時間：2023-06-21 09:14:37
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關鍵詞：檔案管理；合同檔案；探討
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）03-0064-02
合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動中與自然人、法人或其他組織就設立、變更、終止民事權利義務關系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個獨特的特點，就是憑證性、規(guī)范性和時效性。合同作為企業(yè)對外經營活動的憑證性依據(jù)，具有規(guī)范的形式要求和嚴格的時效屬性，規(guī)范的合同管理是維護企業(yè)合法權益的重要保障，而合同檔案形成經歷環(huán)節(jié)較復雜，材料多，參與人員廣、履行時間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規(guī)范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業(yè)合法利益的有力憑證和依據(jù)，如何使合同檔案更好地開發(fā)利用，是每個企業(yè)必須重視的課題。
一、健全規(guī)章制度，明確管理責任
合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關管理制度，明晰合同檔案管理責任，明確責任單位和責任人；目前企業(yè)的合同管理普遍是“誰主管誰負責、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個職能部門中。檔案管理部門對合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會主動將應歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業(yè)維護經濟利益的重要法律依據(jù)，因此為保障企業(yè)合法權益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關鍵。
在市場條件下，企業(yè)為實現(xiàn)一定的經濟目的，明確相互權利義務關系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統(tǒng)一領導，分級管理的模式，企業(yè)法律顧問部門對一定金額以上的合同及重大合同進行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，合同管理主管部門應在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動與法律顧問部門就企業(yè)經營管理實際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負責，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時歸檔，企業(yè)合同檔案管理專責要做好統(tǒng)計、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規(guī)范合同檔案的分類整編，使企業(yè)檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網絡管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達到優(yōu)質高效，具備規(guī)范性和時效性。
二、強化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性
（一）合同檔案齊全完整的重要性
合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對方資信調查資料、來往文書、會議紀要、會談記錄、現(xiàn)場簽證、會簽單及合同招投標過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實施時間長，如大型建筑工程需要幾年時間，特別有些單位只注重主合同的收集，對相關會議紀要、簽證、變更等助證材料收集管理不規(guī)范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴重的會影響了合同結算、合同糾紛的解決，部分經濟合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業(yè)十幾年前進行一項大型技改工程，其中基礎工程抽沙回填。有關管理人員十幾年后被誣告，說當時該工程采取圍標，招投標造假，且在工程結算時隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機關到單位進行取證，查閱了當時合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標和簽署合同過程的影像檔案和會議紀要，整個工程起止過程材料十分齊全、準確，足以證明合同招投標過程主要是合法合規(guī)的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據(jù)材料（如設計變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機關認為該工程的合同檔案資料完整規(guī)范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性非常重要。
（二）明確、規(guī)范合同管理流程，保證合同檔案收集及時、完整
合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業(yè)工程程序、工作流程中規(guī)范各部門的工作行為，保證企業(yè)工作的規(guī)范化。合同主辦部門應及時收集、整理合同簽訂、履行等相關資料。對方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時合同主辦部門就將合同正本及相關資料提交合同歸口管理部門歸檔；對于我方先行簽章的合同交付對方簽章后，應在規(guī)定時間（如10個工作日等）內取得對方簽章的正式合同文本，及時交合同歸口管理部門歸檔。履行時間長的合同當雙方主要權利與義務履行完畢后應及時交合同歸口管理部門。
（三）合同檔案的收集要求
合同檔案形式與內容的規(guī)范要求合同檔案的全面性與準確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質量。合同檔案的收集應及時才能保證其齊全完整，合同文本一經簽字、蓋章、公證后應實時歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數(shù)據(jù)資料等是確認雙方權利義務的重要憑證，合同主辦部門經辦人應隨時收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。
三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規(guī)范合同檔案的分類整編
（一）明確合同檔案的歸檔范圍
除在管理制度規(guī)范明確責任單位和責任人、健全責任網絡外，還要明確規(guī)范收集范圍。一般情況下，一般性合同應歸檔的材料包括以下幾個方面內容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術協(xié)議，方案書等。（4）變更、轉讓、終止等合同補充協(xié)議 （有補充協(xié)議的不可缺） 。（5）合同資信資質材料，包括：對方營業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經營許可證等資信資料；對方簽約人、法定代表人身份證明或授權委托書。（6）合同簽約依據(jù)性材料，包括：詢比價及招投標資料、意向書、備忘錄、會談記錄、中標單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產生的應歸檔）包括：送達回執(zhí)或確認書、往來信函、電報、傳真、電子郵件、質量異議書、催款通知書等。（8）合同驗收材料，包括：合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認單、驗收確認書、測試報告、工作報告、驗收報告。（9）合同終結表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內容外，還包括合同形成過程中的有關上級主管部門及政府（或相關部門）報批文件、批準證書、領導批示等文檔資料。
