系統進行升級管理，請專業的維修人員進行專業的維修工作，對于電腦要進行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數字化的管理順利地進行。
（二）規范操作，減少損失
以往在信息的管理過程當中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應該對于信息進行嚴格的加密處理，不要把密碼告訴無關的人，應該避免密碼被更多的人知道，所以應該建立一個完整的管理體系，每個人都要認真地對待工作，對于信息要加強管理，對于資料的管理更加的嚴謹，在使用資料的過程當中，要時刻注意網絡的安全，加強防范意識。
（三）對資料管理人員進行培訓，加強工作的嚴謹性
