時間：2023-10-15 15:33:19
序論：在您撰寫檔案數字化的關鍵技術時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
所謂檔案的數字化管理是通過網絡、計算機等手段，對有用的信息進行數字化處理。這種管理方式改變了傳統的文書檔案管理繁瑣冗雜的缺點，更利于信息的有效管理。隨著我國經濟社會的飛速發展，對檔案進行數字化管理即將成為檔案管理工作的一種趨勢。作為一種新生事物，在工作人員素質較高的基礎之上，加上足夠的硬件設施及規章制度，檔案的數字化管理將成為社會各企業管理水平高度提高的體現。檔案的數字化管理在現實生活中可以使人們工作變得更加簡單、易操作，也更利于保管，使用得當的情況下會發揮不可估量的作用。當然，企業的各部門各層人員應當高度重視檔案數字化管理的工作，積極配合，以便這種管理方式真正為人們帶來較為樂觀的積極作用。
1 當前實行檔案數字化管理可能出現的問題
⑴沒有建立相關完善的管理制度
對檔案的管理是一個繁雜細致的工作，有關部門對文書檔案并不能進行相應的管理，比如不能將檔案管理納入綜合管理考核之中，這就使得相關人員在進行檔案管理時不能各司其職，對于檔案信息的收集不夠準確，對于信息的管理不能進行嚴格分類，文書檔案出現種種問題，這就直接影響了對檔案進行數字化管理的進程。
⑵信息更新不準確
我國相關部門對檔案的管理缺乏系統規劃，相關人員對信息資料收集不上心、不及時，這些導致了對檔案信息的管理處于一種雜亂的狀態。
⑶硬件設施未達要求
對檔案進行數字化管理對計算機等硬件有著嚴格要求，然而許多部門硬件設施不能做到與時俱進。相關的硬件設施及設備是實現檔案數字化管理的前提條件和基礎，沒有足夠的設備，一切都只是空談，實現檔案數字化管理也完全不可能。
⑷相關的管理人員專業素質不達標
在擁有足夠完善的設備設施下，如果沒有相關的專業人員來進行設備的管理，那這些設備也就只能是擺設，專業人員的技術是實現檔案數字化管理的軟實力。隨著社會不斷發展進步，對檔案進行數字化管理勢在必行，因而必須培養出相關的管理人員，提高他們的專業素質。但是當今許多部門嚴重缺乏對管理人員的素質培訓，是實現檔案數字化管理面臨的又一問題。
⑸領導等各層人員不重視檔案管理工作
領導及其他各層人員不能對檔案管理予以重視、不負責任，使得檔案管理工作長期處于一種無人管制的混亂狀態，增加了實現檔案數字化管理的難度。
2 對檔案進行數字化管理新思路
⑴領導決策階層積極輔助完善檔案數字化管理
相關部門領導要充分認識到實現檔案數字化管理的重要性，對于檔案數字化管理工作予以全力支持輔助，創造出一套與當前時展相適應的管理方法。首先應該根據自身情況建立各項規章制度，比如可以將檔案管理工作納入到績效考核中去，調動工作人員積極性。同時加大在軟硬件方面的投入，為保證相關部門檔案管理工作能夠正常進行提供良好的基礎，軟硬件設施的完備加上制度的輔助作用，會加快我國對檔案進行信息化管理朝著規范、科學化方向發展。
⑵加強相關人員專業素質培訓
要想真正實現信息化的管理，就需要擁有一支愛崗敬業的相關專業技術人員。決策層應當建立一支專門的具備計算機技能、對軟件開發和利用有經驗的專業人員。為他們建立專門的科室，時時信任他們，建立相應的績效管理制度，任務分解到個人，使他們做到各司其職。并且及時的對他們進行相關的培訓，有條件的話可以邀請有關方面的專家來進行講座，及時發散他們的思維，生活上關心他們，讓他們真正做到踏踏實實搞研究，為相關部門實現真正的檔案數字化管理貢獻自己的一份力。
⑶及時更新完善相關信息
中國文化源遠流長，經過這么多年的演變，信息量之大難以估量。隨著網絡的不斷發展，利用信息化技術實現信息的管理工作大勢所趨。以往傳統的文書檔案管理工作者缺乏對檔案系統的管理理念，對信息的更新不能做到既準確又及時，這就使得網絡化檔案管理工作趨于紊亂。因而應該加大對信息的管理力度，讓工作人員改變以往事后整理數據的習慣，真正融入到收集資料的大潮中去，做到事前進行介入、參與事中去、事后及時跟蹤，只有這樣才能及時更新完善相關信息，從而確保各部門檔案管理工作正常進行。
⑷資源為本、高效利用、依法治檔
檔案主要用于對相關信息進行完整、真實的記錄，旨在為相關部門工作提供相關信息，只有信息足夠準確，才能真正實現檔案本身的作用。而且，在網絡不斷發展的時代下，需要定期對相關人員進行法律知識方面的培訓，各部門營造出一種依法治檔的氛圍，使得相關工作人員擁有較高的法律意識，比如可以組織時間進行法律方面的辯論會，或者將法律知識納入考核績效等方式，推動各部門向著法制化、制度化、科學化方向發展。建設檔案管理信息化平臺，大力倡導人們使用該平臺，向他們講解該平臺的優勢所在，這種平臺的建立真正為社會各部門實現網絡化管理建立了良好基礎。