合同檔案歸檔時一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關材料以及每份文件的頁數(shù)等方面都應保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對每個項目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規(guī)范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時根據(jù)合同統(tǒng)計臺賬與檔案移交清單認真核對，并檢查檔案質量。有合同管理軟件運行條件的單位可將電子文本實時邏輯歸檔，再按規(guī)定進行合同檔案實體歸檔和電子版的物理歸檔。
（二）合同檔案的整理要求
合同檔案的整理必須保持一份合同內相關資料的有機聯(lián)系，保證合同的完整性；應當充分利用原有的整理基礎，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。
（三）規(guī)范合同檔案的分類整理
合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負責合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。對單項合同（如采購、單項工程、融資借貸）及系統(tǒng)性較強的合同（如建筑、財務等），在整編中可多設一級類目，使合同檔案間關系更加清晰。檔案管理部門要肩負起合同檔案指導責任，指導相關業(yè)務人員按規(guī)范做好合同材料的整理歸檔工作。
四、重視合同檔案信息開發(fā)利用，維護企業(yè)合法權益
合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢信息系統(tǒng)相當重要。檔案管理部門應及時編制合同檔案檢索工具，及時有效地提供合同檔案利用服務。合同檔案的利用應制度化，按保密規(guī)定設定利用者權限，并按規(guī)定進行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。
一是利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運轉效率，通過網絡實現(xiàn)瀏覽、快捷傳輸、實時歸檔、實現(xiàn)資源共享，便于服務企業(yè)的生產經營。
二是加強對企業(yè)管理人員業(yè)務和相關法律知識的培訓，增強工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。
三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實例的編寫是凸顯檔案價值，促進檔案工作的發(fā)展。
綜上所述，合同檔案的管理通過制度規(guī)范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關鍵點，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規(guī)范，對維護企業(yè)的合法權益，促進企業(yè)生產經營持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
參考文獻：
關鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研
【分類號】U231.3；G271
0 引言
地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業(yè)復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據(jù)作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現(xiàn)的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。
1 地鐵工程合同特點及類別
地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業(yè)性強，合同數(shù)量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發(fā)類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；
2合同檔案管理現(xiàn)狀
2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產生合同審批簽發(fā)單、律師意見書、財務意見、各相關業(yè)務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。
2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產生的國產化、科研技改合同；實業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產開發(fā)、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；
2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握
2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。
2.5合同電子文件目前尚未歸檔。
2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發(fā)利用。
3合同檔案管理思路
3.1建立合同檔案網絡管理體系，推行部門立卷制。
由公司檔案室負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監(jiān)督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰產生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。
3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。
合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據(jù)材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數(shù)。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。
3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。
在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進行規(guī)范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準備。
4.4加快合同檔案信息化建設
公司目前已開發(fā)運用合同管理系統(tǒng)用以對合同執(zhí)行情況進行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。
3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發(fā)。
通過對合同信息進行著錄，根據(jù)各部門需求，編制各類合同信息小冊子和合同檔案檢索表，發(fā)放到相應部門，或是通過如OA平臺或是信息管理系統(tǒng)平臺合同目錄信息等活動，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求，又可通過對合同信息的匯總給領導層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。
關鍵詞：Petri網；工作流；電子合同；電子商務
中圖分類號：TP311.5
隨著互聯(lián)網的發(fā)展，網絡已經成為我們日常生活的一部分，在不經意間已經改變了很多人的工作、生活。為此，國家經過廣泛的征求意見和修改，在2005年4月1日已頒布實施了《中華人民共和國電子簽名法》，其中第十四條明確指出“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。電子商務蓬勃發(fā)展，電子簽章已然成為是我國印章史上的一場革命。電子簽章系統(tǒng)將數(shù)字認證技術應用于印章管理中，強化對電子簽章的制作和應用各個環(huán)節(jié)的管理，確保電子簽章持有者身份真實、可靠、安全?，F(xiàn)有的電子合同平臺如[1]中所提到的，并未使用Petri網對工作流建模來保證電子合同平臺系統(tǒng)代碼本身的安全性以及可靠性，本文提出使用Petri網對工作流建模，從而保證系統(tǒng)流程的安全、可靠。
1 關鍵技術
1.1 工作流技術
1.1.1 工作流的基本概念
根據(jù)工作流管理聯(lián)盟（WfMC）的定義，工作流的定義是：一類能夠完全或部分自動執(zhí)行的業(yè)務過程，在此過程中，文檔（Paper）、信息（Information）或其它任務按照事先預定的規(guī)則進行流轉。業(yè)務、工作、辦事等人員和應用系統(tǒng)之間相互的協(xié)調工作，從而來實現(xiàn)業(yè)務流程中所要達到的最終目的。換句話說，工作流就是一些能夠自動運行的業(yè)務活動，它們是相互關聯(lián)的、相互銜接的。
1.1.2 基于網的工作流建模方法
這類方法適用于流程的可視化建模。網中的結點用來表示流程中的活動，網中的邊用來表示控制流。使用這類方法的主要問題在于對模型的描述是否有形式化的語義。大多數(shù)工作流產品的可視化建模方法都缺乏形式化語義。具有形式化語義的基于網的方法可以轉換成其它建模方法，如基于規(guī)則的、時序邏輯的和腳本語言的方法等。在基于網的工作流建模方法中，使用最多的是Petri網和狀態(tài)圖（state charts）， Petri網被廣泛用于建立工作流模型，Ellis和Nutt在Petit網的基礎上提出了工作流CN模型，它實際上是高級Petri網的一個擴展，在其描述中用庫所表示活動，用變遷表示活動間狀態(tài)的轉移。Vander Aalst則在Petri網的基礎上定義了WF-Net即工作流網。在工作流網中，變遷被用來表示活動而庫所則表示活動的可實施條件。Vander Aalst七還把工作流管理聯(lián)盟在規(guī)范中提出的幾種基本的工作流原語映射成相應的Petri模型，由此建立了工作流網的基本組件與觸發(fā)機制。
因此Petri網作為一種從過程的角度出發(fā)描述和分析復雜系統(tǒng)的模型工具，被廣泛地應用工作流的系統(tǒng)建模中，用Petri網工作流建模方法研究，始終是一個非?；钴S的領域。
1.2 Petri網綜述
Petri網理論[2][3]首先是在1961年在Carl Adam Petri的博士論文中提出，他在他的博士論文《用自動機通信》中首先提出將用一種網狀結構來模擬了通信系統(tǒng)。
1.2.1 Petri網的引入原因
在分析工作流系統(tǒng)時，我們需要應用數(shù)學的分析方法[4]。而Petri網理論正好為我們解決了這些問題。在Petri網理論體系中主要有基于狀態(tài)方程和代數(shù)的分析技術和基于可達樹（圖）的分析技術的兩種建模方法。
1.2.2 Petri網的數(shù)學描述
Petri網是一種數(shù)學和圖形的描述與分析工具，適合于描述并發(fā)、異步、分布、并行、不確定性和隨機性的信息處理系統(tǒng)，進行系統(tǒng)模型的構造、分析及評價。下面簡單介紹本文將使用的與Petri 網有關的基本概念、定義、術語和性質[5]：
定義1（Petri網）
（1）基本Petri網是一個三元組N=（P，T，F(xiàn)），其中，P和T分別為有限非空的庫所和變遷集合，P∩T= ；F P×T∪T×P是一個有向弧的集合。
（2）令Σ= （P，T，F(xiàn)）是一個網，對所有x∈P∪T： x ={y∈P∪T|〈y，x〉∈F}是x的前集；x = {y∈P∪T|〈x，y〉∈F}是x的后集。結點集x的前集（或后集）定義為：
。
網中任一庫所結點在任何時刻都可能含有0個或多個托肯，稱為庫所的標記。托肯在網中的分布反映了網的狀態(tài)，稱為網的標識，記為M。標識M實際上反映了網中庫所結點向一個整數(shù)集合的映射。在M下庫所p的標記記為M（p），表示p中含托肯的數(shù)量。事實上，M是一個多重集。給定了初始標識M0的網Σ稱為Petri網，記為PN =（Σ，M0）。
1.2.3 Petri網的性質
（1）可達性?？蛇_性是任何系統(tǒng)動態(tài)特性的基本性質。按照Petri網的轉移方法，有效轉移的啟動將改變標記的分配情況（產生新的狀態(tài)）。如果存在一個從M0狀態(tài)到Mn狀態(tài)的運行序列，那么我們就認為狀態(tài)M0是可以到達狀態(tài)Mn的，啟動運行順序表示為：=M0t1M1t2M2…tnMn或簡化表示為=t1t2…tn?？捎肕0 [>Mn表示三者之間的關系，即從M0標識表示經過啟動序列到達標識Mn。在網（N，M0）中所有從標識M0可達的標識集合，可表示為S（N，M0）或簡化為S（M0），從M0觸發(fā)的所有可能啟動運行順序的集合可表示為F（N，M0）或簡化為F（M0）。這樣，Petri網的可達性問題就轉化為對于網（N，M0）和給定狀態(tài)Mn，尋找是否存在Mn∈S（M0）。
（2）有界性。對Petri網（N，M0）若存在一個整數(shù)，我們把M0的到任一個可達狀態(tài)的數(shù)設為k，若k申購始終不超過K，即對于每個狀態(tài)標識M∈S（M0）和每個狀態(tài)，M（i）≤K均成立，則稱Petri網（N，M0）為是以K為界或簡稱Petri網（N，M0）有界。若Petri網（N，M0）為1有界，即每個系統(tǒng)的狀態(tài)只有一種時，則稱此Petri網是安全的或則說是穩(wěn)定的。這種網的每一個位置要么只存在一個標記狀態(tài)，要么沒有一個標記狀態(tài)。
（3）活性。一個Petri網（N，M0）被稱為活的，當且僅當從M0可達的任一標識狀態(tài)出發(fā)，都可以通過按照某一種變遷執(zhí)行的順序序列而最終啟動其它任何一個變遷。這就說明，無論網的開始狀態(tài)如何，一個活的Petri網都可以保證無死鎖發(fā)生。
（4）可逆性。一個Petri網（N，M0）被稱為可逆的，僅當對S（M0）中的每個狀態(tài)標識Mi，M0都是可以從Mi達到的。也就是說，一個可逆網是這樣一個網，它可以使得狀態(tài)返回到初始標識或初始狀態(tài)。在很多應用中，比如在合同流轉系統(tǒng)中，當我們要求哪一步合同需要重新審核時，我們只要求合同流轉系統(tǒng)回到某個特定狀態(tài)就可以了，而不必要返回到初始狀態(tài)。那么我們稱這個特定狀態(tài)當前所返回的狀態(tài)就為主要狀態(tài)M′。即對于S（M0）的每個狀態(tài)標識Mi，主要狀態(tài)M′都是可達的。
1.3 基于Petri網的工作流建模技術
應用Petri網對工作流進行建模，利用線性結構來研究工作流的流轉方式和運行效率。主要方法是先將語義上的工作流進行轉換成簡單的活動圖G=（V，E），再通過活動圖進行轉換成相應的Petri網模型。采用算法如圖1所示[6]，對活動圖進行轉化，首先對該活動圖G=（V，E）進行深度優(yōu)先遍，將每個節(jié)點，分成順序，與分支，與合并，或分支，或合并五類，然后按照不同的策略進行轉化。對于結v∈V，分別定義 v和v 為v的前置結點集和后置結點集，圖1算法將合同在線簽訂流程活動圖G轉化為對應的Petri網，算法的時間復雜度為O（V）。
Input：活動圖G=（V，E），其中V為節(jié)點的集合，E為有向弧的集合，其中|V|=n。
Output：Petri網N=（P，T，F(xiàn)）
Initialize：P= ，T= ，F(xiàn)=
begin
廣度優(yōu)先方式遍歷G，并且從1開始編號。
將圖G復制到G’，把圖G’中的結點vi轉化為ti，那么就形成了工作流網的變遷集合T。
for（i=0 to n） //循環(huán)添加
{
if（ti∈T∧（.ti= ）） //添加開始庫所