⑸建立數字電子檔案
加強檔案數字化管理可以建立相關數字電子檔案。數字電子檔案一般以磁性材料為載體，將信息錄入到光盤中，也可以將信息直接儲存在電腦硬盤中。這種數字化電子檔案的管理方式，可以讓人們隨時進行讀取和下載，為人們獲取信息帶來了極大便利。但是這種數字信號為主的信息也較容易被人隨意改動，對此可以規范相關的管理標準，設立特定計算機技術人員進行信息的管理工作，必要時可以對文件設置密碼，以防資料信息被盜或丟失。
檔案數字化管理的為實現我國檔案管理的信息化和網絡化，為我國文明的傳承，信息的廣泛傳播帶來了新思路。互聯網盛行的當今社會，將以往的文書檔案管理模式轉化為數字化管理模式更能與現如今社會發展相適應，人們的工作質量和生活水平在一定程度上也會得到很大提高。因而對檔案進行數字化管理的工作方式勢在必得，我們可以通過建立健全完善的信息資料庫，配置足夠完備的軟硬件設施，合理利用相關技術人員，再加上領導的全力支持，實現檔案數字化管理將不再是夢，我國社會在當前潮流下也會朝著科學化、制度化、規范化的方向發展。
參考文獻
[1]梁惠卿. 檔案數字化、數字化檔案和數字檔案概念辨析.《檔案管理》.2013年1期
關健詞：數字化城建檔案館 信息基礎 現代化 優質服務
中圖分類號： TU242.3 文獻標識碼： A 文章編號：
引言：在信息技術革命高漲的世紀，作為各個領域、各種社會活動歷史記錄的檔案，其信息載體正快速地向數字化發展，數字檔案將是未來檔案的主體。我們在檔案管理中要努力提升檔案信息的價值，充分發揮檔案的作用。對檔案信息進行數字化管理，既可以對檔案原件進行保護，又便于檔案信息的快速傳遞。本人在城建檔案館工作多年，現就城建檔案館數字化分以下幾個方面與同行共同探討：
一、建設數字化城建檔案館的目標：
近期目標是：立足本館，建立狹義上的數字城建檔案館。建設數字城建檔案館標準規范體系；建設包括計算機系統軟硬件平臺，辦公環境，現代化庫房等；建立一支知識結構合理、層次比例優化、有梯隊、復合型、富于創新開拓的人才隊伍。
遠期目標是：通過本館的探索和實踐，開創性地制定和推行數字城建檔案館的標準、規范與法規，改造城建檔案館的工作流程及人才隊伍，開發數字城建檔案館的一站式辦公系統及其它應用系統，建設高效的檔案數字化生產線，形成先進的數字城建檔案館模式，從而與其他相關單位一起帶動整個行業的數字化建設，建立一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的檔案館群，即廣義的數字城建檔案館，最大限度地實現檔案信息的共享與資源的整合。
二、城建檔案館數字化的意義
檔案信息數字化建設的最終目的是將數字化的檔案信息網絡化，實現資源共享，其意義主要應從以下幾方面顯現出來。
1.提供高效、優質的服務。檔案數字化，改善了檔案管理工作，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現了檔案信息資源的合理配置、科學管理，從而為社會提供高效、優質的服務。
2.降低檔案利用成本。通過數字化檔案管理系統即時查詢利用所需要的電子文檔數據原文（件）信息，避免了傳統檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
3.實現資源共享。與其他相關單位一起帶動整個行業的數字化建設，建立一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的檔案館群，以實現聯網數據庫資源共享。
三、城建檔案館數字化的優點
1.信息管理數字化。采用先進數字化存儲技術方案，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯網查詢和實時瀏覽等特點。
2.資源管理虛擬化。通過網絡互聯和館際互借來建設虛擬資源，實現檔案館館際互借和文檔服務，從而達到檔案信息資源共享。
3.信息資源管理智能化。可以使利用者運用超文本及多媒體技術進行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理。
4.用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機方便地使用檔案信息，獲取更為及時、準確、系統的信息，從而節省大量的人力、物力和財力資源。查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘；保存時間長：100年以上，保真性高，而一般的紙質只能保存10年左右；內容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內容；真正實施在線：授權使用者可以從全球任何角落訪問自己所需要的檔案資料。