{
P=P∪{pk}；
F=F∪{pk，ti}；
for each （tj∈ti.）
{
P=P∪{pj}，F(xiàn)=F∪{（ti，pj），（pj，tj）}
}
}
if（ti∈T∧（ti.= ）） //添加結束庫所
{
for each （tj∈.ti）
{
if （Pj tj）
{
P=P∪{pj}，F(xiàn)=F∪{（ti，pj）}
}
F=F∪{（pj，ti）}
}
if （tj T）{T=T∪{tj}}
F=F∪{（ti，pk）}
}
if （ti∈T∧|.ti|=1∧|ti.|=1） //處理順序結構
{
if （tj∈.ti∧pk ）
{
P=P∪{pk}，F(xiàn)=F∪{（tj，pk） }
}
F=F∪{（ pk ，ti） }
if（?。╲j∈vi. ∧pk=∈.tj））
{
P=P∪{pk}，F(xiàn)=F∪{（ pk ，tj） }
}
F=F∪{（tj，pk） }
}
if （.vi|=1∧（|vi.|>1∧（vi==1）） //處理與分支結點，“1”代表與分支//
{
if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（ pk ，ti） }
for each （vj∈vi）{ P=P∪{pj}，F(xiàn)=F∪{（ ti ，pj） }}
}
if （.vi|=1∧（|vi.|>1∧（vi==2）） //處理或分支結點，“2”代表或分支//
{
if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（ pk ，ti） }
}
if （.vi|=1∧（|vi.|=1∧（vi==3）） //處理與合并結點，“3”代表與合并//
{
for each （vj∈vi）{ if（pj∈tj.）{ F=F∪{（pk，ti）}}
P=P∪{pk}，F(xiàn)=F∪{（ti，pk）}
}
if （.vi|=1∧（|vi.|=1∧（vi==4）） //處理或合并結點，“4”代表或合并//
{
if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（pk ，ti）}
P=P∪{pk}，F(xiàn)=F∪{（ti，pk）}
}
}
}
end
圖1 活動圖到Petri網的轉化算法
2 電子合同系統(tǒng)應用流程
平臺采用J2EE架構進行開發(fā)，實現(xiàn)登錄平臺用戶的合同洽談、合同簽訂、合同查詢等功能，應用流程如圖2。
圖2 電子合同系統(tǒng)流程圖
基于電子簽章技術的電子合同平臺實現(xiàn)了網上可信電子合同的洽談、簽訂等功能，為有協(xié)議簽訂需求的用戶提供安全合作的辦公平臺，確保用戶合法權益，對用戶登錄系統(tǒng)后的操作進行處處留證的監(jiān)控，為有可能發(fā)生的合同糾紛等意外事故提供權威的責任認定功能。
3 基于Petri網電子合同系統(tǒng)建模
從整體上講，電子合同系統(tǒng)可以分為電子合同在線簽訂和在線合同洽談兩個部分。這兩個流程是整個電子合同系統(tǒng)的核心。對其進行研究具有一定的現(xiàn)實意義，下面對電子合同在線簽訂流程進行Petri網建模以及模型分析。
3.1 電子合同在線簽訂流程的Petri網模型
電子合同在線簽訂的第一步驟，一般是由秘書或辦公室主任進行擬稿。這一步是這一流程最主要的部分。
電子合同在線簽訂流程主要包括：合同擬稿，合同核對，合同相關領導會簽、不合格合同回退，合同催辦，合格合同歸檔。
（1）合同擬稿：即審批文檔的起草過程。在其中要確定合同名稱，擬稿的部門，擬稿人員，主送部門或人員，合同的種類，合同的密級，合同打印限制，以及合同的內容，合同所帶的附件等。
（2）合同核對：將擬寫好的合同進行核對以后送給領導審核。核對內容包括文字的準確性，合同的合理性，以及其他一些合同的必要屬性。
（3）合同領導會簽：合同會簽是指在同一個步驟上允許一個合同可以由一個或者一個以上的公司領導同時進行簽章，并進行在線簽章驗證。
（4）不合格合同回退：在合同核對和會簽的過程中，若合同有錯誤，就要立即進行合同的回退，以重新擬稿。
（5）合同催辦：在合同在某一步驟停留時間超過某一時間時應該生成催辦信息，通過郵件系統(tǒng)進行提醒。
（6）合格合同歸檔：合同審批通過以后及時進行合同歸檔，以便于可以進行合同的在線洽談和在線簽訂。相應的合同在線簽訂流程如圖3所示：
圖3 電子合同在線簽訂流程的活動圖
將以上活動圖通過圖1的算法進行建模，得到圖4的Petri網順序模型：
圖4 電子合同在線簽訂流程的Petri網順序模型
圖4的各個變遷以及狀態(tài)含義如下：
P0：合同未擬稿狀態(tài)。
T0：主辦人員或者單位合同擬稿。
P1：合同擬稿完成，等待審批。
T1：主送單位進行合同核稿。
P2：合同核稿無誤，準備進入下一步。
T2：各個單位進行合同會簽并進行驗證。
P3：合同會簽完成狀態(tài)。
T3：進行合格合同歸檔。
T4：合同催辦，提醒優(yōu)先處理該合同，以提高流轉效率。
P4：合格合同歸檔；
T5：不合格合同回退到第一步重新開始擬稿。
3.2電子合同在線簽訂流程的并發(fā)Petri網模型
并發(fā)模型主要是指合同在線簽訂過程中，一個合同同時有兩個或兩個以上的單位代表在同一步驟上進行會簽，如此一來，在同一步驟上的會簽人員可以同時打開該公文，相對于只能等待前一個單位代表操作完成才能開始審閱、簽訂的過程來說，大大增加了工作的效率。會簽的同時不受到任何約束。對于開發(fā)人員來說，在流程的控制上也可以更方便，更簡單。一個最常見的并發(fā)模型如圖5所示，其中虛線框里的是會簽時的一種典型的并發(fā)模型。
圖5 電子合同在線簽訂流程的Petri網并發(fā)模型
圖5的各變遷以及狀態(tài)含意如下。
P0：合同未擬稿狀態(tài)。
T0：主辦人員或者單位合同擬稿。
P1：合同擬稿完成，等待審批。
T1：主送單位進行合同核稿。
P2：合同核稿無誤，準備進入下一步。
T2：各個單位進行合同會簽并進行驗證。
P3：合同會簽完成狀態(tài)。
T3：進行合格合同歸檔。
T4：合同催辦，提醒優(yōu)先處理該合同，以提高流轉效率。
P4：合格合同歸檔；
T5：不合格合同回退到第一步重新開始擬稿。
虛線框里的含義：
T21：合同進入會簽流程。
P21：合同處于會簽狀態(tài)。
T22：會簽人員1簽訂。
T23：會簽人員2簽訂。
P31：會簽完成，進入合同自動檢驗狀態(tài)。
T24：檢驗合同是否合格。
3.3電子合同在線簽訂流程的Petri網模型分析
Petri網的分析方法主要有可達樹分析、可達圖分析和矩陣方程來分析，這里我們主要采用可達樹和可達圖來分析在線簽訂流程模型。根據(jù)可達樹生成算法，我們可以得到圖6 電子合同在線簽訂流程的Petri網順序模型相應的可達樹模型。
圖6 電子合同在線簽訂流程的可達樹模型
我們可以從圖6可以得到電子合同在線簽訂流程Petri網的特性：
（1）該電子合同在線簽訂流程Petri網是有界的，因為可達樹中沒有出現(xiàn) 。（2）該電子合同在線簽訂流程Petri網是安全的，因為只有“0”，“1”出現(xiàn)在可達樹標識中。（3）因圖6中所有該發(fā)生的變遷都出現(xiàn)在該可達樹中，說明了該電子合同在線簽訂流程Petri網是“活的”，也就是說沒有多余變遷。
4 結束語
隨著電子合同法律地位的確定、數(shù)字簽名法律效力的認可，在電子商務活動中已經出現(xiàn)了大量的電子合同。本平臺設計集成了PKI/CA技術、電子簽章技術和數(shù)字水印技術等，采用J2EE架構建立起一套具有適用性、安全性的電子合同平臺，有效的彌補書面合同的缺陷，減少人力、物力和財力方面的支出，提高工作效率、降低成本，其經濟和社會效益顯著。在編寫代碼之前，對系統(tǒng)流程進行Petri網并發(fā)模型建模，保證了系統(tǒng)可以支持兩個或者以上的合同涉及方進行同時的合同會簽。但同時，因為普通Petri網的一些缺陷，比如會產生空間爆炸等，運用普通Petri網對系統(tǒng)流程建模并不是最好的建模方法，運用高級Petri網進行建模將會成為下一步研究方向與目標。
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作者簡介：謝漢天（1990.07-），男，浙江省金華市，在讀碩士研究生，研究方向：信息安全。
【關鍵詞】信息化建設 系統(tǒng)建設 企業(yè)業(yè)務
1 實施背景及目標
合同作為經營管理的手段，是企業(yè)與外部進行物流、資金流、信息流交換的基本形式，是企業(yè)從事經濟活動取得經濟效益的橋梁和紐帶，同時也為企業(yè)帶來了各種各樣的法律風險，如何通過信息化手段提升合同法律風險管控能力，提高質量及效率，為企業(yè)生產經營保駕護航是本文研究的重點。
2 傳統(tǒng)合同管理中存在的問題
培養(yǎng)專業(yè)的法律人才隊伍，健全法律規(guī)章制度、增強法制觀念，這些都是提升公司合同管控水平的重要手段，但是傳統(tǒng)的全靠人工審核的合同管理模式，仍存在以下問題：
2.1 合同履行監(jiān)控情況難以掌控
傳統(tǒng)的合同管理模式更側重于合同簽訂前對合同重要條款的審核，而合同已經履行到什么程度，是否按照合同簽訂的進程有序推進，這些都是法律部門管控的難點及薄弱環(huán)節(jié)，難以真正實現(xiàn)對合同全生命周期的管理。
2.2 風險管控能力有待提升
風險管控是合同管理的重要內容，如何確保合同文本內容的規(guī)范性及真實性、合同對方主體的合法性、財務付款合同與正式簽字確認合同的一致性，降低合同倒簽率等等，以上問題只靠人工審核都難以解決。
2.3 查閱、統(tǒng)計不便利
金額、對方供應商等合同信息全靠人工登記臺賬，工作量大、易出錯、且統(tǒng)計維度單一，無法滿足管理層多維度的決策、分析要求。
3 解決對策
基于以上現(xiàn)狀及問題，企業(yè)可以借助信息化手段，將標準的合同管理流程、條款和范本等業(yè)務管控模式通過信息化系統(tǒng)進行固化。實現(xiàn)對合同規(guī)范、標準的統(tǒng)一管理。詳細功能模塊如下：
3.1 合同審批表模塊
合同審批表是貫穿各項功能的紐帶，也是業(yè)務審核的重點。通過合同審批表，將合同中最重要的內容進行突出展現(xiàn)，同時提示各類合同的審核注意事項。包括合同基本信息、合同金額、對方主體、簽章信息等內容。
合同基本信息：包括合同編號、合同名稱、合同承辦部門、合同履行時間、合同業(yè)務大類、合同業(yè)務小類、合同主要內容、風險提示、審核規(guī)范、審核職責規(guī)范等；
合同金額：包括合同幣種、合同價款、合同稅款、合同總金額、付款條款等。
對方主體：包括對方主體名稱、銀行賬戶名稱、開戶行名稱、開戶行賬號等。
簽章信息：甲方簽字人、甲方簽字日期，乙方法定代表人、乙方簽字人、乙方簽字日期等。
3.2 合同審批流程模塊
合同審批流。主要是將合同審批業(yè)務流程固化在系統(tǒng)中，實現(xiàn)電子審批。主要流程包括：合同審批、授權、歸檔。履行、變更、移交、解除、作廢等。
3.3 合同統(tǒng)計查詢模塊
支持用戶通過合同名稱、合同編號、對方當事人、合同金額、合同起草人等信息，快速定位到用戶需要查詢的單個合同。
提供多維度報表查詢及統(tǒng)計功能，包括倒簽率報表、簽訂及時率報表、合同歸檔統(tǒng)計報表、結算合同報表等。用戶通過在系統(tǒng)中選擇報表類型、期間等查詢條件，系統(tǒng)可快速、直觀、精準展示統(tǒng)計結果。
3.4 合同履行監(jiān)控模塊
從相關財務系統(tǒng)中獲取所有合同的報賬及付款情況，給相關業(yè)務用戶直觀展示合同的付款進程；通過系統(tǒng)定期向相關業(yè)務部門發(fā)送合同履行監(jiān)控單，請業(yè)務部門主動報送各合同執(zhí)行情況并通過電子流程流轉到法律部門。法律部門可以逐不出戶就清晰了解每個合同的付款及履行進程，對存在風險及時洞察并采取相應措施，防患于未然。
3.5 合同檔案管理模塊
對于已經審批完成的合同進行電子歸檔，按照紙質合同歸檔規(guī)則，系統(tǒng)建立相應的合同編目、案卷。建立電子的借閱審批流程，電子流程審批通過后，系統(tǒng)會給申請人賦予查看相應借閱合同的權限。
3.6 多系統(tǒng)協(xié)作辦公模塊
通過打通與手機辦公、財務報賬平臺、文檔安全等系統(tǒng)接口，實現(xiàn)各系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)的一致性、辦公的高效性以及安全的管控性，主要如下：
3.6.1 與短信平臺接口
當審核人收到待審批合同時，系統(tǒng)會促發(fā)短信，提醒審批人及時審批合同；當審批人處理時間超過企業(yè)要求的處理時限后，系統(tǒng)會自動發(fā)送催辦短信給審批人，提升合同處理的及時性。
3.6.2 與文檔外發(fā)系統(tǒng)接口
合同審批完成后，系統(tǒng)自動加蓋水印，并留痕控制，任何人無法再對合同的任何信息進行修改，只能查看和打印，且打印的合同會顯示某某企業(yè)名稱的水印，避免合同在前期商定妥當，且已履行完內部流程后，被對方主體惡意篡改。
3.6.3 與財務報賬系統(tǒng)接口
將合同編號、金額等基礎信息同步到財務報賬系統(tǒng)，用戶報賬時，需要在報賬平臺選擇合同編碼，合同相關的金額、供應商等信息自動帶出且不可修改，當報賬金額大于合同金額時，報賬單無法提交。通過上述手段，確保合同履行的規(guī)范性及合法性，避免報賬人惡意篡改付款單位，或付款金額大于合同訂金額的違規(guī)業(yè)務。
【關鍵字】企業(yè)合同；檔案管理
前言
在當今這個社會，很多的財富都是由合同構成的，現(xiàn)代企業(yè)的經營離不開合同，合同不僅是進行經濟活動的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應用越來越廣泛的情況下，如何加強合同檔案的管理是一個值得思考的問題，文章從以下幾個方面進行分析了合同檔案的各項問題。
1、合同檔案的收集工作
合同要經過起草、審核、審批簽署、責任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，因而這一過程中的長時間流轉會給檔案部門的收集工作帶來一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發(fā)都應到場，根據(jù)合同法以雙方簽訂方蓋章來確定合同成立，在蓋章的時候對合同進行編號登記使其成為合同檔案的憑據(jù)，合同文本一經簽字、蓋章、公證后就即時收集歸檔。合同檔案的管理人員還應用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關的文件如催告函件等也應該及時收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時效的損失。第二，檔案管理人員要通過對合同檔案形式與內容的規(guī)范性的分析，在合同審批的過程中應該填寫合同審批單，審批單應由經辦部門填寫，記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息，并實行一式三聯(lián)的統(tǒng)一格式，附合同文本一并辦理審批流轉，另外檔案部門在提供合同檔案利用的時候一般不應提供合同文本的原件，而是提供復印件。對合同檔案的查閱應該建立起管理制度，加強合同檔案的保密性。只有按上述規(guī)范操作才能真實反映每一份合同形成的全過程信息，進而從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
2、合同檔案的分類、電子歸檔和歸檔范圍
說到合同檔案的分類自然離不開合同的分類，參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類型可按合同文件類型進行分類，分為合同準備前期文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件。筆者所在的企業(yè)，合同管理檔案作為一大類，是一級類目，合同種類作為二級類目，合同文件類型作為三級類目?！秶抑卮蠼ㄔO項目要求與檔案整理規(guī)范》和《核電文件檔案管理要求》對合同文件的歸檔范圍在規(guī)范性附錄中均有規(guī)定，可以參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍。