四、建設數字化城建檔案館所面臨的轉變
1.城建檔案數字化后的觀念上的轉變，在新形式下，信息浪潮的沖擊，新的形式和機遇要求我們必須解放思想、更新觀念，轉變傳統的“重保管，輕利用”的落后管理方式，實現由封閉性向開放性的變革，變被動服務為主動服務，充分開發檔案信息資源，由檔案保管基地轉變為檔案信息的開放中心，將傳統的檔案館建設成數字檔案館。
2.城建檔案職能的轉變，將從單純的保管城建檔案的實體機構變成可提供快捷信息的數字化城建信息控制中心。
3.城建檔案管理模式的轉變，逐步向數字化管理模式轉變，并建立和健全一套完整的數字化城建檔案管理體系。如建立數字化城建檔案管理制度、保管監控制度、利用服務制度等。
4.城建檔案館藏構成的轉變，打破單一的只是把傳統的檔案數字化方式，通過網絡模式把分散在不同機關的檔案信息聯結起來，極大地豐富了數字化館藏。
五、數字化城建檔案館建設的組成
數字城建檔案館建設包含幾個組成部分：第一，標準規范體系建設；第二，基礎設施建設；第三，數字信息資源建設；第四，高素質人才隊伍的建設。
1.標準規范體系建設
在現代信息社會，統一標準非常重要，如果這樣，通過網絡聯接起來的信息系統就可以輕而易舉地實現信息共享與交流；反之，信息很難充分利用。因此，在數字城建檔案館建設中，我們一定要不斷完善城建檔案信息化標準體系，建立管理、業務、技術三個層面的標準與規范，并大力推行相關標準、規范和法規。其中，管理性標準規范主要包括檔案館工作人員、用戶及設備使用、檔案的查詢與利用等管理規定。業務性標準規范主要包括檔案術語、電子檔案管理等標準。技術性標準規范主要包括數據存儲壓縮格式規范、網絡數據傳輸格式、檔案館軟硬件基礎設施技術標準等。
2.基礎設施建設
數字城建檔案館必須在一定的空間數據基礎設施和網絡基礎設施上建設空間數據庫和應用服務系統，才能更好地服務于城市建設。基礎設施建設主要包括硬件環境、系統軟件和網絡環境三部分。硬件環境包括計算機系統硬件平臺、辦公環境建設、現代化庫房建設。硬件基礎設施主要包括網絡通訊設備、服務器、檔案數字化處理等設備。軟件建設主要指根據實際需要，選擇先進、成熟的技術，建設大容量的分布式數據庫和大規模并發訪問的服務管理系統。管理軟件除了能夠完成業務管理和檔案利用服務等工作外，還能與數據庫系統相互融合，實現從數據錄入、到數據管理、再到數據輸出全過程的應用。網絡建設是城建檔案館數字化建設的先決條件，網絡環境分為檔案館內部局域網、與政府連接的政務網以及與互聯網連接的公眾網。
3.數字信息資源建設
數字城建檔案館實質上是一個有大量信息的系統，通過對各類信息的整合，即對數字化的檔案數據進行采集、存儲、管理，形成一個社會綜合信息資源庫，并能從海量信息數據庫中提取有價值的信息，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需要。其來源和采集范圍包括：傳統城建檔案館的館藏、立檔單位的文件材料、有檔案性質的行業、專題信息資源庫和互連網上具有檔案價值的信息等。它包括ASCII的文本文件、專業圖形文件、柵格圖像文件、影像文件、聲音文件等數據形式，并分別建立存貯在數據庫中。數字城建檔案館還具有鮮明的地理信息特征，它可以通過地理信息系統技術建立地理信息數據庫，開發檔案管理信息系統，為城市規劃建設管理的現代化提供辦公決策的依據。
4.人力資源建設
在城建檔案館信息化建設中，主要問題是信息技術人員的缺乏，因此我們要逐步改變現有業務人員隊伍專業結構，培養和配備高素質檔案工作者，建立一支知識結構合理、層次比例優化、復合型、富于創新開拓的隊伍。就要選用具有較全面的知識結構、敏銳的信息意識和較強的信息能力的人才，與此同時積極開展信息技術培訓，按照不同層次和業務需要，培訓相關人員使用新技術、新設備、新方法的能力，以提高館員掌握和運用現代化技術的技能，適應數字城建檔案館的建設和正常運行的需要。
1 房產檔案管理基本介紹
房產檔案管理包括房屋面積、產權屬人、交易紀錄、司法部查封、權屬登記、離婚產權分析、拆遷補償、房屋結構、租賃抵押擔保、產權處理以及房屋繼承等。所謂產權檔案數字化，指的是通過多媒體技術、網絡技術、信息數據庫技術、掃描技術以及存儲技術有機結合，利用數字化形式將檔案信息有效存儲，在建立數據庫的過程中，實現資源共享。以便更好的實現原件管理和數據管理[1]。
1.1 主要特征