然而隨著檔案信息數(shù)字化處理技術和計算機網絡技術的廣泛應用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管到目前的電腦查詢、信息下載、智能監(jiān)控保管，把人們從繁重單調的勞作中解放出來；同時也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護。在檔案的查詢利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當前很多檔案館都在努力推行數(shù)字化管理，一方面對館藏檔案進行掃描，建立信息管理系統(tǒng)；另一方面，對新進館檔案實行電子報送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統(tǒng)。從實現(xiàn)合同檔案管理數(shù)字化、建立數(shù)字合同檔案館的長遠目標來看，實行電子歸檔是其中最為關鍵的環(huán)節(jié)。筆者所在的企業(yè)根據(jù)規(guī)定合同檔案的歸檔范圍為：合同準備前期文件包括前期準備綜合性文，立項與相關文件，資格預審，詢價、報價，招標、投標、評標文件、合同推薦及支持文件、談判及相關文件（含會議紀要、來往函件、談判中的臨時協(xié)議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補充協(xié)議書、保函與其它。
3、明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法
《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中規(guī)定“企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責；企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對齊全、準確和形成質量負責；專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，并對歸檔文件的整理質量負責。”據(jù)此，我們可以肯定合同檔案歸檔責任部門應為合同管理部門，并指定專兼職檔案人員。檔案部門主動與合同部門溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，由合同經辦人負責合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門定期移交。并規(guī)定合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1季度內向檔案部門移交。這推進了合同檔案整理的規(guī)范性和可操作性。
4、檔案部門跟蹤考核，以推動合同檔案歸檔工作
在很多人的認識里，文件整理歸檔是檔案部門的事，職能部門歸檔意識不強，要做好此項工作，必須要得到公司領導的支持，將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數(shù)掛鉤。筆者所在的企業(yè)就將文件是否及時歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對各部門的績效考核中。檔案部門每年年初年度公司文件歸檔計劃，每月跟蹤考核，并在7月對歸檔情況進行統(tǒng)計分析，形成報告由公司領導簽發(fā)，通報公司各部門。且每年年初檔案部門會向合同部門搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單核查是否已歸檔，統(tǒng)計未歸檔合同清單，發(fā)與合同部門，督促其在指定期限完成，否則將納入部門績效考核。此舉大大推動了合同檔案歸檔工作的主動性和及時性，并確保歸檔文件的原始性。
5、合同檔案工作遇到的問題和思考
合同檔案工作雖然滿足了企業(yè)一部分的需要，但在合同檔案工作中，發(fā)現(xiàn)仍存在一些問題。
1.檔案人員催促合同經辦人及時移交檔案，合同經辦人抱怨工作太多，沒有時間整理，或整理質量較差。針對這個問題，筆者建議可以考慮采用合同經辦人負責合同歸檔有關文件的收集和初步整理，合同部門設立專職檔案人員負責合同檔案的規(guī)范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁號打印、裝訂等，并負責向檔案部門移交。專職檔案人員參與重大合同的招投標和談判過程，便于掌握合同相關有關情況，利于理解合同檔案的系統(tǒng)性。專職檔案人員保持相對穩(wěn)定，檔案部門對其進行定期的指導和培訓。
2.檔案人員無法及時掌握合同簽訂情況，不能及時跟蹤。雖然制定了合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個月內向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1個月內向檔案部門移交規(guī)定。但因為檔案部門不能掌握合同是否簽訂，何時簽訂等信息，無法做到及時跟蹤。經常有非合同部門人員到檔案部門借閱合同，發(fā)現(xiàn)合同沒有移交的情況。針對這個問題，可以考慮在信息系統(tǒng)合同管理模塊中加入檔案人員節(jié)點，合同管理模塊與文檔管理之間建立關聯(lián)，檔案人員可以通過合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時合同模塊也可以調閱與該合同相關的文檔，及時掌握合同執(zhí)行情況。
6、加強合同檔案部門的管理工作
合同檔案還沒有作為一個單獨的管理門類，而是依據(jù)合同的的性質、類別等分別納入不同檔案管理門類，不少單位經常指定同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案。如今企業(yè)的合同數(shù)目增多，使用的頻率也提高，同時伴隨合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)的合同檔案管理工作與如今的形勢存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業(yè)認證工作，建立專業(yè)化的合同檔案管理部門，并不斷提高管理能力。
6.1檔案部門要加強其有關業(yè)務部門的聯(lián)系
檔案部門要發(fā)揮主觀性配合業(yè)務部門定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業(yè)務部門的檔案意識，同時應該明確合同檔案的具體內容，了解合同的履行情況，并根據(jù)不斷變化的情況進行修訂和補充，清理遺漏的合同材料，對有期限規(guī)定的合同的辦理情況進行通報和督促。
6.2檔案管理部門要實行合同安全統(tǒng)一管理
為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門對合同檔案文本進行集中管理。統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作。
6.3開展檔案部門跟蹤考核管理
在每年初檔案部門首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單統(tǒng)計未歸檔合同清單，同時發(fā)與合同部門督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計劃，進行每月的跟蹤考核。在年中再次統(tǒng)計分析這半年的歸檔情況，形成報告由公司領導簽發(fā)，通報公司各部門。
6.4明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法
根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的規(guī)定，合同檔案管理部門應該配備專職人員進行負責管理，管理部門和人員應該對歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責。合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，合同經辦人負責收集和整理合同歸檔文件，完畢后一季度月內移交檔案部門。同時將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數(shù)掛鉤。
合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。是與其他法律關系主體之間設立、變更、終止、民事權利關系的局面文件，包括合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形的表現(xiàn)所載內容形式。合同管理是對企業(yè)各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎管理，合同管理也是企業(yè)管理的一個組成部分。
筆者針對一些問題，在實際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點一些看法。
1.合同檔案的收集
合同的收集質量的好壞直接影響到合同檔案工作的質量。企業(yè)對合同的簽訂是統(tǒng)一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關職能部門進行了專題討論，并對招標項目合同承辦部門、貨物驗收和票據(jù)結算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責分工等問題作了進一步明確，對合同簽訂程序進行有序的結合，對合同立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統(tǒng)一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設工程等合同，由于工程規(guī)模大，時間跨度長，這對招標項目合同管理中出現(xiàn)的合同簽訂、履行等問題，采取實時跟蹤，避免“先改造后補簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。
企業(yè)合同收集的種類有企業(yè)買賣合同；財務審計部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設中心的建設工程合同；科技管理部的技術合同；企業(yè)法人委托合同；企業(yè)員工的行紀合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。
2.合同檔案的整理
收集是檔案工作的基礎，整理是檔案工作的升華，檔案科學的管理基礎在于檔案整理的科學性，整理的混亂必然導致管理的混亂和利用的困難。而要科學的整理立卷，科學的整理，關鍵要選擇適當?shù)恼矸椒ā８鶕?jù)國家檔案局版發(fā)的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發(fā)揮合同檔案的作用。筆者結合公司合同檔案實際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機聯(lián)系，更加體現(xiàn)整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經濟價值。
2.1合同檔案按照年度分類法
廢棄立卷，以件當家。就是以每份合同文件作為一個獨立的實體，進行鑒定、歸檔、利用等、一個年度內按月份一個流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進行保角。保角采取環(huán)保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補充歸檔。
2.2編制合同檔案目錄
筆者認為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當今是電子信息飛速發(fā)展的時代，同時為了保持紙質檔案的安全完整。
2.3填寫備考表
備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補充、移出、變更等情況進行說明，對案卷的完整與完善的體現(xiàn)，在備考表中給予注明。
3.合同檔案的利用
關鍵詞：合同檔案；檔案管理；措施
隨著市場主體法制觀念的不斷增強，市場交易行為日趨規(guī)范，合同檔案數(shù)量與日俱增，在不同領域發(fā)揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬件，累計已達26萬余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經驗，也存在一些需要探討的細節(jié)問題。下面以中國聯(lián)通河南省分公司為例，從三個方面對合同檔案管理的做法進行梳理、探討。
1 合同檔案的收集
1.1 收集時間：合同檔案有其自身的形成和運動規(guī)律，有的合同在幾天或幾周內即可履行完約定事項，比如辦公用品的采購合同，有的合同履行時間較長，需要幾年甚至更長的時間，比如重大建設項目類合同等，這些特點決定了合同檔案的收集時間宜根據(jù)具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個歸檔年度內的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據(jù)合同履行進度，分階段收集履行周期較長的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時歸檔，提供復制件作為履行合同的依據(jù)；三是隨時收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。
1.2 收集內容：合同檔案的內容應包括合同審批、招投標、簽訂、履行、變更、終止、爭議解決等與合同有關的文件材料，不能局限于合同本身，應做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個方面：
1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關的技術背景資料、可行性論證、技術評價報告、招投標文件、審批文件、審簽單等。[2]
1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。由于合同正本和副本在內容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時應以正本為準，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應當將正本和副本同時歸檔保存。
1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補充協(xié)議、爭議解決、法律訴訟、備忘錄、項目驗收等。
1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內容、性質、管理模式等所決定，但應從源頭、過程進行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]
1.3.1 系統(tǒng)內合同的收集：對于通過合同管理系統(tǒng)進行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環(huán)節(jié)，沒有檔案人員的歸檔確認信息，合同無法進入履行環(huán)節(jié)和合同款的結算，為合同檔案的齊全完整提供了切實有效的管控手段。
1.3.2 系統(tǒng)外合同的收集：對于通過傳統(tǒng)方式簽訂的系統(tǒng)外合同，在合同簽字蓋章環(huán)節(jié)由負責合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經辦人應登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負責移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時留存一份歸檔。
2 合同檔案的整理
2.1 合同檔案的分類。現(xiàn)行檔案分類方案沒有將合同檔案作為一個單獨的一級類目進行管理，但不同規(guī)模、不同性質的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬別，有的將合同檔案作為一個單獨門類，并在檔案管理系統(tǒng)中設置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認為，合同檔案管理應遵循現(xiàn)行檔案分類大綱，按問題或機構將其歸入不同的類目，不宜單獨作為一個獨立門類進行管理，以維護現(xiàn)有分類方案的嚴整性，避免出現(xiàn)“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現(xiàn)象。同時，為便于合同檔案的日常管理和開發(fā)利用工作，可借鑒文書檔案中的發(fā)文匯集管理模式，將合同及其相關文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號排列，進行獨立管理。這樣既不改變現(xiàn)行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統(tǒng)計和利用，同時保證了工程、科研、設備等檔案的完整性和成套性。