首先，管理內容數字化和網絡化。在網絡信息化時代中，實施檔案數字化和網絡化管理，能夠將打破傳統紙質管理方式的局限性，借助先進計算機技術和高端設備將檔案信息載體分離式存儲，這不僅能夠節省信息存儲時間，而且還能提高信息利用價值以及工作效率。其次，管理服務全面化和社會化。計算機設備既能實現文本存儲，還能實現圖像存儲，借助網絡平臺能夠實現信息全面、準確搜集，有利于構建全方面的檔案服務模式，此外，在檔案信息資源共享的影響下，用戶能夠有針對性的進行信息搜集、應用，以便提升工作質量和速度，從中能夠體現服務社會化特點。
1.2 主要方式
房產檔案主要有三種管理方式，第一種是原件管理，即利用信息技術保管好檔案原件；第二種是掃描件管理，即借助掃描儀等先進設備實施具體的掃描工作，以便資料查詢和實際應用，雖然該設備工作速度較慢，但是掃描效果良好，然而相機設備兼具快速和優質兩種效果；第三種是數據分析，即對房產檔案數據詳細、合理分析，借此方式實現信息保存。
1.3 基本原則
首先，真實性原則。房產檔案從原始信息過渡到數字化信息，務必要保證信息的一致性和真實性，對于存在出入的信息要及時糾正，提高信息的可靠性和真實性。然后，安全性原則。確保房產檔案信息安全，即保證權利人合法權益的基本表現，一旦信息安全性降低，那么信息資源完整性極易遭到破壞。最后，便捷性原則。應用數字化技術于房產檔案管理，能夠實現檔案信息及時查閱、便捷查閱，能夠打破以往檔案信息所受地域限制及時間限制。
2 房產檔案管理數字化中出現的問題和解決措施
2.1 問題
首先，房產檔案資料缺乏完整性，影響相關政策、法規的健全性，具體表現為實際房屋和資料記載存在結構、面積等方面的不同。其次，服?漳諶蕕ヒ唬?用戶接收的服務僅限于檔案證明以及檔案信息咨詢等潛在層面，對于深層次的利用分析和網上服務研究，還存在一定的工作難度。最后，計算機設備被片面應用于房產檔案人工管理，然而房產檔案尚未實現信息數字化處理，這在一定程度上影響信息查詢全面性[2]。
2.2 措施
2.2.1健全房產檔案數字化體系
只有健全房產檔案的數字化體系，才能確保房產檔案實現信息規范化，在此基礎上發揮信息價值，提高房產檔案的利用率。如果房產檔案未能標準化實施數字信息管理，那么房產檔案需要經歷較長時間實現管理工作質量優化，促進管理工作有序發展。
2.2.2完善房產檔案數字化系統
雖然網絡數字化時代提高了信息技術的應用率，但是目前大多數房產檔案仍利用紙質化形式，僅在特定條件下才會通過人工應用計算機設備，檔案只是實現了輸入形式的數字化，未能實現全面數字化，這不僅會降低工作效率，還會降低信息的真實性和實用性。完善房產檔案數字化系統，即原文件借助掃描儀的形式實現信息數字化，以此減少信息檢索時間、提高信息準確率。
2.2.3大力培養檔案專業化人才
提升房產檔案人員的綜合素質和專業能力，有利于促進房產檔案管理工作穩健進行。為此，聘請專家對工作人員進行系統性培訓，在培訓的過程中，傳播豐富的專業知識、提高工作人員對數字化技術的掌握能力和運用能力，促使工作人員在創新型思想的引導下，規范房產檔案的工作行為，積極配合房產檔案管理。
2.2.4構建檔案信息輸送平臺
構建檔案信息輸送平臺，有利于檔案信息數據庫提高利用價值，有利于促進檔案信息及時、高效、準確傳遞，同時，還能實現檔案信息的便捷化傳輸，加快信息的傳播速度和傳播范圍，充分發揮數據庫的價值和利用率。此外，還能增加客戶對房產檔案管理工作的認可度和滿意度[3]。
關鍵詞：城建檔案 數字城建檔案館 為社會服務
城鄉建設檔案(以下簡稱城建檔案)是指在城鄉規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。加強城建檔案的管理是搞好城鄉規劃建設管理的基礎。隨著數字技術、信息技術、網絡技術等滲透到城市生活的各個方面，對城建檔案管理提出更高的要求，換言之，城建檔案也要與時俱進，打造自身的軟硬件，在信息高速公路建設中確立自己位置的需要，努力創建數字城建檔案館，更好地為社會服務。
一、什么是數字城建檔案館？
數字化城建檔案館不僅是對紙質檔案、照片檔案等檔案形式的簡單數字化，也不僅是對檔案工作流程的計算機化，而是一個系統工程。數字化城建檔案館是一個跨越空間的檔案信息資源的集成，主體是依賴網絡的共享數據庫系統，將分散在不同地點的信息連接起來，向用戶提供更為快捷的信息服務，這是數字城建檔案館建設的終極目標。
數字化檔案館，應具備以下特征：一是館藏資源數字化。數字化檔案館的館藏是以數字化信息為主，能直接被計算機識別和處理，分為機讀型和網絡型。機讀型是由單臺計算機處理的信息；網絡型是通過因特網進行遠程傳遞的信息。二是空間的虛擬化。數字化檔案館是一個開放的檔案館，通過網絡互聯和館際互借來建設虛擬資源，資源共享，每個數字化檔案館都是全球網絡檔案館的一個節點，從一定意義上說數字化檔案館的館藏可以無限擴大。三是信息傳遞網絡化。通過因特網傳遞館藏信息，不受時間和空間的限制，提高信息利用率。四是信息檢索智能化。通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、效率高、范圍廣。五是用戶使用方便化。用戶可以在任何時間任何地點通過計算機方便地使用檔案信息。
二、數字城建檔案館建設的必要性
一是數字城市的發展的要求。隨著科學技術的發展和信息時代的到來，數字化概念正逐漸融入城市建設的各個領域。數字化城市，就是要依托信息和網絡技術，通過政府的組織行為，對城市各類信息資源進行有序、有效地整合，建設規范化和標準化的城市信息體系；建設具有統一信息平臺和完善的各類信息數據庫；形成整個城市發展、管理、服務功能的信息數字化并為調控城市、預測城市、監管城市提供革命性的手段，使城市建設和發展提高到一個新的水平。作為服務于城市規劃、建設、管理的城建檔案館必將隨著國內數字城市的發展，匯入時代的潮流之中，數字城建檔案館建設已是勢在必行。
二是城建檔案館自身發展的趨勢。隨著計策機技術的普及，城建檔案館接收傳統載體的檔案，也接收了還有大量的計算機輔助設計技術、電子地圖等產生的電子文件，我們不能再按原來的方式去整理、保存這些新形式的城建檔案。同時，隨著城市化發展進程的逐步加快，建設事業的飛速發展，使城建檔案信息容量不斷擴大，許多城建檔案館出現了漲庫的情況。隨著庫存檔案的增多，檔案的查詢利用的難度也相應加大，而檔案利用者越來越多，需求也越來越高，為了最大限度滿足利用者的需求，將城建檔案信息資源有效地組織整合，形成開放的、分布的信息資源，使利用者不管身在何處，都能夠借助計算機和網絡，實現查詢方便快捷。
三、城建檔案館數字化建設
數字城建檔案館建設非一蹴而就，需要一個循序漸進的過程，將城建檔案數字化轉化，形成數字化城建檔案管理系統，使其具備城建檔案數據遠程訪問、交換及相互操作的能力，是數字城建檔案館建設的近期目標，也是建設數字城建檔案館的關鍵和基礎。在城建檔案館數字化建設中應注意以下幾個問題：
一是要做好規范標準的完善。在現代信息社會，統一標準非常重要，有了統一的標準，通過網絡聯接起來的信息系統就可以輕而易舉地實現信息共享與交流；反之，信息很難充分利用。因此，在城建檔案館數字化建設中，我們一定要不斷完善城建檔案信息化標準體系，建立管理、業務、技術三個層面的標準與規范，并大力推行相關標準、規范和法規。其中，管理性標準規范主要包括檔案館工作人員、用戶及設備使用、檔案的查詢與利用等管理規定。業務性標準規范主要包括檔案術語、電子檔案管理等標準。技術性標準規范主要包括數據存儲壓縮格式規范、網絡數據傳輸格式、檔案館軟硬件基礎設施技術標準等。
二是建設城建檔案管理信息系統。檔案管理信息系統是城建檔案數字化管理的平臺，涵蓋城建檔案的數字化加工、數字資源管理、電子檔案信息的采集、處理、存儲、組織、利用等全過程。作為城市建設管理信息系統，可以采用信息技術、人工智能等多種技術與手段，如計算機網絡與通訊技術、3S技術、數據的遠程訪問、數據倉庫、數據挖掘、數據交換、超級鏈接技術等，并以分布式數據庫方式存儲分散于各種載體、不同地理位置的城建檔案信息資源，通過網絡將它們互相連接，從而提供及時的數據交換與管理、信息利用等，最終實現城建檔案信息資源共享。
三是對城建檔案進行數字化轉換。就是利用計算機技術對館藏檔案的文字、圖形、音像等內容進行數字化處理，建立數字檔案庫。一方面對城建檔案進行著錄，實現計算機檢索，建立機讀目錄；另一方面對館藏檔案內容分門別類進行數據錄入、圖形掃描等數字化處理，實現磁盤存儲，形成機讀檔案。城建檔案館館藏的各類檔案資料，不僅載體多樣，而且數量浩繁，在保密要求及利用價值上也有明顯區別。城建檔案館應積極制訂數字化處理檔案信息的規劃，分階段對館藏各種載體的檔案與信息進行數字技術轉換，在建立數字檔案庫時，要根據實際情況，做到傳統的檔案管理方式與現代數字技術相結合，分輕重緩急，循序漸進，任何一舉建成數字化城建檔案館的想法都是不現實。全國大部分的城建檔案管理部門在進行館藏檔案數字化轉換過程中，不同程度地利用了外部的技術力量。在借助外部技術力量進行數字化轉化過程中，要對服務質量提出明確的要求，加強合同實施的監管，嚴把質量驗收關。
面對網絡時代城市建設迫切需要遠程、公開、快捷的城建檔案信息，面對館藏日益增多的案卷，傳統的城建檔案保存方式已明顯難以適應迅速發展的新趨勢。以往一直采用的柜架式紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，管理成本高，而且易黃、易蛀，保管時易損壞；同時，城建檔案數據庫中分類信息復雜，靠手工查詢速度慢。由于城建紙質檔案量大，查閱起來耗時、耗力。傳統城建檔案使用的種種局限給城建檔案管理提出了更高的要求，信息技術的日新月異也給城建檔案工作帶來了新的研究課題。這一切，都使城建檔案數字化建設提上了議事日程。