2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價值為依據(jù)，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標準不同，比如文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標，合同條款規(guī)定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據(jù)之一。再次，合同標的涉及設備、土地等使用年限應作為考量因素。最后，考慮合同續(xù)簽優(yōu)惠條件等因素，根據(jù)設備的更新?lián)Q代情況適當延長合同檔案的保管期限。比如，再次采購同類型設備或其升級換代產品，可給予合同總價15%的優(yōu)惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應當有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法。可見，盡管鑒定合同價值并無具體標準可循，但只要善于綜合各方面信息，運用全面的、辯證的、動態(tài)的觀點看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。
2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時，無論按機構還是按問題分類，無論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進行整理。其次，按照結論性文件在前，依據(jù)性文件在后的原則排序，不宜簡單機械地按文件形成時間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過程，相當于正式公文的定稿，應將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機聯(lián)系、主次分明、條理清晰。
2.4 變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時，由于一定法律事實的出現(xiàn)而使合同內容發(fā)生改變。文書檔案中合同歸檔時一般以年度為單位，對于跨年度簽訂合同變更或補充協(xié)議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統(tǒng)計；二是原有檔案有統(tǒng)一的編號，插入文件時將造成編號的混亂；三是增加新歸檔合同需要調整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補充協(xié)議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯(lián)系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關聯(lián)合同檔號及存放位置。
2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫
2.5.1 文件編號。不同單位的合同簽訂都有自己獨立的合同審批流程和合同號的編制規(guī)則，填寫文件編號時，應以本單位的合同號為準，而不是合同他方編制的合同號。
2.5.2 責任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責任者為兩個或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責任者應填寫合同他方，便于查詢和管理。
2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯(lián)合行文，以最后一個合法簽訂人簽署的日期為準，因為只有合同各方全部簽字蓋章后合同才能正式生效。
3. 合同檔案的信息化建設
3.1 合同管理系統(tǒng)中電子印章的技術處理方法。一些合同量較大的單位都建設了合同管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)審簽合同有利于嚴格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方沒有使用系統(tǒng)，也可能使用不同的系統(tǒng)，不太可能使用同一系統(tǒng)進行同一合同的審簽，合同簽署環(huán)節(jié)加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實現(xiàn)，應通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁掃描后插入合同管理系統(tǒng)中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。
3.2 檔案管理系統(tǒng)中合同檔案的模塊設置。根據(jù)前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨門類進行管理，但在檔案管理系統(tǒng)中設置獨立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因為文書、科技等類型檔案的著錄項目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權簽約代表、合同對方等。但在編制檔號時，仍然按照所歸入的門類正常編號，并在備考表注明參見號。
3.3 合同檔案的數(shù)字化管理。合同檔案的數(shù)字化管理即利用OCR、存儲、數(shù)據(jù)庫等技術手段，通過數(shù)據(jù)交換、轉存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉化為數(shù)字化的檔案信息，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現(xiàn)資源共享的工作機制。主要途徑如下：
3.3.1 搭建系統(tǒng)橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設了網絡版合同系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，通過建立聯(lián)網的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口，實現(xiàn)已辦結合同數(shù)據(jù)自動轉換、存儲到檔案管理系統(tǒng)，直接實現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
3.3.2 下載轉存數(shù)據(jù)。對于因經濟、技術等原因無法建立系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉存到檔案管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
3.3.3 掃描掛接數(shù)據(jù)。通過掃描、拍攝等方式，將紙質載體的合同轉化為電子合同，并進行技術加工和處理，通過批量數(shù)據(jù)掛接方式，實現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
結語：SOX（薩班斯）內控檢查和內部審計越來越嚴格，對境內外上市企業(yè)合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強化合同檔案規(guī)范化管理，有助于提升企業(yè)基礎管理水平。
參考文獻：
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[2]張耘.合同檔案的特點及其管理[J].山西檔案，2000（4）：23～25.
[3]儲玲.試論合同檔案必須實現(xiàn)全面質量管理[J].機電兵船檔案，2009（5）：33～34.