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數字化檔案館的建設。由此，城建檔案數字化建設的問題引起了人們的關注。
城建檔案信息數字化就是把紙質檔案通過掃描、錄入信息到計算機數據庫中，以計算機存儲城建檔案信息。城建檔案的數字化并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程。我們有必要對這個過程的各個環節進行深入的分析和研究，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規劃好城建檔案管理的數字化之路，為今后的城建檔案數字化建設打好基礎。
1．確定城建檔案數字化指導思想與原則
城建檔案數字化指導思想是：以需求為導向，以利用為目的，充分利用計算機軟硬件功能，最大限度發揮人力資源和數字化加工設備能力，保護館藏城建檔案原件完好，保證數字化城建檔案真實準確，更好地發揮城建檔案信息資源的作用。
城建檔案數字化原則是：遵循重要城建檔案數字化的價值性原則、常用城建檔案數字化的實用性原則、開放城建檔案數字化的開放性原則、褪跡城建檔案數字化的搶救性原則、解密城建檔案數字化的及時性原則、目錄數字化與全文數字化分步的時效性原則、城建檔案數字化加工與利用同步的一致性原則。
2.城建檔案數字化建設的步驟
城建檔案數字化建設需要投入，特別是建設初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運行成本。因此，要按照成本效益最大化理論，細化城建檔案數字化建設的步驟，同時優化城建檔案數字化的各種資源配置，根據不同的情況，進行城建檔案專業人員和數字化技術人員、計算機和掃描設備的合理搭配，構建城建檔案數字化投入小收益大的新模式。
2.1建立城建檔案數據庫
第一步，輸入文件級目錄。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保城建檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。
2.2加強電子文件的收集和積累工作
電子文件包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合，是未來數字城建檔案最主要的來源。為了確保所形成的電子文件不被丟失，保證電子文件是可存取、可利用和可理解的，必須及時對所形成的電子文件進行收集積累。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實性，還維護了它的系統性、完整性，同時，也防止了存有信息內容的載體在個人手中發生丟失、損壞，從而保護電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎。
電子文件的收集積累范圍，應嚴格按照國家有關規定執行。用載體傳遞的電子文件，要按規定進行登記、簽署，對于更改處，要填寫更改單，按更改審批手續進行，并存有備份件，防止出現差錯。
2.3城建檔案數字化與上網利用同步
城建檔案數字化及管理流程重組是一個管理思想不斷地變化的過程，城建檔案數字化與上網利用同步即是新技術和新理念相互融合的表現。
數字化城建檔案分開放與不開放兩種，開放城建檔案即上互聯網，建立城建檔案資料網站，實施資源共享，在互聯網上向政府和社會提供城建檔案信息查閱。
3.不斷增強城建檔案數字化管理的技術含量
城建檔案數字化的建設過程重在管理，貴在控制。利用計算機進行城建檔案數字化，任何一個邏輯錯誤，都會給數據的管理和使用帶來麻煩或隱患。在互聯網上公開不真實、不準確的檔案，將在社會上產生不良影響。特別是在網絡環境下的流水作業，上一道工序一定要為下一道工序負責，各道工序工作量的對等與匹配同樣重要。實踐證明，建立數字化進度數據庫、數字化質量反饋庫、城建檔案利用登記數據庫，通過技術手段將全面質量管理思想引入城建檔案數字化建設，實現全程管理、適時控制，才能達到強化數字化城建檔案質量保證體系的目的。
4.著力提高數字化城建檔案的系統整體水平
關鍵詞：檔案；信息化；數字化；檔案館；設想
隨著現代社會信息化程度的提高，檔案信息化和數字化建設成為檔案界普遍關注的問題，它是適應社會信息化發展的必然產物，也是全面提升檔案工作為社會服務能力的一個不可缺少的手段。尤其是將來檔案信息網絡的建設，更是突破單位和行業界限，為當地引進資源，搞活經濟提供良好的信息服務軟件環境，突破區域界限，實現全社會的檔案信息共享，最大限度發揮檔案的自身價值。國家檔案館早在2000年的全國檔案工作會議上，就正式提出了檔案信息化的概念，之后檔案信息化、數字化建設在全國各類檔案館和機關檔案室中蓬勃開展起來，《檔案信息化建設導論》一書對檔案信息化和數字化建設是這樣定義的：在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。
1 對檔案信息化建設的認識
檔案信息化建設是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以現代化的檔案信息實體的數字化信息處理和利用的這種主要形式向社會提供服務為重點的轉變過程。但是由于這方面的技術在我市發展時間較短，人們對檔案信息化建設的理解和認識上還有一些偏差和不足，在思想觀念上還需要有進一步的更新和突破。
第一，更新檔案管理的舊有觀念。長期以來，檔案工作者普遍思想觀念比較陳舊，認為檔案工作是一個簡單的，默默無聞的工作，只要守好攤、看好門，不讓檔案丟失就行，社會大眾也把檔案部門看成是一臺“文件保險箱”，因此，要真正實現檔案信息化，就必須更新檔案管理的觀念，樹立信息意識、服務意識、法制意識、效益意識，通過檔案信息服務帶動整個檔案工作水平的提高。
第二，正確理解現代化、數字化與信息化的關系。檔案信息化建設是一個長久的、系統的、龐大的工程，它包括檔案信息資源的有序整理，檔案信息數據庫的建立、檔案信息網絡的建設以及檔案信息資源的最終開發利用。檔案現代化是旗幟，數字化是基礎，而檔案的信息化才是最終的目的，信息化的實現需要有明確的指導思想和領導的重視與支持，需要檔案工作人員腳踏實地的工作態度，需要資金和技術的保證，只有把現代信息技術手段的運用與現代信息管理方法的應用有機結合起來，才能確保檔案信息化建設取得最優化的效果。
2 我市檔案數字化建設進程
過去的紙質檔案在多次反復查閱的過程中都產生了或大或小的損傷，利用現代化的技術手段對紙質檔案進行全文數據處理就能長久的保管好紙質檔案，延長使用壽命。
這幾年來，我局領導高度重視檔案的數字化建設，投入了大量的人力、物力、財力為我局檔案的數字化建設提供了良好的發展空間，多次派干部到省局、黃岡市局以及江漢區、江岸區、青山區等其他的檔案管理部門學習檔案的數字化處理方法，并結合我館的實際對麻城市檔案館的重點全宗檔案進行了數字化處理，目前已錄入目錄數據接近100萬條，進行全文掃描323萬余幅，位居全省前10名，全市機關單位中也有近80家安裝使用了科怡檔案管理軟件，對本單位的檔案進行全文數字化處理，這也為我館將來建設復合型數字檔案館打下了堅實的基礎。自2008年我館搬遷進新館以來，我館已逐步使用現代化的管理方法為利用者提供服務，在復退軍人檔案、婚姻檔案、退休干部檔案等檔案門類中已不需要再到庫房翻閱原始文件，而是直接通過科怡管理軟件打印出利用者需要的文件材料，既縮短了查閱檔案的時間，極大地方便了利用者和檔案館的工作人員，也保護了這些門類檔案的紙質材料。延長了他們的使用壽命。
3 未來的復合型數字檔案館
（一）、復合型數字檔案館是發展趨勢
隨著社會的發展，人們獲取信息的方式發生了翻天覆地的變化。檔案管理工作將隨著信息技術的發展和進步，步入一個新時代。我們可以從信息產業部2001年6月的《國家信息化指標構成方案》中看出我國對檔案館未來建設的發展方向。檔案管理工作也將隨著社會的發展進入一個新的信息化時代。檔案信息已從以往的紙制檔案，在質上發生了根本的轉變，從最初單一的文字圖片資料擴展為音頻、視頻、數碼照片、數據通訊、文件傳輸、電子郵件、遠程登錄、網絡新聞、壓縮和存儲技術等各種信息資源。信息資源的重要存儲基地，網絡也就成為數字化信息資源服務的主要工具，網絡上的數字化信息資源的管理就成為建設數字化檔案的關鍵。檔案收藏的目的在于利用，檔案界理應走在信息時代的前列，順應時代的潮流，以網絡作為一個全新的平臺為社會提供檔案服務，從現在已進入信息數字化時代，無紙化辦公已逐步興起，建立未來的“數字檔案館”是勢在必行之舉。
然而數字化檔案館的發展，還需要有個過程，數字化時代傳統檔案館不可能消亡，復合型檔案館是檔案館發展模式的現實選擇。也就是說，在未來社會里，將會有三種檔案館存在：一是純數字檔案館，主要是指一些跨館、跨系統、跨地區的網絡檔案館；二是純傳統檔案館，主要是存在于一些基層或經濟欠發達地區，這些檔案館將隨著社會的發展，其館藏檔案結構也將由純印刷型檔案向印刷型檔案與電子型檔案并存發展，其檔案館工作將由純手工操作向逐步實現計算機自動化管理的方向發展；三是傳統檔案館與數字檔案館有機結合的檔案館，有數字化程度高的，也有數字化程度低的，這將是目前改進中大量存在的檔案館，這類檔案館就是復合型數字檔案館。
（二）、未來復合型數字檔案館發展前景的設想
未來的數字檔案館可以直接面向最終的檔案用戶創辦自己的電子雜志。 檔案利用者在訪問檔案館的主頁時可以隨時訂閱，以便定期獲取最新的檔案信息和館藏信息。檔案館的電子雜志內容可包括新增加的開放檔案目錄、新增加的可供網上直接查閱的檔案圖像信息、本館新增加的服務內容、國家新近出臺的有關檔案的政策法規，以及檔案簡訊、業界動態、熱點新聞等。檔案館可以將這些內容通過電子郵件提供給注冊用戶。另外，檔案館的網頁可以相互鏈接，可以在自己的網頁上創辦交流園地進行學術交流，可以設立聊天室和留言板，可以接受檔案方面的稿件在網上刊登。總之，可以開辦的業務不僅僅是對利用者進行查閱取證服務，數字化檔案館將為檔案工作開辟了一個全新的天地。
數字化檔案館絕非是在政府上網時創建的網頁上加一個選項或鏈接而已，應該有自己獨立的域名和網站。“數字化檔案館”應創建自己獨具特色的網頁，開發可多級查詢檔案信息的應用程序，發展注冊用戶，給予注冊用戶更多的訪問權限或提供更加優質的服務。只要辦出特色，吸引檔案界和更多的非檔案界人士的訪問，就會提高了檔案館的影響和館藏檔案的利用率，也有利于提高全民檔案意識。社會效益的提高就意味著經濟效益的獲得。如果檔案館的網頁訪問量大，廣告、合作、贊助等各種經濟行為會隨之而來，這就會加強檔案部門的自身“造血”機能，緩解檔案館常年經費緊張的狀況。
隨著計算機網絡的進一步發展，信息高速公路進一步拓展，復合型數字檔案館將會離我們越來越近，數字化數據、信息將滲透到我們生活的各個領域，任何人和機構只要通過計算機網絡，均可擁有和使用數字檔案信息。在這個信息化建設的進程中，檔案工作會遇到各種各樣的困難和挑戰，我們將會不斷摸索，研究新方法，解決新問題，建設一個符合我市實際情況的復合型數字檔案館。
參考文獻
[1]楊公之：《檔案信息化建設導論》
[2]陳春紅：檔案信息化建設初探[J]，上海檔案，2006（05）
[3]國家檔案局頒發的《數字檔案館建設指南》2010年6月
現階段隨著我國教育改革進一步深化，對高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學籍檔案數字化管理建設面臨很大的挑戰。高校招生人數增加，學籍檔案數量也大幅增加，為檔案管理工作帶來很大的麻煩，因此加強學籍檔案數字化管理建設顯得比較重要。本文主要就高校學籍檔案數字化管理建設的重要性及主要特征進行分析，并就高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略進行探究。
關鍵詞：
高校；學籍檔案；數字化管理建設
高校學籍檔案是學生入學到畢業期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。
1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征
1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。
1.2高校學籍檔案主要特征分析高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容。基于學籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。
2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究
2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。
2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究
第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。
第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。
第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現［5］。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。
總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。
參考文獻：
［1］秦芳遠，劉環瓊.學生檔案數字化建設的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.
［2］吳放.淺談高校如何建立服務型檔案館［J］.山西科技，2015（04）.
